FIȘĂ DE POST SECRETAR PROCURATURA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR PROCURATURA

1.2. Cod C.O.R.:334201

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu procurori, alți secretari, grefieri, personal administrativ, pentru gestionarea fluxurilor de documente, asigurarea acurateței informațiilor și respectarea termenelor. Sprijină activitatea judiciară prin pregătirea proceselor verbale și a altor înscrisuri. Externe: Colaborează cu alte instanțe judecătorești, instituții publice, experți, avocați, pentru schimbul de informații, solicitarea de documente și asigurarea respectării procedurilor legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul procuraturii asigură suport administrativ și tehnic pentru activitatea procurorilor, contribuind la buna desfășurare a procesului penal. Responsabilitățile includ redactarea și arhivarea documentelor, gestionarea corespondenței, primirea și înregistrarea cererilor, asigurarea evidenței cazurilor și a termenelor procesuale, precum și efectuarea de operațiuni de secretariat. De asemenea, colaborează cu alte instituții și asigură respectarea procedurilor administrative și legale, contribuind la eficiența și legalitatea activității procuraturii."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Primirea, înregistrarea și distribuirea corespondenței oficiale, inclusiv a citațiilor, mandamentelor și altor înscrisuri.
Gestionarea arhivei serviciului, asigurând păstrarea, ordonarea și recuperarea rapidă a dosarelor.
Redactarea, dactilografierea și corectura de proiecte de ordonanțe, rapoarte, adrese și alte documente specifice activității de urmărire penală.
Pregătirea dosarelor pentru ședințele de judecată, asigurând completitudinea și corectitudinea documentelor prezentate.
Gestionarea evidenței cazurilor aflate în lucru, actualizarea constantă a bazelor de date și a registrelor.
Întocmirea și actualizarea registrelor de termene, asigurând respectarea acestora și notificarea părților implicate.
Efectuarea de copii legalizate și copii simple ale documentelor, conform cerințelor legale.
Gestionarea fluxului de informații între procurori, poliție, instanțe și alte instituții.
Asigurarea respectării procedurilor administrative interne și a normelor legale privind secretul de stat și confidențialitatea informațiilor.
Întocmirea de situații statistice privind volumul de activitate și termenele de rezolvare a cazurilor.
Participarea la inventarierea documentelor și la verificarea stocului de materiale de birotică.
Gestionarea cererilor de informații din partea publicului, în conformitate cu legislația în vigoare.
Întocmirea de procese verbale pentru ședințele de lucru și alte evenimente.
Asigurarea suportului tehnic pentru utilizarea echipamentelor de birou și a programelor informatice.
Participarea la instruiri și perfecționări profesionale, în vederea îmbunătățirii competențelor."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, cu diplomă de bacalaureat.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională, specializarea "Secretar juridic" sau echivalent.
Cunoștințe de operare a calculatorului, la nivel de utilizator, inclusiv utilizarea programelor de editare text, foi de calcul și baze de date.
Cunoștințe de dactilografiere, cu o viteză de minim 40 de semne pe minut.
Cunoștințe de limbă română, scrise și vorbite, la un nivel superior.
Cunoștințe de legislație privind procedura penal, drept procesual penal și drept administrativ, la un nivel de bază.
Aptitudini de comunicare, relaționare și lucrul în echipă.
Capacitate de concentrare, atenție la detalii și respectarea termenelor limită.
Abilități de organizare și planificare a activității.
Integritate, discreție și capacitate de a gestiona informații confidențiale.
Cunoștințe de utilizare a programelor specifice de gestionare a documentelor electronice, reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul securității informațiilor, reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 1 an în activități de secretariat, preferabil în instituții publice.
Experiență în gestionarea documentelor, inclusiv înregistrare, arhivare și recuperare, reprezintă un avantaj.
Cunoștințe practice privind utilizarea programelor de gestiune a documentelor electronice, constituie un avantaj.
Experiență în activități de dactilografiere și redactare de documente juridice, reprezintă un avantaj.
Experiență în activități de suport administrativ pentru echipe de specialiști, constituie un avantaj.
Cunoștințe practice privind utilizarea echipamentelor de birou (scanner, imprimantă, copiator), reprezintă un avantaj.
