FIȘĂ DE POST SECRETAR NOTARIAT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR NOTARIAT

1.2. Cod C.O.R.:341104

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu notarul public, cu alți secretari notariali, cu personalul administrativ al biroului notarial, cu stagiarii și personalul auxiliar. Externe: Colaborează cu ofițerii de stare civilă, cu funcționarii din cadrul instanțelor judecătorești, cu reprezentanți ai bănci și instituții financiare, cu ofițerii de poliție, cu experți contabili, cu traducători autorizați, cu reprezentanți ai administrației publice locale și centrale, cu agenți imobiliari, cu avocați și cu alte persoane juridice și fizice implicate în activitățile notariale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul notariat are rolul de a asista notarul public în îndeplinirea atribuțiilor sale, asigurând buna desfășurare a activităților notariale. Responsabilitățile includ primirea și verificarea documentelor, redactarea actelor notariale conform instrucțiunilor notarului, gestionarea arhivei notariale, efectuarea de copii legalizate și răspunsul la solicitările clienților. De asemenea, asigură respectarea procedurilor notariale și contribuie la menținerea unui flux de lucru eficient în cadrul biroului notarial, respectând cu strictețe confidențialitatea informațiilor.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea atribuțiilor principale pentru postul SECRETAR NOTARIAT (COR 341104): 1. Primirea și înregistrarea cererilor de autentificare a actelor și încheiere a actelor notariale.
2. Verificarea documentelor prezentate de clienți, conform cerințelor legale și procedurale.
3. Pregătirea dosarelor notariale, asigurând completitudinea și corectitudinea documentelor.
4. Redactarea proiectelor de acte notariale, conform instrucțiunilor notarului și modelelor stabilite.
5. Verificarea autenticității semnăturilor și a datelor înscrisurilor prezentate.
6. Gestionarea evidenței și arhivarea dosarelor notariale, respectând termenele legale de păstrare.
7. Asigurarea confidențialității informațiilor și a documentelor notariale.
8. Efectuarea de copii legalizate ale documentelor, respectând cerințele de formă și conținut.
9. Comunicarea cu clienții, oferind informații despre procedurile notariale și termenele de executare.
10. Urmărirea stadiului proceselor notariale și informarea notarului public.
11. Pregătirea documentelor pentru depunere la registrele de publicitate imobiliară și alte instituții.
12. Gestionarea corespondenței notariale, atât în format scris, cât și electronic.
13. Actualizarea constantă a cunoștințelor privind legislația notarială și procedurile aplicabile.
14. Asistența în pregătirea statisticilor privind activitatea notarială.
15. Întocmirea de referate și note informative privind aspecte notariale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii medii complete.
2. Diplomă de bacalaureat.
3. Absolvirea cu succes a cursului de calificare profesională – Secretar Notariat, organizat de o unitate de învățământ acreditată.
4. Certificat de absolvire a cursului de calificare profesională, în conformitate cu Standardul de Calificare Profesională – Secretar Notariat, emis de Ministerul Educației și Cercetării.
5. Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională continuă în domeniul notarial (avantaj).
6. Cunoștințe de operare pe calculator – nivel utilizator.
7. Cunoștințe de legislație notarială și procedurală (obligatoriu după o perioadă de probă și instruire).
8. Cunoștințe de dactilografiere – viteză minimă de 30 de cuvinte pe minut (avantaj).
9. Abilități de comunicare eficiente, atât scrise, cât și orale.
10. Capacitate de a lucra cu atenție la detalii și de a respecta termene limită.
11. Cunoașterea limbii române – nivel nativ (obligatoriu).
12. Cunoștințe de limbi străine (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență în activități administrative și de secretariat – minim 1 an.
2. Experiență în gestionarea documentelor și a arhivei – minim 6 luni.
3. Experiență în activități de operare cu programe de specialitate (ex: sisteme de gestionare a documentelor) – avantaj.
4. Experiență în mediul notarial (stagiul de practică în cadrul cursului de calificare) – obligatorie.
5. Experiență în activități de comunicare cu publicul și de relații cu clienții – avantaj.
6. Experiență în redactarea de documente administrative și juridice – avantaj.
7. Familiarizarea cu procedurile notariale și cu cerințele legale privind autentificarea actelor – obligatorie după o perioadă de instruire și supraveghere.
8. Experiență în activități de dactilografiere și de operare cu echipamente de birou – minim 1 an.
9. Experiență în lucrul cu sisteme informatice și aplicații de birou (Microsoft Office) – obligatorie.
10. Experiență în activități de gestionare a corespondenței – avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Operare PC – nivel utilizator avansat.
