FIȘĂ DE POST COORDONATORI DE BIROU

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:COORDONATORI DE BIROU

1.2. Cod C.O.R.:3341

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii departamentelor, contabili, personal administrativ, agenți de marketing, departamentul IT, resurse umane, pentru a asigura fluxul informațional și operațional eficient. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii, clienți, parteneri contractuali, firme de curierat, instituții financiare, pentru a facilita comunicarea și rezolvarea problemelor legate de activitatea de birou.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Coordonatorii de birou sunt responsabili de buna funcționare a activităților administrative și de secretariat, asigurând suport logistic pentru echipele interne și facilitând comunicarea eficientă. Sarcinile includ gestionarea corespondenței, programarea întâlnirilor, organizarea documentelor, recepționarea vizitatorilor, gestionarea materialelor de birotică și suportul pentru evenimente interne. Persoana selectată va contribui la crearea unui mediu de lucru plăcut și eficient, respectând cu strictețe procedurile interne și asigurând confidențialitatea informațiilor.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente, inclusiv scanarea, arhivarea și distribuirea acestora.
Programarea și coordonarea întâlnirilor, ședințelor și videoconferințelor, asigurând disponibilitatea sălilor și a echipamentelor necesare.
Gestionarea corespondenței, atât fizice cât și electronice, triind, distribuind și urmărind răspunsurile.
Întocmirea și redactarea de documente administrative, rapoarte, procese-verbale și alte materiale necesare.
Gestionarea stocului de materiale de birotică și alte consumabile, efectuând comenzi și urmărind termenele de livrare.
Recepționarea și direcționarea apelurilor telefonice, oferind informații generale și preluând mesaje.
Întâmpinarea și direcționarea vizitatorilor, asigurând o primire protocolară.
Gestionarea agendei șefului/echipei, prioritizând întâlnirile și sarcinile.
Asigurarea funcționării optime a echipamentelor de birou (copiatoare, imprimante, scanere), solicitând intervenția tehnică în caz de defecțiuni.
Organizarea și coordonarea evenimentelor interne (team-building, traininguri, festive).
Gestionarea bazelor de date cu informații despre clienți, furnizori și angajați, asigurând acuratețea și confidențialitatea datelor.
Pregătirea rapoartelor de activitate periodice, evidențiind performanțele și identificând eventualele probleme.
Asigurarea respectării procedurilor interne și a politicilor companiei.
Gestionarea fluxului de informații între departamente, facilitând comunicarea eficientă.
Suport administrativ pentru departamentele interne, la cerere.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii superioare.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în secretariat, contabilitate sau administrative (avantaj).
Cunoștințe solide de operare a calculatorului (Microsoft Office Suite – Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestiune a documentelor (ex: SharePoint, Alfresco).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (imprimante, copiatoare, scanere).
Cunoștințe de limba engleză – nivel minim conversațional.
Cunoștințe de contabilitate – nivel elementar (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul securității informațiilor (avantaj).
Atestat de securitate a informațiilor (în funcție de specificul activității).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în roluri similare (secretariat, asistență administrativă, office management).
Experiență în gestionarea fluxului de documente și arhivarea acestora.
Experiență în utilizarea eficientă a programelor Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
Experiență în organizarea și coordonarea de întâlniri, ședințe și evenimente.
Experiență în comunicarea eficientă, atât verbală cât și scrisă, cu diverse departamente și părți interesate.
Experiență în gestionarea corespondenței și a datelor personale, respectând confidențialitatea.
Experiență în utilizarea echipamentelor de birou și diagnosticarea problemelor minore.
Experiență în gestionarea stocului de materiale de birotică și consumabile.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice (ex: SharePoint, Alfresco).
Experiență în lucrul cu sisteme de gestiune a agendelor și programărilor (ex: Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar).
Experiență în gestionarea bazei de date cu informații despre clienți și furnizori (avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) – nivel elementar (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a programelor de gestionare a e-mailului (ex: Outlook, Gmail).
Cunoștințe solide de operare a echipamentelor de birou (imprimante, copiatoare, scanere).
Utilizarea programelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de stocare în cloud (ex: Google Drive, OneDrive, Dropbox).
Utilizarea programelor de creare și editare a prezentărilor (PowerPoint, Google Slides).
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestionare a bazelor de date (ex: Microsoft Access – nivel elementar).
Utilizarea eficientă a programelor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project – nivel elementar).
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate (ex: QuickBooks, SAP – nivel elementar).
Utilizarea programelor de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop – nivel elementar).
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestionare a documentelor electronice (SharePoint, Alfresco).
Utilizarea programelor de automatizare a proceselor (ex: Power Automate – nivel elementar).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) – nivel elementar.
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Slack, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing (ex: Jira, Zendesk – nivel elementar).
Utilizarea programelor de analiză a datelor (ex: Microsoft Power BI – nivel elementar).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizarea programelor de securitate cibernetică (antivirus, firewall).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de organizare și planificare a activităților.
Gestiunea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Lucru eficient atât în echipă, cât și independent.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către client și capacitate de a construi relații profesionale.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor.
Abilități de observare și atenție la detalii.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
Abilități de leadership și motivare a echipei.
Gândire critică și capacitate de a analiza informații.
Abilități de prezentare și de a transmite informații clar și concis.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele celorlalți.
Abilități de gestionare a conflictelor și de a găsi soluții constructive.
Inițiativă și dorință de a învăța lucruri noi.
Etică profesională și respectarea regulilor și procedurilor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect pe zi, gradul de respectare a termenelor limită pentru sarcini, eficiența gestionării corespondenței, reducerea costurilor operaționale prin optimizarea proceselor, gradul de satisfacție al clienților interni, numărul de erori administrative, timpul mediu de răspuns la solicitări, gradul de respectare a bugetului alocat, numărul de procese îmbunătățite, rata de retenție a documentelor, numărul de reclamații, timpul de rezolvare a problemelor, gradul de utilizare a sistemelor informatice, numărul de traininguri efectuate pentru personal, gradul de conformitate cu politicile interne, numărul de sugestii de îmbunătățire implementate, reducerea timpului de procesare a documentelor, rata de utilizare a resurselor, gradul de respectare a procedurilor de securitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale, acuratețea datelor introduse, calitatea corespondenței, claritatea comunicării, profesionalismul în interacțiunile cu clienții, respectarea confidențialității informațiilor, gestionarea eficientă a situațiilor de urgență, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, adaptabilitatea la schimbări, respectarea termenelor limită, calitatea documentelor generate, gestionarea optimă a resurselor, calitatea serviciilor prestate, respectarea politicilor interne, acuratețea rapoartelor, gradul de satisfacție al clienților interni, profesionalismul în gestionarea corespondenței, calitatea prezentărilor, gestionarea proactivă a problemelor, respectarea eticii profesionale.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către detalii, rezistență la stres, capacitate de organizare, comunicare eficientă, adaptabilitate, lucru în echipă, proactivitate, rezolvarea problemelor, gestionarea timpului, flexibilitate, etică profesională, asumarea responsabilității, capacitatea de a prioritiza, abilități de negociere, atenție sporită, gândire analitică, capacitate de a învăța, gestionarea conflictelor, abilități de leadership.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, imprimantă multifuncțională, scanner, telefon fix/mobil, fax, copiator, arhivator, software de procesare a textului (ex: Microsoft Word), software de calcul tabelar (ex: Microsoft Excel), software de prezentare (ex: Microsoft PowerPoint), sistem de arhivare electronică, software de gestionare a corespondenței, software CRM, sistem de management al documentelor, echipamente de protecție a vederii, mobilier de birou ergonomic, stație de lucru dedicată..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.