FIȘĂ DE POST ASISTENT REGISTRATOR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ASISTENT REGISTRATOR

1.2. Cod C.O.R.:341113

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu funcționari publici, șef de birou/serviciu, arhivari, alți asistenți, personalul de secretariat și personalul administrativ pentru asigurarea fluxului informațional și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, clienți (persoane fizice/juridice), furnizori de servicii de arhivare și furnizori de echipamente de birou pentru realizarea sarcinilor specifice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Asistentul Registrator are rolul de a sprijini activitatea Registratorului Public, asigurând buna desfășurare a procedurilor notariale. Sarcinile principale includ verificarea documentelor, pregătirea actelor notariale, gestionarea corespondenței și a arhivei, precum și efectuarea de operațiuni de secretariat. Persoana care ocupă acest post trebuie să aibă cunoștințe de operare pe calculator, atenție la detalii și abilități de comunicare eficiente. Scopul principal este de a contribui la eficiența și acuratețea activității notariale, respectând confidențialitatea și legalitatea."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea și pregătirea documentelor justificative pentru întocmirea actelor notariale.
Centralizarea și evidența cererilor de autentificare, legalizare și protestare.
Introducerea datelor în sistemul informatic de gestionare a actelor notariale (SIGAN).
Gestionarea corespondenței notariale, inclusiv trimiterea și primirea documentelor.
Arhivarea și păstrarea actelor notariale în conformitate cu reglementările legale.
Pregătirea proiectelor de acte notariale, conform instrucțiunilor Registratorului Public.
Verificarea autenticității semnăturilor pe documente.
Gestionarea taxelor notariale și a amenzilor.
Întocmirea de copii de acte notariale.
Asigurarea respectării procedurilor de securitate a informațiilor.
Gestionarea evidenței timbrelor fiscale și a altor materiale de consum.
Pregătirea de rapoarte statistice privind activitatea notarială.
Asistență în pregătirea răspunsurilor la solicitările de informații din partea autorităților.
Verificarea și actualizarea constantă a legislației notariale.
Participarea la inventarele periodice ale arhivei notariale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu profil juridic sau economic.
Calificare profesională în domeniul secretariatului, contabilității sau a relațiilor cu publicul.
Cunoștințe de operare pe calculator, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de bază privind legislația notarială și procedurile notariale.
Cunoștințe privind utilizarea sistemelor informatice de gestionare a documentelor (SIGAN).
Atestat de securitate a informațiilor, în funcție de cerințele specifice ale notariei.
Cursuri de formare continuă în domeniul juridic și administrativ, constituie un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul secretariatului juridic, constituie un avantaj.
Cunoștințe de limba engleză, nivel minim conversațional, constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență în secretariat, constituie un avantaj.
Experiență în domeniul juridic, preferabil în birouri notariale sau firme de avocatură, constituie un avantaj.
Experiență în lucrul cu documente legale și administrative, constituie un avantaj.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de gestionare a documentelor (SIGAN), constituie un avantaj.
Experiență în lucrul cu publicul și gestionarea corespondenței, constituie un avantaj.
Experiență în lucrul cu arhive și evidența documentelor, constituie un avantaj.
Cunoștințe de contabilitate primară, constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea taxelor și amenzilor, constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe avansate de operare a sistemului de operare Windows.
Utilizarea eficientă a programelor de arhivare electronică.
Utilizarea sistemelor de gestionare a documentelor (SIGAN).
Cunoștințe de operare a programelor de scanare și procesare a imaginii.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de copiere și imprimare.
Utilizarea programelor de criptare și securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-mail și de comunicare online.
Utilizarea eficientă a funcțiilor de căutare și filtrare în baze de date.
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate, constituie un avantaj.
Utilizarea eficientă a funcțiilor de formatare și editare a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de creare a graficelor și diagramelor, constituie un avantaj.
Utilizarea eficientă a funcțiilor de protecție a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de teleconferință, constituie un avantaj.
Utilizarea eficientă a funcțiilor de gestionare a permisiunilor de acces la documente.
Cunoștințe de utilizare a programelor de recuperare a datelor, constituie un avantaj.
Utilizarea eficientă a funcțiilor de creare a formularelor și șabloanelor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de analiză a datelor, constituie un avantaj.
Utilizarea eficientă a funcțiilor de gestionare a versiunilor documentelor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de generare a rapoartelor, constituie un avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora eficient cu colegii.
Organizare și planificare riguroasă a activităților zilnice.
Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Etică profesională și respectarea confidențialității informațiilor.
Abilități de relaționare interpersonale și de a construi relații de încredere.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile clienților.
Abilități de negociere și de a gestiona conflicte.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Flexibilitate și disponibilitate de a învăța lucruri noi.
Capacitate de a lucra independent și de a se autogestiona.
Abilități de analiză și de sinteză a informațiilor.
Responsabilitate și asumarea consecințelor acțiunilor.
Discreție și profesionalism în interacțiunile cu clienții și colegii.
Capacitate de a gestiona informații sensibile și de a respecta confidențialitatea.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate pe zi, acuratețea datelor introduse, respectarea termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, număr de corespondențe gestionate, număr de solicitări de informații rezolvate, gradul de satisfacție a clienților, număr de erori detectate și corectate, gradul de respectare a procedurilor interne, număr de rapoarte întocmite, număr de dosare arhivate, număr de solicitări de acces la informații gestionate, număr de corespondențe expediate, număr de documente scanate, număr de dosare clasificate, număr de formulare completate, număr de întâlniri programate, număr de corespondențe primite, număr de documente distribuite, număr de solicitări de informații primite, număr de corespondențe arhivare.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de lucru, acuratețea datelor introduse, calitatea documentelor scanate, claritatea și concizia corespondenței, respectarea confidențialității informațiilor, gradul de organizare a dosarelor, respectarea termenelor de răspuns la solicitări, calitatea interacțiunii cu clienții, respectarea standardelor de securitate a informațiilor, respectarea politicii de arhivare, calitatea rapoartelor întocmite, respectarea regulilor de etichetă profesională, respectarea procedurilor de protecție a datelor, calitatea procesului de clasificare a documentelor, respectarea fluxului de lucru, respectarea cerințelor de conformitate, calitatea interacțiunii cu colegii, respectarea procedurilor de audit, respectarea regulilor de igienă a muncii, respectarea politicii de mediu.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și soluționarea problemelor, capacitatea de a lucra sub presiune, atenție la detalii, capacitatea de a prioritiza sarcinile, abilitatea de a comunica eficient, flexibilitate în adaptarea la schimbări, orientare către rezultate, colaborare eficientă în echipă, rezolvarea conflictelor, gestionarea timpului, capacitatea de a învăța rapid, adaptabilitate la noile tehnologii, perseverență în atingerea obiectivelor, gestionarea stresului, capacitatea de a oferi feedback constructiv, respectarea termenelor limită, capacitatea de a lua decizii corecte, abilitatea de a anticipa probleme, etică profesională, responsabilitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, copiator, arhivator, telefon, fax, server de date, software de gestionare a documentelor, software de arhivare electronică, scanner portabil, echipamente de protecție a datelor, sistem de scanare a codurilor de bare, echipamente de stocare a datelor, dispozitive de backup, echipamente de securitate cibernetică, terminal de calculator, echipamente de arhivare fizică, echipamente de protecție a vederii, echipamente de ergonomie a postului de lucru..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.