FIȘĂ DE POST REFERENT TIR SI TRANZITE (STUDII MEDII)

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT TIR SI TRANZITE (STUDII MEDII)

1.2. Cod C.O.R.:335103

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul financiar pentru aspecte legate de documente vamale și taxe, cu departamentul de transport pentru planificarea rutelor și gestionarea situațiilor de urgență, cu echipa de securitate pentru respectarea procedurilor de securitate a informațiilor și a documentelor, cu superiorul direct pentru raportare și aprobare. Externe: Colaborează cu transportatorii pentru gestionarea documentelor și rezolvarea problemelor, cu autoritățile vamale și fiscale pentru aspecte de conformitate și clarificări, cu clienții pentru informații și rezolvarea reclamațiilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Referentul TIR și Tranzite, cu studii medii, asigură suport administrativ pentru operațiunile de transport internațional. Responsabilitățile includ verificarea și completarea documentelor necesare pentru TIR și tranzit, monitorizarea termenelor de valabilitate, gestionarea corespondenței cu autoritățile vamale și cu transportatorii, precum și arhivarea documentelor. De asemenea, oferă informații și asistență clienților cu privire la procedurile vamale și de tranzit, contribuind la buna desfășurare a activității de transport și respectarea reglementărilor în vigoare. Este necesară atenție la detalii, capacitate de organizare și cunoștințe de bază în domeniul transporturilor."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea și pregătirea documentelor necesare pentru operațiunile de transport internațional, inclusiv completarea formularelor TIR Carnet, documente SAD și tranzite.
Gestionarea și monitorizarea termenelor de valabilitate ale documentelor TIR Carnet și SAD.
Introducerea datelor în sistemul informațional al companiei, referitoare la transporturile internaționale.
Verificarea corectitudinii datelor înscrise în documentele de transport (CMR, avize, facturi).
Comunicarea cu autoritățile vamale, transportatorii și clienții pentru clarificarea aspectelor legate de transport.
Urmărirea și raportarea situației transporturilor, identificarea eventualelor întârzieri sau probleme.
Pregătirea documentelor necesare pentru despăgubiri în cazul deteriorării sau pierderii mărfurilor.
Asigurarea conformității operațiunilor de transport cu legislația vamală și cu reglementările în vigoare.
Gestionarea corespondenței (e-mail, fax, poștă) referitoare la transporturile internaționale.
Arhivarea și păstrarea documentelor de transport conform cerințelor legale.
Verificarea și actualizarea informațiilor despre tarifele de transport și taxele vamale.
Pregătirea rapoartelor periodice privind activitatea de transport.
Gestionarea situațiilor de urgență legate de transport (ex: blocaje la frontieră, probleme cu transportatorii).
Asigurarea respectării procedurilor interne privind gestionarea documentelor de transport.
Asistență pentru colegii din departamentul de transport în rezolvarea problemelor operative.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii (liceu) finalizate.
Cunoștințe de operare pe calculator (Microsoft Office – Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de bază privind legislația vamală și procedurile de transport internațional (avantaj).
Cunoștințe despre documentele de transport (CMR, SAD, TIR Carnet, avize).
Cunoștințe despre incoterms (International Commercial Terms).
Certificat de formare profesională în domeniul transporturilor (avantaj).
Cunoștințe de limba engleză sau altă limbă străină (avantaj).
Atestat de liberă practică în domeniul transporturilor (dacă este cazul).
Cunoștințe despre clasificarea mărfurilor (conform sistemului armonizat).
Cunoștințe despre procedurile de despachetare și ambalare a mărfurilor (dacă este cazul).
Cunoștințe despre utilizarea sistemelor informatice utilizate în domeniul transporturilor (ex: software de management al transporturilor).
Abilități de comunicare și relaționare.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în domeniul transporturilor, preferabil în activități de import/export sau tranzit.
Experiență în gestionarea documentelor de transport internațional (CMR, SAD, TIR Carnet).
Experiență în comunicarea cu autoritățile vamale și cu transportatorii.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice utilizate în domeniul transporturilor (software de management al transporturilor, sisteme de urmărire a mărfurilor).
Experiență în completarea formularelor TIR Carnet și SAD.
Experiență în verificarea corectitudinii datelor înscrise în documentele de transport.
Experiență în monitorizarea termenelor de valabilitate ale documentelor TIR Carnet și SAD.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență legate de transport (ex: blocaje la frontieră, probleme cu transportatorii).
Experiență în comunicarea cu clienții pentru clarificarea aspectelor legate de transport.
Experiență în pregătirea rapoartelor privind activitatea de transport (avantaj).
Experiență în activități de arhivare și păstrare a documentelor de transport (avantaj).
Experiență în utilizarea incoterms (International Commercial Terms) (avantaj).
Experiență în verificarea clasificării mărfurilor conform sistemului armonizat (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel utilizator (Microsoft Office: Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de operare a programelor de management al transporturilor (TMS).
Cunoștințe de operare a sistemelor de urmărire a mărfurilor (GPS, telematics).
Utilizarea eficientă a internetului pentru căutarea de informații și comunicare.
Cunoștințe de operare a programelor de editare a documentelor (ex: PDF).
Utilizarea eficientă a scannerelor și a copiatoarelor.
Cunoștințe de operare a programelor de arhivare electronică a documentelor.
Utilizarea sistemelor de e-mail și a platformelor de comunicare online (ex: Skype, Teams).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea programelor de contabilitate (nivel de bază, pentru introducerea datelor).
