FIȘĂ DE POST AGENT PROCEDURAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT PROCEDURAL

1.2. Cod C.O.R.:341101

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu funcționari din departamentele juridice, financiare, contabile și IT pentru asigurarea conformității proceselor și accesul la resurse. Interacționează cu superiorii ierarhici pentru raportare și aprobări. Externe: Colaborează cu auditori externi, furnizori de servicii, clienți (în anumite situații) și alte entități externe, conform procedurilor interne, pentru realizarea sarcinilor specifice postului și asigurarea respectării reglementărilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Agentul procedural asigură suport operațional pentru desfășurarea eficientă a proceselor interne, monitorizând respectarea procedurilor și instrucțiunilor. Responsabilitățile includ colectarea și verificarea datelor, gestionarea documentelor, identificarea eventualelor discrepanțe și raportarea acestora către superiorul direct. Agentul procedural contribuie la îmbunătățirea continuă a fluxurilor de lucru, prin observarea atentă și propunerea de soluții pentru optimizarea proceselor. Este esențială o atenție deosebită la detalii, capacitate de organizare și cunoștințe de operare cu pachete office.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Monitorizează fluxurile de lucru, asigurând respectarea procedurilor standard de operare (SOP).
Verifică acuratețea datelor introduse în sistemele informatice, conform ghidurilor de validare.
Identifică și documentează abaterile de la procedurile stabilite, generând rapoarte de non-conformitate.
Efectuează reconcilieri între documente și baze de date, investigând și corectând discrepanțele.
Participă la audituri interne, oferind suport prin furnizarea de documentație și informații relevante.
Asigură arhivarea corectă a documentelor, respectând politicile de retenție și confidențialitate.
Verifică conformitatea proceselor cu reglementările legale și interne.
Participă la implementarea de noi proceduri și instrumente, oferind feedback constructiv.
Realizează analiza datelor colectate, identificând tendințe și oportunități de îmbunătățire a eficienței.
Asigură suport utilizatorilor în legătură cu procedurile operaționale.
Monitorizează indicatorii de performanță (KPI) asociați proceselor.
Actualizează documentația de lucru, asigurând coerența cu modificările legislative și organizaționale.
Identifică și escaladează problemele complexe către superiorul direct sau către departamentele specializate.
Participă la sesiuni de instruire și perfecționare profesională, pentru a-și îmbunătăți competențele.
Efectuează verificări de control al calității, pentru a asigura respectarea standardelor de excelență.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete.
Preferabil studii superioare în domeniul economic, administrativ sau tehnic.
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de operare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de bază în domeniul proceselor de business și metodologii de îmbunătățire continuă (ex: Lean, Six Sigma).
Certificări în domeniul managementului calității (ex: ISO 9001) constituie un avantaj.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel minim B1) reprezintă un avantaj.
Cursuri de formare în domeniul proceselor de business și managementului calității sunt un plus.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) sunt un avantaj.
Experiență în utilizarea de instrumente de analiză a datelor (ex: SQL, Power BI) este un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în roluri similare, cum ar fi asistent administrativ, operator de date sau arhivist.
Experiență în lucrul cu volume mari de documente și date, asigurând acuratețea și conformitatea.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice pentru gestionarea documentelor și a datelor.
Experiență în identificarea și rezolvarea problemelor legate de procesele operaționale.
Experiență în realizarea de audituri interne și verificări de conformitate.
Experiență în elaborarea de rapoarte și prezentări, utilizând instrumente de analiză a datelor.
Experiență în lucrul cu echipe multidisciplinare, asigurând comunicarea eficientă și colaborarea.
Experiență în implementarea de noi proceduri și instrumente, oferind suport utilizatorilor.
Experiență în mediul bancar sau financiar constituie un avantaj.
Experiență în lucrul cu sisteme de management al calității (QMS) este un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de operare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (SQL – nivel de utilizator).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare (ex: Crystal Reports).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe de utilizare a scannerelor și echipamentelor de imprimare.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare digitală.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a performanței aplicațiilor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de testare a aplicațiilor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a configurațiilor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de virtualizare (VMware, Hyper-V).
