FIȘĂ DE POST GREFIER

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:GREFIER

1.2. Cod C.O.R.:341103

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu magistrații, ceilalți grefieri, personalul de suport administrativ, arhivarul, serviciul de evidență a cauzelor, pentru asigurarea fluxului informațional și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu avocații, părțile implicate în procese, experți, alte instanțe, serviciile de proceduri civile/penale, pentru comunicarea documentelor și respectarea termenelor legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Grefierul are rolul esențial de a asigura buna desfășurare a activităților judiciare. El ține evidența proceselor, redactează minute și încheieri, gestionează documentația judiciară și asigură respectarea procedurilor legale. Grefierul colaborează cu judecătorul și cu părțile implicate, contribuind la redactarea hotărârilor și la informarea publicului cu privire la deciziile pronunțate. Munca sa presupune o atenție deosebită la detalii, o cunoaștere profundă a legislației și o conduită imparțială, în scopul menținerii unui proces echitabil și transparent."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Primirea și înregistrarea cererilor, a actelor și a altor documente depuse de părți sau de alte instituții.
- Verificarea legalității și a formei actelor depuse, conform dispozițiilor legale aplicabile.
- Alocarea unui număr unic de identificare pentru fiecare dosar și introducerea datelor în sistemul informatic de gestionare a dosarelor.
- Asigurarea păstrării în ordine cronologică a documentelor din dosar și a înregistrărilor audio-video.
- Pregătirea și verificarea proiectelor de ordinea de zi a ședințelor de judecată.
- Asigurarea prezenței părților și a martorilor la ședințele de judecată.
- Înregistrarea în scris a declarațiilor, a întrebărilor și a răspunsurilor în timpul ședințelor de judecată (minute).
- Redactarea încheierilor și a hotărârilor judecătorești, conform indicațiilor judecătorului.
- Verificarea corespondenței dintre dispozițiile hotărârilor judecătorești și motivele invocate.
- Comunicarea hotărârilor judecătorești către părți, prin scrisori recomandate sau prin alte mijloace de comunicare prevăzute de lege.
- Gestionarea termenelor de soluționare a cauzelor și asigurarea respectării acestora.
- Urmărirea îndeplinirii obligațiilor impuse prin hotărâri judecătorești.
- Arhivarea dosarelor judecătorești, respectând termenele și procedurile legale.
- Asigurarea confidențialității informațiilor judiciare.
- Colaborarea cu alte instituții și cu personalul din cadrul instanței pentru buna desfășurare a activităților judiciare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Absolvirea studiilor universitare de licență, cu diplomă de bacalaureat, cu preferință în științe juridice (Drept) sau științe administrative.
- Absolvirea cu succes a unui curs de formare profesională organizat de către unitățile de învățământ superior sau de către instituțiile publice cu rol de formare profesională, cu o durată minimă de 6 luni, având ca scop verificarea cunoștințelor specifice necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de grefier.
- Pentru încadrarea în funcție, este necesară promovarea unui concurs de admitere organizat de către instanța judecătorească.
- Cunoașterea limbii române, scris și vorbit, la un nivel foarte bun.
- Cunoașterea limbii engleze sau a unei alte limbi străine, constitui un avantaj.
- Capacitate de redactare a unor documente oficiale, în limba română, cu respectarea normelor gramaticale și de ortografie.
- Abilități de operare pe calculator, inclusiv utilizarea programelor de procesare a textului și a foilor de calcul.
- Capacitate de concentrare și de atenție la detalii, în vederea asigurării acurateței informațiilor înregistrate și gestionate.
- Capacitate de a respecta termene limită și de a lucra sub presiune.

