FIȘĂ DE POST TRANSCRIPTOR MEDICAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:TRANSCRIPTOR MEDICAL

1.2. Cod C.O.R.:334404

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu medici, asistenți medicali, alți transcriftori, personalul departamentului IT pentru suport tehnic și asigurarea securității datelor, coordonatori de proiect pentru stabilirea priorităților și respectarea termenelor limită. Externe: Colaborează cu furnizori de echipamente audio, agenții de recrutare (ocazional), departamentele juridice ale clienților pentru clarificarea aspectelor legale legate de confidențialitate și securitatea datelor, furnizori de servicii de stocare în cloud.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Transcriptorul medical are ca scop principal transformarea înregistrărilor audio sau video ale consultațiilor medicale, intervențiilor chirurgicale și altor proceduri clinice în documente scrise, clare și precise. Această activitate presupune ascultarea atentă a înregistrărilor, transcrierea fidelă a conținutului, respectarea terminologiei medicale specifice și asigurarea confidențialității informațiilor. Transcriptorul medical contribuie la completarea dosarelor pacienților, facilitează comunicarea între specialiști și susține procesele de cercetare și analiză medicală."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Ascultarea și transcrierea înregistrărilor audio ale consultațiilor medicale, intervențiilor chirurgicale, rapoartelor de radiologie și altor proceduri clinice.
Transcrierea fidelă a terminologiei medicale, a abreviaturilor și a acronimelor specifice.
Corectarea ortografică, gramaticală și de punctuație a textelor transcripționate.
Verificarea acurateței transcrierilor prin compararea cu înregistrările originale.
Redactarea de rezumate concise ale înregistrărilor medicale.
Asigurarea confidențialității și securității informațiilor medicale.
Utilizarea software-ului specializat de transcriere și recunoaștere vocală.
Formatarea documentelor medicale conform standardelor stabilite.
Verificarea și actualizarea terminologiei medicale utilizate.
Identificarea și corectarea erorilor de pronunție sau de înregistrare.
Respectarea protocoalelor de confidențialitate și securitate a datelor.
Colaborarea cu medici și alți profesioniști din domeniul sănătății pentru clarificarea termenilor și procedurilor.
Adaptarea stilului de redactare la cerințele specifice ale clientului sau ale instituției.
Gestionarea eficientă a volumului de muncă și respectarea termenelor limită.
Participarea la programe de formare continuă pentru actualizarea cunoștințelor medicale și tehnice.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil cu specializarea în domeniul medical sau administrativ.
Certificat de absolvire a unui curs de calificare în domeniu (transcriere medicală, dactilografiere medicală).
Cunoștințe solide de anatomie, fiziologie și terminologie medicală.
Cunoștințe de utilizare a calculatorului și a programelor de procesare a textului (Microsoft Word, Google Docs).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de transcriere și recunoaștere vocală.
Atestat de competență în domeniul transcrierii medicale (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date medicale (avantaj).
Certificat de competențe digitale (nivel mediu sau avansat) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică – avantaj.
Experiență în dactilografiere cu viteză de minim 50 de cuvinte pe minut – necesar.
Cunoașterea regulilor de ortografie și gramatică a limbii române – obligatoriu.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în transcrierea înregistrărilor audio medicale – obligatoriu.
Experiență în transcrierea consultațiilor medicale generale – avantajos.
Experiență în transcrierea intervențiilor chirurgicale – avantajos.
Experiență în transcrierea rapoartelor de radiologie (radiografii, ecografii, RMN, CT) – avantajos.
Experiență în utilizarea software-ului specializat de transcriere și recunoaștere vocală – avantajos.
Experiență în lucrul cu sisteme de arhivare electronică a documentelor medicale – avantajos.
Experiență în redactarea de rezumate medicale concise și precise – avantajos.
Experiență în lucrul cu termeni medicali specifici specialităților clinice (cardiologie, neurologie, oncologie) – avantajos.
Experiență în respectarea confidențialității datelor medicale și a reglementărilor legale (GDPR) – obligatoriu.
Experiență în lucrul într-un mediu medical (spital, clinică, laborator) – avantajos.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows/Linux – obligatoriu.
Utilizare avansată a procesorilor de text (Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice Writer) – obligatoriu.
Cunoștințe solide de tastatură și dactilografiere (minim 50 cuvinte pe minut) – obligatoriu.
Utilizarea software-ului de transcriere audio (ex: Express Scribe, Dragon NaturallySpeaking) – avantajos.
Utilizarea software-ului de recunoaștere vocală – avantajos.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică a documentelor – avantajos.
Utilizarea programelor de corectură ortografică și gramaticală – obligatoriu.
Cunoștințe de utilizare a foilor de calcul (Microsoft Excel, Google Sheets) – avantajos.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date – avantajos.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft Teams) – avantajos.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință – avantajos.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de căutare online – obligatoriu.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și restaurare a datelor – avantajos.
Cunoștințe de securitate cibernetică și protecția datelor – avantajos.
Cunoștințe de utilizare a formatelor de fișiere audio (ex: MP3, WAV) – avantajos.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare audio – avantajos.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware – avantajos.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de virtualizare – avantajos.
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud (ex: Google Cloud, Microsoft Azure) – avantajos.
Cunoștințe de programare (orice limbaj) – avantajos.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Atentie sporita la detalii – obligatoriu.
Capacitate de concentrare și lucru sub presiune – obligatoriu.
