FIȘĂ DE POST GREFIER DOCUMENTARIST

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:GREFIER DOCUMENTARIST

1.2. Cod C.O.R.:341111

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul șef, funcționari publici din departamentele emitente, personalul de securitate a informațiilor, bibliotecari, tehnicieni IT pentru suportul sistemelor informatice și personalul administrativ pentru aspecte logistice. Externe: Colaborează cu alte instituții publice/arhivelor naționale/locale pentru transferuri de documente, cu furnizori de servicii de digitalizare și conservare, cu experți în domeniul arhivistic pentru consultanță și cu alte instituții pentru schimb de informații.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Grefierul documentarist asigură suportul de specialitate în activitățile de colectare, prelucrare, stocare și arhivare a documentelor, respectând cu strictețe reglementările legale și procedurale. Responsabilitățile includ înregistrarea și verificarea documentelor, organizarea lor în arhive, asigurarea accesului controlat la acestea și contribuția la digitalizarea și conservarea patrimoniului documentar. Scopul principal este de a facilita accesul la informații relevante, de a asigura integritatea și autenticitatea documentelor și de a contribui la buna funcționare a instituției."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Înregistrarea cronologică a documentelor primite și emise, respectând fluxul procesual.
Verificarea conformității documentelor cu cerințele legale și procedurale în vigoare.
Clasificarea și indexarea documentelor în sistemul de arhivă electronică și pe suport fizic.
Gestionarea fluxurilor documentare, asigurând transmiterea eficientă între departamente și părți implicate.
Asigurarea integrității și autenticității documentelor, prin aplicarea sigiliilor, ștampilelor și a altor măsuri de securitate.
Controlul accesului la documente, conform prevederilor legale și interne.
Participarea la inventarierea și evaluarea documentelor.
Realizarea de copii și extrase de documente, după caz.
Participarea la operațiuni de digitalizare a documentelor.
Asigurarea condițiilor optime de păstrare a documentelor, conform normelor de conservare.
Participarea la elaborarea și actualizarea procedurilor de lucru privind gestionarea documentelor.
Redactarea de referate, note informative și alte documente justificative, în legătură cu activitatea de arhivă.
Gestionarea cererilor de documente din partea utilizatorilor interni și externi.
Participarea la verificarea și actualizarea nomenclatorului de funcții și a altor registre.
Asigurarea respectării termenelor legale de păstrare a documentelor și de transmitere a acestora către arhivele naționale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională – specializarea Arhivist/Documentarist, sau echivalent.
Cunoștințe de operare a calculatorului – nivel utilizator avansat (Microsoft Office, sisteme de arhivă electronică).
Cunoștințe privind legislația arhivistică și de protecție a datelor.
Cunoștințe privind clasificarea și indexarea documentelor.
Abilități de comunicare scrisă și orală.
Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
Organizare și sistematizare a documentelor.
Atenție la detalii și precizie în efectuarea sarcinilor.
Cunoștințe de limbi străine (constituie un avantaj).
Experiență în domeniul arhivistic (constituie un avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități de arhivare și gestionare a documentelor.
Experiență în operarea sistemelor de arhivă electronică și a aplicațiilor de gestiune a documentelor.
Experiență în clasificarea, indexarea și inventarierea documentelor.
Experiență în digitalizarea documentelor și asigurarea calității imaginilor.
Experiență în redactarea de referate, note informative și alte documente justificative.
Experiență în respectarea legislației arhivistice și de protecție a datelor.
Experiență în comunicarea cu utilizatorii interni și externi pentru furnizarea de informații și documente.
Experiență în activități de control al accesului la documente.
Experiență în verificarea conformității documentelor cu cerințele legale și procedurale.
Experiență în activități de conservare și restaurare a documentelor (constituie un avantaj).
Experiență în elaborarea și actualizarea procedurilor de lucru privind gestionarea documentelor (constituie un avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel avansat (Windows, Microsoft Office).
Cunoașterea și utilizarea eficientă a sistemelor de arhivă electronică (ex: ArhiVision, eARHIVA).
Cunoștințe solide de operare a aplicațiilor de scanare și procesare imagini (ex: Adobe Acrobat, ABBYY FineReader).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de editare text și foi de calcul (Microsoft Word, Excel).
Cunoștințe de baze de date și capacitatea de a efectua interogări simple.
Cunoștințe despre formatele de fișiere utilizate în arhivare (ex: PDF/A, TIFF, JPEG).
Utilizarea aplicațiilor de criptare și securizare a datelor.
Cunoștințe despre standardele de metadate (ex: Dublin Core, MODS).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a fluxurilor de lucru (workflow management).
