FIȘĂ DE POST ASISTENT ATRAGERE FONDURI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ASISTENT ATRAGERE FONDURI

1.2. Cod C.O.R.:333914

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul de proiect, echipa de proiect, departamentul financiar-contabil, departamentul de marketing și comunicare, departamentul juridic pentru asigurarea conformității. Externe: Colaborează cu finanțatori, consultanți, parteneri proiect, auditori, alte organizații non-guvernamentale, agenții guvernamentale, reprezentanți ai comunității pentru identificarea oportunităților de finanțare și gestionarea relațiilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Asistentul de atragere a fondurilor va contribui la identificarea oportunităților de finanțare, redactarea și depunerea de proiecte, monitorizarea stadiului acestora și respectarea termenelor limită. Va asigura suport administrativ și tehnic pentru echipa de proiect, colectând și organizând informații relevante, verificând eligibilitatea partenerilor și gestionând corespondența cu finanțatori. Scopul principal este de a sprijini eforturile de obținere a resurselor financiare necesare pentru realizarea obiectivelor organizației, contribuind la creșterea capacității acesteia de a implementa proiecte de impact."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Identificarea oportunităților de finanțare prin consultarea bazelor de date ale instituțiilor finanțatoare, reviste de specialitate și platforme online.
Analiza apelurilor de proiecte și a criteriilor de eligibilitate, cu accent pe compatibilitatea cu obiectivele organizației.
Redactarea și revizuirea de proiecte, respectând structura și cerințele specifice ale finanțatorilor.
Colectarea și organizarea documentelor justificative necesare pentru depunerea proiectelor (ex: scrisori de intenție, declarații, situații financiare).
Verificarea conformității proiectelor cu legislația națională și europeană în vigoare.
Gestionarea fluxului de informații între echipa de proiect și finanțatori, asigurând o comunicare eficientă.
Monitorizarea stadiului proiectelor înscrise, urmărind termenele limită și respectarea indicatorilor de performanță.
Actualizarea bazelor de date cu informații despre oportunitățile de finanțare și proiectele înscrise.
Pregătirea de rapoarte periodice privind stadiul proiectelor și rezultatele obținute.
Asigurarea suportului administrativ pentru echipa de proiect, inclusiv gestionarea corespondenței și a arhivării documentelor.
Participarea la întâlniri și conferințe de specialitate, pentru a identifica oportunități de finanțare și a consolida relațiile cu finanțatorii.
Verificarea eligibilității partenerilor implicați în proiecte, conform criteriilor stabilite de finanțatori.
Asigurarea respectării procedurilor interne de gestionare a proiectelor și a fondurilor obținute.
Participarea la elaborarea de strategii de fundraising și la identificarea de noi surse de finanțare.
Consolidarea relațiilor cu reprezentanții instituțiilor finanțatoare și cu potențiali parteneri."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în științe economice, științe administrative, drept sau științe sociale.
Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniul gestionării proiectelor, atragere de fonduri europene sau fundraising constituie un avantaj.
Cunoștințe solide de limba engleză, atât scris cât și vorbit, sunt obligatorii, cunoașterea altor limbi străine reprezintă un avantaj.
Cunoștințe temeinice aprofundate despre politicile de coeziune europeană și programele de finanțare naționale și europene.
Cunoștințe avansate despre procedurile de aplicare a cererilor de finanțare și de raportare a cheltuielilor.
Cunoștințe de utilizare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) și a altor instrumente software utilizate în gestionarea proiectelor.
Experiență în redactarea de documente oficiale, rapoarte și prezentări.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a instrumentelor de monitorizare a proiectelor.
Certificare în gestionarea proiectelor (ex: PRINCE2, PMP) reprezintă un avantaj.
Abilități de comunicare scrisă și verbală excelente, precum și abilități de negociere.
Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
Orientare către rezultate și atenție la detalii.
Cunoștințe despre legislația fiscală și contabilă relevantă pentru proiectele finanțate.
Experiență în gestionarea documentelor și a arhivei proiectelor.
Abilități de analiză și sinteză a informațiilor din diverse surse."