Abilitate de a respecta termene limită – obligatoriu.
Abilități excelente de comunicare scrisă – obligatoriu.
Abilități de ascultare activă – obligatoriu.
Capacitate de a lucra independent și în echipă – obligatoriu.
Organizare și planificare eficientă a activităților – obligatoriu.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări – obligatoriu.
Gestionarea eficientă a timpului – obligatoriu.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile – obligatoriu.
Discreție și respectarea confidențialității – obligatoriu.
Empatie și înțelegere a nevoilor pacienților – avantajos.
Abilități de rezolvare a problemelor – avantajos.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta informații – avantajos.
Inițiativă și proactivitate – avantajos.
Abilități de negociere și persuasiune – avantajos.
Gestionarea stresului și reziliență – avantajos.
Abilități de leadership și motivare – avantajos.
Spirit de echipă și colaborare – avantajos.
Curiozitate și dorință de a învăța – avantajos.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de transcrieri finalizate pe oră, acuratețea transcrierilor (procentajul de erori), respectarea termenelor limită pentru transcrieri (procentajul de transcrieri livrate la timp), volumul total de înregistrări audio transcris pe săptămână/lună, numărul de reclamații/corecții necesare pentru transcrieri, scorul de satisfacție al clienților (medici, personal medical) privind calitatea transcrierilor, numărul de transcrieri cu terminologie medicală complexă gestionate cu succes, timpul mediu necesar pentru transcrierea unui raport medical standard, numărul de erori de terminologie medicală corectate înainte de livrare, respectarea protocoalelor de confidențialitate a datelor pacienților (număr de incidente), rata de utilizare a software-ului de transcriere și a instrumentelor de corectare, numărul de ore de instruire suplimentară completate pentru îmbunătățirea competențelor, numărul de sugestii de îmbunătățire a proceselor de transcriere implementate, numărul de transcrieri realizate cu utilizarea de echipamente audio de calitate inferioară, numărul de transcrieri care necesită corectură externă, numărul de transcrieri urgente realizate în limitele de timp stabilite, numărul de transcrieri cu accent regional sau dialectal gestionate cu succes, numărul de transcrieri care au necesitat cercetare suplimentară pentru clarificarea terminologiei, numărul de transcrieri care au inclus elemente vizuale (ex: radiografii, imagini) și au necesitat descriere.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea terminologiei medicale utilizate, lizibilitatea și claritatea transcrierilor, respectarea formatului specific cerut de client, corectitudinea gramaticală și ortografică, coerența și fluența textului transcris, respectarea confidențialității datelor pacienților, respectarea protocoalelor de securitate a informațiilor, profesionalismul în comunicarea cu personalul medical, promptitudinea în răspunsul la solicitări și întrebări, capacitatea de a gestiona eficient transcrieri cu terminologie complexă, capacitatea de a adapta stilul de transcriere la cerințele specifice ale clientului, capacitatea de a identifica și corecta erorile de înregistrare audio, respectarea standardelor de calitate a serviciilor de transcriere medicală, gradul de înțelegere a contextului medical al înregistrărilor, capacitatea de a identifica și gestiona informațiile sensibile, respectarea termenilor de confidențialitate, capacitatea de a transcrie înregistrări cu acustic substandard, gradul de familiaritate cu diverse specialități medicale, respectarea cerințelor de formatare specificate, identificarea și corectarea discrepanțelor între înregistrare și transcriere, adaptabilitatea la diverse tipuri de înregistrări (ex: consultații, intervenții chirurgicale), capacitatea de a menține un nivel constant de calitate a transcrierilor, profesionalismul în gestionarea situațiilor neprevăzute.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și corectarea erorilor, atenție sporită la detalii în transcrierea informațiilor medicale, perseverență în transcrierea înregistrărilor dificile, capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, adaptabilitate la diverse stiluri de dicție și accente regionale, capacitate de a prioritiza sarcinile în funcție de urgență și importanță, abilitatea de a comunica eficient cu personalul medical pentru clarificarea informațiilor, capacitatea de a învăța rapid terminologie medicală nouă, reziliență în fața feedback-ului constructiv, orientare către calitate și acuratețe, etică profesională și respectarea confidențialității, capacitatea de a lucra independent și de a lua decizii, abilitatea de a gestiona situații neprevăzute și de a găsi soluții, proactivitate în identificarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor, flexibilitate în adaptarea la schimbări și noi tehnologii, capacitatea de a colabora eficient cu echipa, responsabilitate pentru rezultatele muncii, abilitatea de a gestiona stresul și de a menține un nivel ridicat de concentrare, inițiativă în căutarea de informații suplimentare pentru clarificarea terminologiei, profesionalism în abordarea situațiilor dificile, capacitatea de a menține o atitudine pozitivă și constructivă.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator performant, software specializat de transcriere medicală, căști audio de înaltă fidelitate, microfon de înaltă sensibilitate, software de corectură gramaticală și ortografică, dicționar medical electronic, software de recunoaștere vocală (opțional), scanner pentru documente (opțional), imprimantă laser, unitate externă de stocare a datelor, software de gestionare a documentelor, conexiune stabilă la internet, monitor cu rezoluție înaltă, tastatură ergonomică, mouse optic, software de criptare a datelor, program de gestionare a timpului, sistem de backup automat, software de securitate antivirus, software de videoconferință (pentru comunicare cu clienții), program de contabilitate simplificat (pentru facturare și gestionarea veniturilor)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.