FIȘĂ DE POST AGENT DE NAVA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT DE NAVA

1.2. Cod C.O.R.:333913

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu dispeceratul portuar, personalul de depozit, echipa financiar-contabilă, șeful de serviciu, agenții vamali, tehnicienii de întreținere. Externe: Colaborează cu reprezentanții navelor, autoritățile portuare, agenții de transport, companiile de asigurări, furnizorii de servicii de pilotaj, agențiile de șederă, inspectorii de calitate, companiile de remorcare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Agentul de navă asigură suport logistic și coordonare pentru navele aflate în port, reprezentând interesele armatorilor, cargosistilor și autorităților portuare. Activitatea sa implică gestionarea documentelor de bord, facilitarea operațiunilor de încărcare/descărcare, comunicarea cu diverse părți implicate (căpitani, agenți vamali, depozitari), rezolvarea problemelor apărute în timpul șederii navei în port și asigurarea respectării reglementărilor legale și a procedurilor specifice. Agentul de navă este un punct central de contact pentru toate aspectele legate de operațiunile portuare.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Gestionarea fluxului de informații între armator, agentul de navă, echipajul navei și autoritățile portuare.
2. Coordonarea operațiunilor de acostare, debarcare și încărcare a mărfurilor, respectând planul de navă.
3. Verificarea documentelor de bord (manifest, aviz de marfă, certificat de navigație) și asigurarea conformității cu reglementările.
4. Comunicarea cu autoritățile portuare (Direcția Maritimă, Poliția Portuară, Autoritatea Vamală) pentru obținerea autorizațiilor necesare.
5. Organizarea și supravegherea operațiunilor de alimentare cu provizii, apă potabilă, combustibil și alte consumabile pentru navă.
6. Asigurarea serviciilor de canalizare și de curățenie a navei.
7. Gestionarea aspectelor legate de plata taxelor portuare și a altor cheltuieli aferente șederii navei în port.
8. Coordonarea serviciilor de remorcare și pilotaj, dacă este cazul.
9. Raportarea către armator cu privire la starea navei, a operațiunilor și a eventualelor probleme întâmpinate.
10. Asigurarea respectării procedurilor de securitate și prevenire a poluării în timpul operațiunilor portuare.
11. Verificarea și raportarea eventualelor daune aduse navei sau instalațiilor portuare.
12. Gestionarea contractelor cu furnizorii de servicii portuare (remorchieri, depozitare, transport).
13. Asigurarea facilitării formalităților vamale și fitosanitare, în colaborare cu autoritățile competente.
14. Urmărirea și înregistrarea tuturor cheltuielilor suportate de navă în timpul șederii în port.
15. Rezolvarea problemelor neprevăzute care pot apărea în timpul operațiunilor portuare, în conformitate cu procedurile stabilite.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii medii, preferabil liceu cu profil tehnic (maritim, transporturi, economic).
2. Absolvirea cursurilor de formare profesională pentru agent de navă, organizate de instituții acreditate.
3. Certificat de competențe profesionale pentru ocupația de Agent de Navă, eliberat de Autoritatea Națională pentru Calificări.
4. Cunoștințe solide de limba engleză (scris și vorbit), obligatoriu, având în vedere utilizarea acesteia în comunicarea internațională.
5. Cunoștințe de limbi străine suplimentare (germană, franceză, spaniolă) reprezintă un avantaj.
6. Cunoștințe de operare a calculatorului (Microsoft Office, sisteme de management al informațiilor portuare).
7. Cunoștințe de reglementări maritime internaționale (SOLAS, MARPOL, ISM Code).
8. Cunoștințe de proceduri vamale și fitosanitare.
9. Cunoștințe de legislație comercială și transporturi maritime.
10. Certificat de securitate maritimă (ISPS Code), dacă este cazul.
11. Cursuri de prim ajutor și stingere a incendiilor, conform reglementărilor internaționale.
12. Experiență anterioară în domeniul transporturilor maritime sau în activități similare reprezintă un avantaj.
13. Familiarizare cu sistemele informatice utilizate în porturi (ex: POS, EDI).
14. Cunoștințe despre asigurările de transport maritim.