Cunoștințe de utilizare a platformelor cloud (AWS, Azure, Google Cloud).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora eficient.
Capacitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris.
Abilitatea de a organiza și prioritiza sarcinile, respectând termenele limită.
Capacitatea de a rezolva probleme, identificând cauzele și propunând soluții adecvate.
Abilitatea de a gestiona situații de stres și de a rămâne calm sub presiune.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la schimbări.
Abilitatea de a lucra cu atenție la detalii și de a asigura acuratețea informațiilor.
Capacitatea de a iniția și de a implementa îmbunătățiri ale proceselor.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Capacitatea de a lua decizii informate, bazate pe date și analize.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.
Capacitatea de a demonstra empatie și de a înțelege nevoile clienților.
Abilitatea de a lucra independent și de a se autogestiona.
Abilitatea de a demonstra flexibilitate și adaptabilitate la diverse situații.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții reciproc avantajoase.
Abilitatea de a demonstra etică profesională și integritate.
Abilitatea de a demonstra inițiativă și proactivitate.
Abilitatea de a demonstra responsabilitate și angajament.
Abilitatea de a demonstra perseverență și determinare.
Abilitatea de a demonstra încredere în sine și în capacitățile proprii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate corect pe zi, Număr de erori/omisiuni în procesare documente, Timp mediu de procesare a unui document, Număr de rapoarte generate conform specificațiilor, Număr de audituri/verificări finalizate în termen, Număr de îmbunătățiri de proces implementate, Nivelul de satisfacție al clienților interni/externi, Respectarea termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, Nivelul de acuratețe în introducerea datelor, Numărul de soluții găsite pentru problemele întâmpinate, Nivelul de respectare a procedurilor și regulamentelor interne, Numărul de traininguri/workshop-uri finalizate, Reducerea timpului de procesare prin optimizarea fluxurilor de lucru, Diminuarea numărului de reclamații legate de procesare documente, Creșterea eficienței utilizării resurselor (ex: imprimare, scanare), Gradul de respectare a politicilor de securitate a informațiilor, Numărul de sugestii de îmbunătățire implementate, Gradul de automatizare a sarcinilor repetitive, Nivelul de conformitate cu reglementările legale și standardele relevante, Reducerea costurilor operaționale asociate procesării documentelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea datelor introduse, Respectarea procedurilor operaționale standard, Calitatea rapoartelor generate, Coerența fluxurilor de lucru, Claritatea comunicării cu clienții/colegii, Respectarea termenelor de răspuns la solicitări, Nivelul de conformitate cu reglementările interne/externe, Gradul de satisfacție a clienților/colegilor, Eficiența în rezolvarea problemelor, Nivelul de inițiativă în identificarea oportunităților de îmbunătățire, Capacitatea de adaptare la schimbări, Respectarea politicilor de securitate a informațiilor, Profesionalismul în interacțiunile cu părțile interesate, Coerența în aplicarea standardelor de calitate, Gradul de implicare în proiecte de optimizare, Capacitatea de a lucra în echipă, Nivelul de responsabilitate în gestionarea sarcinilor, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Respectarea confidențialității informațiilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către rezultate, Inițiativă, Adaptabilitate, Atenție la detalii, Comunicare eficientă, Lucru în echipă, Gestionarea timpului, Rezolvarea problemelor, Gândire analitică, Abilitatea de a învăța, Orientare către client, Gestionarea stresului, Flexibilitate, Etică profesională, Responsabilitate, Proactivitate, Perseverență, Încredere în sine, Abilitatea de a lua decizii, Abilitatea de a prioritiza.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, Monitor, Tastatură, Mouse, Scaner de documente, Imprimantă, Copiator, Telefon, Fax, Software de procesare a documentelor, Software de gestionare a bazelor de date, Software de arhivare electronică, Software de comunicare internă, Software de videoconferință, Dispozitiv de stocare extern (ex: USB), Cititor de coduri de bare, Aparat de distrugere a documentelor, Sistem de management al identității și accesului, Echipamente de protecție a vederii, Echipamente ergonomice (ex: suport pentru încheietura mâinii)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.