Cunoștințe de operare a programelor de creare a graficelor și a prezentărilor (ex: PowerPoint).
Utilizarea sistemelor de videoconferință.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a bazei de date (nivel de bază).
Utilizarea programelor de criptare și securizare a datelor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de etichetare și ambalare (dacă este cazul).
Utilizarea sistemelor de management al depozitului (WMS) (dacă este cazul).
Cunoștințe de operare a programelor de optimizare a rutelor de transport (dacă este cazul).
Utilizarea sistemelor de gestionare a riscului în transport (dacă este cazul).
Cunoștințe de operare a programelor de traducere automată (dacă este cazul).
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor din transport (dacă este cazul).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Orientare către client și abilitatea de a oferi suport adecvat.
Abilități de rezolvare a problemelor și luarea deciziilor în situații de urgență.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
Abilități de organizare și planificare a activităților zilnice.
Atitudine proactivă și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilitatea de a lucra cu atenție la detalii și de a respecta acuratețea informațiilor.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Abilități de negociere și persuasiune.
Atitudine pozitivă și entuziasm.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de a construi și menține relații profesionale.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilități de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Atitudine de responsabilitate și etică profesională.
Abilități de a analiza informații și de a trage concluzii logice.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente TIR Carnet completate corect și în timp util, Numărul de documente SAD procesate fără erori, Numărul de transporturi monitorizate și urmărite eficient, Numărul de situații de urgență gestionate cu succes, Numărul de reclamații sau probleme legate de transport rezolvate în timp util, Numărul de întârzieri sau blocaje de transport minimizate, Nivelul de acuratețe al datelor introduse în sisteme informatice, Respectarea termenelor limită pentru depunerea documentelor, Nivelul de satisfacție al clienților (transportatori, expeditori), Reducerea costurilor de transport prin optimizarea rutelor sau negocierea tarifelor, Numărul de transporturi efectuate fără depășirea termenelor stabilite, Numărul de transporturi efectuate în conformitate cu reglementările vamale și fiscale, Nivelul de respectare a procedurilor interne de lucru, Numărul de audituri interne sau externe trecute cu succes, Nivelul de utilizare eficientă a sistemelor informatice, Numărul de transporturi efectuate în condiții de siguranță, Nivelul de îmbunătățire a fluxurilor de lucru, Numărul de transporturi efectuate cu respectarea normelor de mediu, Reducerea numărului de erori în procesarea documentelor vamale, Nivelul de respectare a procedurilor de securitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de completare a documentelor TIR Carnet, Acuratețea datelor introduse în sistemul informatic, Capacitatea de a identifica și gestiona situații de urgență, Respectarea termenelor limită pentru procesarea documentelor, Calitatea comunicării cu transportatorii și clienții, Nivelul de cunoaștere a reglementărilor vamale și fiscale, Capacitatea de a rezolva problemele legate de transport, Respectarea procedurilor de securitate a informațiilor, Calitatea documentării situațiilor neprevăzute, Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente, Nivelul de atenție la detalii și de evitare a erorilor, Capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, Calitatea raportării situațiilor de risc și a propunerilor de îmbunătățire, Respectarea confidențialității informațiilor, Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, Nivelul de profesionalism și de etică în relația cu clienții și partenerii, Capacitatea de a identifica oportunități de optimizare a proceselor, Calitatea colaborării cu autoritățile vamale și fiscale, Respectarea procedurilor de arhivare și păstrare a documentelor, Abilitatea de a oferi suport tehnic și informații corecte.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea procedurilor de completare a documentelor TIR Carnet și SAD, Verificarea corectitudinii datelor înscrise în documente, Monitorizarea tranzitelor și a stadiului transporturilor, Asigurarea conformității cu reglementările vamale și fiscale, Gestionarea situațiilor de urgență (blocaje, întârzieri, probleme cu documentele), Comunicarea eficientă cu transportatorii, clienții și autoritățile, Procesarea documentelor SAD și TIR, Asigurarea respectării termenelor limită pentru depunerea documentelor, Verificarea asigurărilor de transport și a documentelor de expediție, Asigurarea securității informațiilor și a documentelor, Urmărirea și raportarea stadiului transporturilor, Gestionarea corespondenței referitoare la transporturi, Verificarea și actualizarea datelor din sistemul informatic, Asigurarea fluxului informațional între departamente, Gestionarea reclamațiilor și a problemelor legate de transport, Pregătirea rapoartelor de activitate, Colaborarea cu departamentul financiar pentru aspecte legate de plăți și facturare, Asigurarea respectării procedurilor de securitate a informațiilor, Verificarea documentelor de transport pentru conformitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Imprimantă, Scanner, Telemobil, Aplicații software specializate (SAD, TIR, urmărire transporturi), Sistem de arhivare electronică, Aplicații de comunicare (e-mail, mesagerie instant), Telefon fix, Aparat de fax, Software de contabilitate (pentru aspecte conexe), Software de editare text, Sistem de management al documentelor, Aplicații de securitate cibernetică, Software de gestionare a bazei de date, Dispozitiv de stocare extern (USB), Aplicații de videoconferință, Software de criptare a datelor, Sistem de management al rutelor de transport..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.