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență minimă de 1 an în domeniul transporturilor maritime, preferabil în poziții similare (asistent agent de navă, coordonator logistic).
2. Experiență în gestionarea documentelor de bord și a formalităților vamale.
3. Experiență în comunicarea cu autoritățile portuare și cu reprezentanții armatorilor.
4. Experiență în coordonarea operațiunilor de încărcare/descărcare a mărfurilor, respectând planul de navă.
5. Experiență în negocierea contractelor cu furnizorii de servicii portuare (remorcare, depozitare, transport).
6. Experiență în rezolvarea problemelor neprevăzute care pot apărea în timpul operațiunilor portuare.
7. Experiență în utilizarea sistemelor informatice specifice domeniului (POS, EDI, sisteme de management al informațiilor portuare).
8. Experiență în monitorizarea costurilor și a cheltuielilor suportate de navă în timpul șederii în port.
9. Experiență în raportarea către armator cu privire la starea navei și a operațiunilor.
10. Experiență în respectarea procedurilor de securitate și prevenire a poluării în timpul operațiunilor portuare.
11. Experiență în lucrul cu diverse tipuri de mărfuri (bulk, containere, proiecte speciale).
12. Experiență în gestionarea situațiilor de urgență (incendii, avarii).
13. Experiență în colaborarea cu echipe multidisciplinare (ingineri, agenți vamali, reprezentanți ai companiilor de asigurări).
14. Experiență în optimizarea proceselor operaționale și în reducerea costurilor.
15. Experiență în implementarea și respectarea standardelor de calitate și de mediu.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
2. Utilizarea eficientă a sistemelor informatice de gestionare a informațiilor portuare (POS, EDI).
3. Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de urmărire a mărfurilor (tracking systems).
4. Utilizarea programelor de contabilitate pentru înregistrarea și monitorizarea cheltuielilor.
5. Cunoașterea și utilizarea software-ului specific pentru gestionarea documentelor de bord (BL, manifest).
6. Utilizarea platformelor de comunicare online (e-mail, videoconferințe) pentru interacțiunea cu partenerii.
7. Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice (DMS).
8. Abilitatea de a utiliza aplicații mobile pentru gestionarea operațiunilor portuare.
9. Cunoștințe de programare (avantaj, pentru automatizarea proceselor).
10. Utilizarea eficientă a bazelor de date pentru stocarea și prelucrarea informațiilor.
11. Cunoștințe de utilizare a sistemelor GIS (Geographic Information Systems) pentru vizualizarea informațiilor geografice.
12. Utilizarea software-ului de analiză a datelor pentru identificarea tendințelor și optimizarea proceselor.
13. Cunoașterea platformelor de colaborare online (SharePoint, Google Workspace).
14. Utilizarea instrumentelor de raportare și de business intelligence (BI).
15. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică.
16. Abilitatea de a utiliza software pentru generarea de documente personalizate (ex: contracte, oferte).
17. Familiarizarea cu platformele de e-commerce pentru gestionarea comenzilor și a livrărilor.
18. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al calității (ISO).
19. Utilizarea software-ului pentru simularea operațiunilor portuare.
20. Abilitatea de a utiliza instrumente de diagnoză a problemelor tehnice.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Comunicare eficientă, atât orală, cât și scrisă, în limba română și engleză.
2. Capacitate de negociere și persuasiune pentru obținerea celor mai bune condiții pentru navă.
3. Abilități de rezolvare a problemelor, identificând rapid cauzele și găsind soluții adecvate.
4. Orientare către client, demonstrând empatie și disponibilitate pentru a răspunde nevoilor acestuia.
5. Lucru în echipă, colaborând eficient cu colegii și cu partenerii externi.
6. Gestionarea stresului, menținând calmul și profesionalismul în situații de urgență.
7. Organizare și planificare, stabilind priorități și respectând termenele limită.
8. Adaptabilitate, ajustându-se rapid la schimbările de circumstanțe și la noile cerințe.
9. Gândire analitică, interpretând corect datele și luând decizii informate.
10. Inițiativă, propunând soluții inovatoare și asumându-și responsabilitatea pentru rezultate.
11. Atenție la detalii, verificând cu rigurozitate informațiile și documentele.
12. Capacitate de a lucra sub presiune, respectând termenele limită și gestionând mai multe sarcini simultan.
13. Abilități de leadership, motivând și coordonând echipe de lucru.
14. Flexibilitate, adaptându-se la diferite culturi și stiluri de lucru.
15. Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
16. Abilități de rezolvare a conflictelor, găsind soluții reciproc avantajoase.
17. Orientare către rezultate, urmărind atingerea obiectivelor stabilite.
18. Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
19. Abilități de prezentare, comunicând eficient informații complexe.
20. Integritate și etică profesională, respectând normele și valorile companiei.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de nave gestionate lunar, volum total de marfă manipulat, grad de satisfacție a clienților (nave), număr de întârzieri generate de activitatea agentului, costuri de operare reduse prin optimizarea proceselor, număr de reclamații primite, respectarea bugetului alocat, număr de documente procesate corect și la timp, grad de utilizare a sistemelor informatice, număr de contracte negociate cu succes, venituri generate prin servicii suplimentare, număr de întâlniri cu clienții, respectarea termenelor de raportare, număr de erori în documentație, număr de soluții inovatoare implementate, număr de audituri pozitive, număr de colaborări eficiente cu autoritățile portuare, număr de întârzieri evitate, număr de proceduri optimizate, număr de traininguri participate, număr de recomandări primite.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne, acuratețea documentației, calitatea comunicării cu clienții, eficiența rezolvării problemelor, gradul de inițiativă în identificarea soluțiilor, respectarea termenelor limită, calitatea relațiilor cu autoritățile portuare, profesionalismul în interacțiunile cu echipajele navelor, gradul de cunoaștere a reglementărilor internaționale, calitatea raportărilor, adaptabilitatea la situații neprevăzute, respectarea confidențialității informațiilor, capacitatea de a lucra în echipă, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, calitatea prezentărilor, respectarea eticii profesionale, capacitatea de a gestiona situații de criză, calitatea soluțiilor propuse, respectarea procedurilor de siguranță, gradul de conștientizare a impactului asupra mediului.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către client, atenție la detalii, rezolvarea problemelor, comunicare eficientă, adaptabilitate, lucrul în echipă, gestionarea stresului, organizare, planificare, gândire analitică, profesionalism, flexibilitate, etică profesională, capacitate de învățare, rezolvarea conflictelor, orientare spre rezultate, construire de relații, prezentare, integritate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, telefon, imprimantă, scanner, fax, software de management al navelor, sistem de comunicații radio, terminal portuar, sistem de gestionare a documentelor, software de contabilitate, GPS, echipament de protecție personală (EPP), stație meteo, sistem de monitorizare a traficului maritim, software de optimizare a rutelor, terminal de plată, software de raportare, cititor de coduri de bare, sistem de videoconferință..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.