FIȘĂ DE POST REFERENT COMERT EXTERIOR
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:REFERENT COMERT EXTERIOR
1.2. Cod C.O.R.:333911
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu departamentele financiar-contabile, producție, vânzări, achiziții, juridic, logistică, marketing, resurse umane, pentru asigurarea fluxului informațional și respectarea procedurilor.
Externe: Colaborează cu agenți de transport, brokeri de asigurări, bănci, clienți, furnizori, parteneri comerciali, autorități vamale, agenții de inspectare, organizații de certificare, avocați specializați în drept comercial internațional.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Referentul comerț exterior asigură suport logistic și administrativ pentru activitățile de export-import ale companiei. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor necesare (facturi, avize, certificate de origine), urmărirea expedierilor, comunicarea cu partenerii externi și agențiile de control vamal, pregătirea de rapoarte privind evoluția fluxurilor comerciale și verificarea conformității cu legislația în vigoare. De asemenea, contribuie la identificarea de noi oportunități de afaceri pe plan internațional și la optimizarea proceselor de export-import, asigurând o desfășurare eficientă a activităților comerciale."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
- Efectuarea de studii de piață pentru identificarea de noi oportunități de export.
- Elaborarea și monitorizarea documentelor necesare pentru derularea operațiunilor de export-import (contracte, proformă, factură comercială, aviz de expediție, certificat de origine, documente de transport).
- Gestionarea fluxului de informații și documente între companie, clienți, furnizori, agenți de transport și autorități vamale.
- Verificarea și completarea corectă a documentelor pentru conformitate cu reglementările vamale și fiscale.
- Urmărirea expedierilor de mărfuri, asigurând respectarea termenelor de livrare și rezolvarea eventualelor probleme.
- Comunicarea eficientă cu clienții și furnizorii externi, în limbi străine, pentru clarificarea aspectelor legate de comenzi, livrări și plăți.
- Pregătirea și transmiterea documentelor necesare pentru obținerea autorizațiilor de export și import.
- Actualizarea constantă a informațiilor privind legislația comercială internațională, tarife vamale și reglementări privind clasificarea mărfurilor (Sistematizare Armonizată).
- Elaborarea de rapoarte privind evoluția fluxurilor comerciale, identificarea tendințelor pieței și propunerea de măsuri pentru optimizarea activităților.
- Gestionarea documentelor de credit documentar (L/C) și a altor instrumente de finanțare comercială.
- Coordonarea cu departamentul financiar pentru efectuarea plăților către furnizori și încasarea sumelor de la clienți.
- Pregătirea și verificarea declarațiilor vamale.
- Asigurarea respectării procedurilor interne și a instrucțiunilor privind derularea operațiunilor de comerț exterior.
- Participarea la negocieri cu parteneri externi, în măsura atribuțiilor.
- Monitorizarea costurilor de transport și asigurarea optimizării acestora."
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
- Studii universitare de specialitate în domeniul comerțului internațional, economie, științe administrative sau profil similar.
- Diplomă de master în comerț internațional sau specializări conexe, constituie un avantaj.
- Cunoștințe aprofundate a legislației comerciale internaționale, a reglementărilor vamale și a procedurilor de import-export.
- Cunoștințe solide privind Incoterms (International Commercial Terms) și aplicarea acestora în contractele comerciale.
- Cunoștințe privind Sistematizarea Armonizată (SA) și clasificarea corectă a mărfurilor.
- Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Cunoștințe de operare a sistemelor informatice utilizate în activitatea de comerț exterior (ex: software de management al transporturilor, sisteme de e-commerce).
- Certificări profesionale în domeniul comerțului exterior (ex: agent de proceduri vamale, auditor vamal) constituie un avantaj.
- Cunoașterea unei limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj) la un nivel conversațional și tehnic.
- Cursuri de formare în domeniul logisticii internaționale și managementului lanțului de aprovizionare.