Cunoștințe despre tehnici de conservare digitală.
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință și colaborare online.
Cunoștințe despre principiile de securitate a informațiilor.
Utilizarea instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe despre rețele de calculatoare și protocoale de comunicare.
Utilizarea aplicațiilor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe despre principiile de funcționare a echipamentelor de scanare și imprimare.
Utilizarea instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.
Cunoștințe despre tehnici de optimizare a performanței sistemelor informatice.
Utilizarea aplicațiilor de diagnosticare a problemelor de rețea.
Cunoștințe despre tehnici de recuperare a datelor pierdute.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Capacitate de concentrare și perseverență în efectuarea sarcinilor.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Abilități de comunicare scrisă și orală, claritate și concizie.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Adaptabilitate la schimbări și la cerințe noi.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea obligațiilor.
Inițiativă și propunere de soluții noi.
Respectarea confidențialității informațiilor.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gestionarea stresului și a presiunii în termene limită.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Abilități de relaționare interpersonale și de colaborare.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile utilizatorilor.
Abilități de a oferi suport și asistență utilizatorilor.
Gândire critică și obiectivitate în evaluarea informațiilor.
Abilități de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Curiozitate și dorință de a învăța permanent.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente clasificate și inventariate, Numărul de documente digitalizate, Procentul de acuratețe a datelor introduse, Timpul mediu de procesare a unui document, Numărul de cereri de documente procesate, Procentul de respectare a termenelor limită, Numărul de erori detectate și corectate, Gradul de satisfacție al utilizatorilor, Numărul de proceduri de lucru elaborate sau actualizate, Procentul de respectare a legislației arhivistice, Numărul de audituri interne/externe suportate cu succes, Procentul de conformitate cu standardele de calitate, Numărul de traininguri/seminare participate, Numărul de sugestii de îmbunătățire implementate, Procentul de reducere a timpului de căutare a documentelor, Numărul de documente recuperate din arhive vechi, Procentul de automatizare a proceselor arhivistice, Numărul de rapoarte generate, Numărul de probleme rezolvate.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea datelor introduse, Respectarea legislației arhivistice, Calitatea inventarului arhivistic, Claritatea descrierilor documentelor, Completitudinea informațiilor, Respectarea procedurilor de lucru, Eficiența procesului de clasificare, Calitatea digitalizării, Respectarea confidențialității, Coerența sistemului de clasificare, Calitatea interfeței cu utilizatorii, Respectarea standardelor de metadate, Calitatea suportului oferit utilizatorilor, Respectarea termenelor de răspuns la solicitări, Calitatea rapoartelor generate, Respectarea politicilor de securitate a informațiilor, Calitatea colaborării cu alte departamente, Respectarea procedurilor de backup și recuperare a datelor, Calitatea documentației tehnice, Respectarea politicilor de conservare a documentelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și soluționarea problemelor, Adaptabilitate la schimbările legislative și tehnologice, Capacitatea de a lucra sub presiune și în respectarea termenelor limită, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, Capacitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris, Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă, Orientare către detalii și acuratețe, Capacitatea de a învăța rapid și de a aplica cunoștințe noi, Abilitatea de a menține confidențialitatea informațiilor, Capacitatea de a respecta procedurile și regulamentele, Abilitatea de a gestiona situații de conflict, Abilitatea de a oferi suport colegilor, Abilitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire a proceselor, Abilitatea de a se adapta la diverse sisteme informatice, Abilitatea de a gestiona volumul mare de muncă, Abilitatea de a iniția și de a menține relații profesionale, Abilitatea de a lucra cu documente sensibile, Abilitatea de a respecta etica profesională.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Scaner documente, Imprimantă, Copiator, Arhivator, Software de gestiune a documentelor, Software de editare text, Software de creare baze de date, Dispozitiv de stocare extern (HDD/SSD), Tastatură ergonomică, Mouse optic, Monitor cu rezoluție înaltă, Căști cu microfon, Software antivirus, UPS (sursă neîntreruptibilă), Software de recuperare date, Aparat de distrugere hârtie, Software de criptare, Cititor de coduri de bare..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.