2. Cunoașterea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) – nivel expert.
3. Utilizarea eficientă a programelor de gestionare a documentelor și a arhivei.
4. Cunoașterea și utilizarea programelor de contabilitate (avantaj).
5. Utilizarea eficientă a sistemelor de gestionare a bazelor de date (avantaj).
6. Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (scanner, imprimantă, copiator).
7. Utilizarea programelor de criptare și securizare a datelor (avantaj).
8. Cunoașterea principiilor de securitate a informațiilor și a datelor (avantaj).
9. Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare online (e-mail, videoconferință).
10. Cunoașterea principiilor de funcționare a rețelelor de calculatoare (avantaj).
11. Utilizarea eficientă a programelor de editare text și a instrumentelor de corectură gramaticală.
12. Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de arhivare electronică.
13. Utilizarea programelor de gestionare a calendarelor și a programărilor.
14. Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
15. Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare și de filtrare a informațiilor.
16. Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de scanare și de conversie a documentelor.
17. Utilizarea programelor de generare a formularelor și a documentelor tipizate.
18. Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de imprimare și de finisare a documentelor.
19. Utilizarea programelor de creare a prezentărilor și a materialelor vizuale.
20. Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de videoconferință și de colaborare online.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Abilități excelente de comunicare scrisă și orală.
2. Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile clienților.
3. Abilități de relaționare interpersonale și de a construi relații de încredere.
4. Atenție deosebită la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
5. Capacitate de a lucra eficient sub presiune și în respectarea termenelor limită.
6. Abilități de organizare și de gestionare a timpului.
7. Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona mai multe proiecte simultan.
8. Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
9. Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
10. Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente.
11. Abilități de negociere și de persuasiune.
12. Capacitate de a gestiona conflictele și de a găsi soluții constructive.
13. Integritate și profesionalism în relația cu clienții și colegii.
14. Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
15. Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
16. Abilități de a oferi suport și asistență clienților.
17. Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor.
18. Abilități de a gestiona situații de urgență și de a lua măsuri adecvate.
19. Empatie și abilitatea de a înțelege emoțiile clienților.
20. Capacitate de a lucra independent și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultate.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate pe zi, Număr de dosare închise în termen, Nivelul de acuratețe în introducerea datelor, Timp mediu de răspuns la solicitări, Număr de reclamații/sesizări primite, Gradul de respectare a procedurilor notariale, Nivelul de satisfacție al clienților, Număr de erori în documente, Timp mediu de arhivare a documentelor, Număr de corespondențe trimise/primite, Nivelul de utilizare a sistemelor informatice, Respectarea termenelor limită pentru depunerea formularelor, Gradul de utilizare a bazei de date notariale, Numărul de clienți noi înregistrați, Nivelul de confidențialitate al informațiilor gestionate, Numărul de audituri interne/externe depășite, Respectarea procedurilor de securitate a informațiilor, Nivelul de implicare în îmbunătățirea proceselor notariale, Numărul de traininguri/seminarii la care a participat.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor notariale, Acuratețea în redactarea documentelor, Profesionalismul în interacțiunea cu clienții, Capacitatea de a gestiona situații complexe, Respectarea confidențialității informațiilor, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Respectarea termenelor limită, Capacitatea de a lucra în echipă, Atenția la detalii, Capacitatea de a rezolva probleme, Calitatea comunicării scrise, Abilitatea de a oferi suport clienților, Respectarea normelor de etică profesională, Capacitatea de a menține arhivele organizate, Abilitatea de a utiliza corect terminologia juridică, Calitatea relațiilor cu alte instituții, Capacitatea de a adapta comunicarea la diverse situații, Respectarea procedurilor de securitate a informațiilor, Abilitatea de a gestiona situații de urgență, Capacitatea de a oferi consultanță de specialitate. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea soluțiilor, Adaptabilitate la schimbări legislative, Capacitatea de a gestiona stresul, Abilitatea de a lucra sub presiune, Orientare către client, Abilitatea de a colabora, Capacitatea de a învăța continuu, Abilitatea de a gestiona conflicte, Orientare către rezultate, Capacitatea de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a lua decizii, Capacitatea de a delega sarcini, Abilități de comunicare eficientă, Abilități de organizare și planificare, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Capacitatea de a lucra independent, Abilitatea de a demonstra empatie, Abilitatea de a demonstra profesionalism, Abilitatea de a demonstra responsabilitate, Abilitatea de a demonstra integritate. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scaner, Arhivator, Telemecanografie, Sistem de fax, Telefon, Aparat de cafea, Instrumente de arhivare (dosare, etichete, separatoare), Software de gestionare a documentelor, Software de contabilitate, Software de securitate cibernetică, Sistem de videoconferință, Echipamente de protecție (măști, dezinfectant), Instrumente de birou (stilouri, pixuri, agende)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.