5.2. Experiență Profesională:

- Pentru ocuparea postului de grefier, nu este necesară, în mod obligatoriu, o experiență profesională anterioară.
- Absolvirea cu succes a unui curs de formare profesională, conform cerințelor legale, este considerată o experiență relevantă, care poate compensa lipsa unei experiențe de muncă.
- Experiența în activități administrative, de secretariat sau de arhivare poate constitui un avantaj.
- Familiarizarea cu terminologia juridică și cu procedurile judiciare reprezintă un factor relevant în evaluarea candidaților.
- Cunoașterea programelor de gestionare a dosarelor judiciare, utilizate de către instanțele judecătorești, poate constitui un element pozitiv în procesul de selecție.
- Experiența în utilizarea instrumentelor informatice, precum programele de procesare a textului și de calcul tabelar, este considerată relevantă.
- Capacitatea de a lucra în echipă și de a comunica eficient cu colegii și cu publicul este un factor important, care poate compensa lipsa unei experiențe profesionale extinse.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare sistem de operare Windows.
- Utilizarea avansată a Microsoft Word (procesare texte, formatare, inserare tabele, etc.).
- Utilizarea avansată a Microsoft Excel (creare foi de calcul, formule, grafice, etc.).
- Utilizarea Microsoft Outlook (gestionarea corespondenței electronice).
- Cunoașterea și utilizarea programelor de gestionare a dosarelor judiciare (ex: Sistemul Electronic de Gestionare a Instanțelor Judecătorești - SEJJ).
- Cunoașterea și utilizarea sistemelor de arhivare electronică.
- Operare imprimantă și scaner.
- Cunoștințe de bază despre rețele de calculatoare.
- Utilizarea instrumentelor de căutare de informații pe internet.
- Cunoștințe despre securitatea informațiilor și protecția datelor cu caracter personal.
- Utilizarea programelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
- Cunoștințe de bază despre criptare și semnătură electronică.
- Utilizarea instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace).
- Cunoștințe despre standardele de digitalizare a documentelor.
- Utilizarea programelor de creare de prezentări (ex: PowerPoint).
- Familiarizarea cu sistemele de management al documentelor (DMS).
- Cunoașterea principiilor de funcționare a bazelor de date.
- Utilizarea instrumentelor de raportare și analiză a datelor.
- Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Atenție la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
- Capacitate de concentrare și rezistență la stres.
- Abilități de comunicare orală și scrisă, clare și concise.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu colegii.
- Abilități de organizare și planificare a activităților.
- Capacitate de a respecta termene limită și de a prioritiza sarcinile.
- Integritate și obiectivitate în exercitarea atribuțiilor.
- Capacitate de a gestiona situații neprevăzute și de a lua decizii rapide.
- Abilități de relaționare interumană și diplomație.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
- Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a menține un nivel ridicat de performanță.
- Abilități de gestionare a timpului și de stabilire a priorităților.
- Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
- Abilități de negociere și de mediere a conflictelor.
- Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
- Integritate morală și profesională.
- Responsabilitate și implicare în activitatea desfășurată.
- Abilitatea de a menține confidențialitatea informațiilor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de dosare înregistrate corect, numărul de acte procedurale întocmite în termenele stabilite, numărul de corespondențe trimise și primite în termenele stabilite, numărul de erori în înregistrarea datelor, numărul de întârzieri în depunerea documentelor, numărul de reclamații primite de la public, numărul de termene de recurs nerespectate, numărul de dosare arhivate conform procedurilor, numărul de rapoarte întocmite la timp, numărul de solicitări de informații răspuse în termenele stabilite, numărul de dosare scanate conform standardelor, numărul de proceduri de digitalizare finalizate, numărul de erori de scanare, numărul de dosare recuperate din arhivă, numărul de solicitări de informații arhivistice răspuse, numărul de audituri interne superate cu succes, numărul de instruiri participate, numărul de proceduri noi implementate, numărul de dosare transferate către instanțe, numărul de termene de depunere respectate.
6.2. Indicatori Calitativi: Corectitudinea datelor introduse, respectarea procedurilor de lucru, claritatea și concizia actelor întocmite, respectarea termenelor legale, acuratețea înregistrată a informațiilor, gradul de satisfacție al utilizatorilor (magistrați, părți), respectarea confidențialității informațiilor, profesionalismul în interacțiunea cu publicul, coerența documentelor, respectarea standardelor de digitalizare, calitatea scanărilor, gradul de utilizare a informațiilor furnizate, respectarea cerințelor de securitate a informațiilor, gradul de conformitate cu legislația în vigoare, modul de gestionare a situațiilor neprevăzute, calitatea comunicării cu instanțele, respectarea procedurilor de arhivare, gradul de utilizare eficientă a resurselor, modul de gestionare a documentelor clasificate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și soluționarea problemelor, adaptabilitate la schimbările legislative și procedurale, capacitate de a lucra sub presiune, atenție la detalii, respectarea termenelor limită, capacitate de a prioritiza sarcinile, abilități de comunicare eficientă, profesionalism în interacțiunea cu publicul, colaborare cu colegii, rezolvarea conflictelor, gestionarea situațiilor de urgență, capacitatea de a învăța rapid, respectarea confidențialității, etică profesională, orientare către rezultate, capacitatea de a lucra independent, gestionarea stresului, perseverență, responsabilitate, flexibilitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, monitor, tastatură, mouse, imprimantă, scaner, copiator, telefon, arhivator, distrugător de documente, echipament de scanare de înaltă rezoluție, software de gestionare a documentelor, sistem de arhivare electronică, software de contabilitate (pentru înregistrarea taxelor de timbru), echipamente de protecție a datelor (criptare, firewall), sistem de back-up, echipamente de protecție a vederii (filtre pentru monitor), stație de lucru ergonomică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.