Experiență în activități de corespondență, atât în format scris, cât și electronic, reprezintă un avantaj.
Cunoștințe privind procedurile de lucru specifice instituțiilor judiciare, constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea fluxurilor de informații și respectarea confidențialității, reprezintă un avantaj.
Experiență în întocmirea de situații statistice și rapoarte, reprezintă un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului, la nivel de utilizator avansat.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de operare Windows.
Utilizare avansată a programelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Utilizare a programelor de editare text și corectură gramaticală.
Cunoștințe de utilizare a programelor de baze de date (ex: Access).
Utilizare a programelor de scanare și procesare a documentelor.
Utilizare a programelor de arhivare electronică a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de criptare și securitate a datelor.
Utilizare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
Utilizare a programelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestionare a corespondenței electronice.
Utilizare a programelor de generare a formularelor și a documentelor standard.
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate, reprezintă un avantaj.
Utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice, reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a programelor de analiză statistică, reprezintă un avantaj.
Utilizare a programelor de editare a imaginilor, reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a programelor de creare a prezentărilor, reprezintă un avantaj.
Utilizare a programelor de gestionare a proiectelor, reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a programelor de automatizare a proceselor, reprezintă un avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă.
Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
Organizare și planificare riguroasă a activităților.
Gestionarea eficientă a timpului și respectarea termenelor limită.
Capacitate de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță și urgență.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordarea problemelor.
Rezolvarea eficientă a conflictelor și gestionarea situațiilor dificile.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite.
Empatie și capacitate de a construi relații profesionale solide.
Integritate și discreție în gestionarea informațiilor confidențiale.
Responsabilitate și implicare în realizarea obiectivelor.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații stresante.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta informații complexe.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Orientare către rezultate și dorință de a atinge performanță ridicată.
Abilități de leadership și capacitate de a motiva echipa.
Gestionarea eficientă a emoțiilor și autocontrol.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente înregistrate și gestionate corect pe lună, numărul de termene limită respectate, numărul de erori în documente, timpul mediu de răspuns la solicitări, gradul de satisfacție al utilizatorilor interni, numărul de documente arhivate conform procedurilor, numărul de rapoarte întocmite la timp, numărul de corespondențe gestionate eficient, gradul de respectare a confidențialității informațiilor, numărul de solicitări de informații rezolvate în termen, numărul de procese verbale întocmite și distribuite conform procedurii, numărul de audituri interne/externe cu rezultate pozitive, numărul de instruiri/perfecționări efectuate, numărul de sugestii de îmbunătățire a proceselor implementate, numărul de solicitări de suport rezolvate în timp util, numărul de documente scanate și indexate corect, numărul de întâlniri/ședințe organizate și gestionate eficient, numărul de formulare/acte standardizate create sau actualizate, numărul de probleme/blocaje identificate și propuse soluții.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de înregistrare și gestionare a documentelor, acuratețea datelor introduse în sistem, corectitudinea redării informațiilor în procesele verbale, claritatea și concizia corespondenței, respectarea confidențialității informațiilor, gradul de organizare a arhivei, respectarea termenelor limită, gradul de utilizare eficientă a resurselor, respectarea normelor de etichetă profesională, calitatea relațiilor cu membrii echipei și cu alte instituții, gradul de adaptare la schimbările legislative, respectarea procedurilor de securitate a informațiilor, calitatea serviciilor prestate utilizatorilor interni, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, respectarea standardelor de performanță, gradul de utilizare a terminologiei specifice, calitatea prezentării informațiilor în rapoarte, respectarea politicilor de confidențialitate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, organizare, comunicare, respectarea termenelor, discreție, profesionalism, adaptabilitate, rezolvarea problemelor, gestionarea stresului, orientare către rezultate, colaborare, responsabilitate, etică profesională, gestionarea timpului, capacitate de analiză, luare de decizii, autocontrol, perseverență, empatie, flexibilitate, capacitate de a învăța, gestionarea conflictelor, proactivitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, arhivator, software de gestionare a documentelor, software de contabilitate (în anumite situații), software de procesare a textului, software de foi de calcul, sistem de arhivare electronică, echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), mijloace de stocare a datelor (hard disk extern, unitate flash), echipamente de videoconferință (în anumite situații)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.