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități de suport pentru atragerea de fonduri, preferabil în domeniul non-profit sau public.
Experiență în redactarea și depunerea de cereri de finanțare, respectând ghidurile specifice ale finanțatorilor.
Experiență în monitorizarea și raportarea proiectelor finanțate, conform indicatorilor de performanță stabiliți.
Experiență în gestionarea documentelor justificative și a evidenței cheltuielilor proiectelor.
Experiență în comunicarea cu finanțatori și parteneri, pentru a obține informații și a clarifica aspecte legate de proiecte.
Experiență în utilizarea bazelor de date și a instrumentelor software utilizate pentru gestionarea proiectelor.
Experiență în realizarea de prezentări și rapoarte privind stadiul proiectelor și rezultatele obținute.
Experiență în cercetarea oportunităților de finanțare și în identificarea de noi surse de finanțare.
Experiență în redactarea de scrisori de intenție și de propuneri de proiecte.
Experiență în analiza documentelor de finanțare și în identificarea criteriilor de eligibilitate.
Experiență în gestionarea corespondenței și a arhivei proiectelor.
Experiență în realizarea de studii de fezabilitate pentru proiecte.
Experiență în coordonarea echipelor de proiect.
Experiență în organizarea de evenimente de promovare a proiectelor.
Experiență în evaluarea impactului social al proiectelor."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calcul (Windows, MacOS, Linux).
Pachetul Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – nivel expert.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare online (Google, Bing, motoare specializate în finanțări).
Cunoștințe solide de utilizare a bazelor de date (ex: Microsoft Access, MySQL) – nivel mediu.
Utilizarea software-urilor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana, Trello).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-signature (ex: DocuSign, HelloSign).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare online (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor (DMS).
Utilizarea instrumentelor de analiză de date (ex: Excel, Google Sheets, Power BI).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de vizualizare a datelor (infografice).
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft 365).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management).
Utilizarea software-urilor de contabilitate (nivel de bază pentru înțelegerea documentelor justificative).
Utilizarea instrumentelor de creare a prezentărilor interactive (ex: Prezi, Canva).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare online (ex: platforme specifice finanțatorilor).
Utilizarea instrumentelor de traducere automată (pentru înțelegerea documentelor în limbi străine).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de editare foto/video (nivel de bază).
Utilizarea platformelor de social media (pentru promovarea proiectelor).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a traficului web (Google Analytics).
Utilizarea instrumentelor de creare de formulare online (ex: Google Forms, Microsoft Forms).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de comunicare scrisă și verbală excelentă, adaptată diverselor audiențe (finanțatori, parteneri, beneficiari).
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte.
Organizare și planificare riguroasă a activităților, cu atenție la detalii.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări frecvente de priorități și cerințe.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă, demonstrând spirit de colaborare.
Gândire analitică și capacitatea de a interpreta date și informații complexe.
Abilitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative și eficiente.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Proactivitate și inițiativă în identificarea oportunităților și propunerea de îmbunătățiri.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a construi relații profesionale solide.
Negociere eficientă și diplomație în interacțiunile cu diverse părți interesate.
Capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Atitudine pozitivă și entuziasm în abordarea activităților.
Gestionarea eficientă a stresului și reziliență în fața provocărilor.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri.
Capacitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Abilitatea de a lucra cu persoane din diverse culturi și medii sociale.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Perseverență și determinare în depășirea obstacolelor.
Abilitatea de a lucra cu detalii și de a menține acuratețea datelor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de cereri de finanțare depuse, rata de succes a cererilor de finanțare, volumul total al finanțărilor obținute, numărul de finanțatori contactați, numărul de rapoarte de progres întocmite și depuse la timp, numărul de evenimente de networking participate, numărul de parteneriate dezvoltate, gradul de respectare a bugetelor proiectelor, numărul de erori/omisiuni în documentația depusă, numărul de întârzieri în raportarea activităților, scorul mediu al evaluărilor finanțatorilor, numărul de proiecte finanțate în raport cu ținta stabilită, numărul de cereri de finanțare respinse și motivele principale, numărul de rapoarte de evaluare a proiectelor întocmite, numărul de îmbunătățiri aduse procesului de atragere a fondurilor, numărul de resurse (documente, contacte) actualizate și menținute, numărul de feedback-uri pozitive primite de la finanțatori, numărul de evenimente de formare participate pentru îmbunătățirea competențelor, rata de retenție a finanțătorilor existenți, numărul de noi finanțatori identificați.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentației depuse (conformitate cu ghidurile finanțatorilor), claritatea și concizia rapoartelor de progres, relevanța și impactul propunerilor de proiect, eficiența comunicării cu finanțatorii, profesionalismul în interacțiunile cu partenerii, acuratețea datelor și informațiilor prezentate, gradul de înțelegere a nevoilor finanțatorilor, adaptabilitatea la cerințele specifice ale fiecărui program de finanțare, creativitatea în identificarea oportunităților de finanțare, coerența strategiei de atragere a fondurilor, gradul de respectare a termenelor limită, calitatea analizei riscurilor și a planurilor de mitigare, eficacitatea strategiei de monitorizare și evaluare a proiectelor, profesionalismul în gestionarea conflictelor, calitatea prezentărilor și a discursurilor, gradul de înțelegere a impactului social și economic al proiectelor, calitatea relațiilor construite cu finanțatorii, capacitatea de a identifica și de a valorifica sinergiile între proiecte, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor de atragere a fondurilor, calitatea feedback-ului oferit echipei de proiect, gradul de respectare a eticii profesionale și a confidențialității.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare spre rezultate, atenție la detalii, capacitate de organizare, comunicare eficientă, adaptabilitate, lucru în echipă, rezolvare de probleme, gândire analitică, gestionarea timpului, proactivitate, perseverență, flexibilitate, responsabilitate, etică profesională, gestionarea stresului, capacitate de învățare, orientare către client (finanțatori), asumarea responsabilității, respectarea confidențialității, capacitatea de a lucra sub presiune, gestionarea conflictelor, diplomație, capacitatea de a influența, abilitatea de a negocia, capacitatea de a construi relații, capacitatea de a prioritiza, capacitatea de a delega, capacitatea de a oferi feedback, capacitatea de a primi feedback, capacitatea de a se auto-motiva, capacitatea de a lua decizii, capacitatea de a anticipa, capacitatea de a inova.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, imprimantă, scaner, telefon, conexiune la internet, software de procesare text (Microsoft Word sau echivalent), software de calcul tabelar (Microsoft Excel sau echivalent), software de prezentare (Microsoft PowerPoint sau echivalent), software de gestionare a proiectelor, platforme de comunicare online (e-mail, videoconferință), baze de date cu informații despre finanțatori și programe de finanțare, software de analiză statistică, software de contabilitate, software CRM (Customer Relationship Management), echipamente de protecție a vederii, arhivator documente, scanner portabil..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.