- Cursuri de specializare în domeniul creditelor documentare și finanțării comerțului internațional.
- Cursuri de formare în domeniul securității informațiilor și protecției datelor în comerțul exterior.
- Abilități de comunicare eficientă, negociere și relaționare interprofesională.
- Capacitate de analiză, sinteză și rezolvare a problemelor legate de activitatea de comerț exterior."
5.2. Experiență Profesională:
- Experiență minimă de 2 ani în activități de comerț exterior, preferabil în un rol similar.
- Experiență în gestionarea documentelor necesare pentru export-import (contracte, avize, certificate de origine, documente de transport).
- Experiență în urmărirea expedierilor de mărfuri și rezolvarea problemelor legate de transport.
- Experiență în comunicarea cu clienți, furnizori și agenți de transport, atât în limba română, cât și într-o limbă străină (engleză obligatoriu).
- Experiență în pregătirea și transmiterea documentelor pentru obținerea autorizațiilor de export-import.
- Experiență în lucrul cu sisteme informatice utilizate în activitatea de comerț exterior (software de management al transporturilor, sisteme de e-commerce).
- Experiență în gestionarea creditelor documentare (L/C) și a altor instrumente de finanțare comercială, constituie un avantaj.
- Experiență în realizarea de studii de piață și identificarea de noi oportunități de export, constituie un avantaj.
- Experiență în negocierea de contracte comerciale internaționale, constituie un avantaj.
- Experiență în lucrul cu autorități vamale și agenții de proceduri vamale, constituie un avantaj.
- Experiență în domeniul logisticii internaționale și managementului lanțului de aprovizionare, constituie un avantaj.
- Experiență în realizarea de rapoarte și analize privind activitatea de comerț exterior.
- Experiență în lucrul cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning), constituie un avantaj.
- Experiență în domeniul securității informațiilor și protecției datelor în comerțul exterior, constituie un avantaj."
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
- Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Cunoașterea și operarea eficientă a sistemelor informatice utilizate în comerțul exterior (ex: software de management al transporturilor, sisteme de e-commerce, platforme EDI).
- Cunoștințe solide de operare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning), preferabil SAP sau Oracle.
- Utilizarea programelor de editare a documentelor și crearea de rapoarte (ex: Adobe Acrobat, Crystal Reports).
- Cunoștințe de operare a platformelor de comunicare online (ex: Skype, Zoom, Microsoft Teams).
- Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare online pentru identificarea de informații relevante (ex: Google, Bing).
- Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (ex: Google Analytics).
- Operarea eficientă a sistemelor de gestionare a documentelor electronice (DMS).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică și protecție a datelor.
- Utilizarea eficientă a sistemelor de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de urmărire a expedierilor (tracking).
- Operarea eficientă a sistemelor de gestionare a stocurilor.
- Utilizarea instrumentelor de traducere automată și de corectură lingvistică.
- Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python) constituie un avantaj.
- Utilizarea instrumentelor de analiză a costurilor de transport.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de plăți online.
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft 365).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de facturare electronică (e-factura).
- Utilizarea instrumentelor de optimizare a rutelor de transport.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al calității (ISO).
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
- Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală, în limbi străine (engleza obligatorie).
- Capacitate de negociere și persuasiune, pentru stabilirea de parteneriate avantajoase.
- Abilități de rezolvare a problemelor, identificând soluții eficiente și rapide.
- Atenție sporită la detalii, pentru asigurarea acurateței documentelor și a tranzacțiilor.
- Capacitate de organizare și planificare, pentru gestionarea eficientă a multiplelor sarcini.
- Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă, contribuind la atingerea obiectivelor comune.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, în contextul unui mediu de afaceri dinamic.
- Orientare către rezultate, cu focus pe atingerea obiectivelor stabilite.
- Abilități de gestionare a timpului, prioritizând sarcinile în funcție de importanță și urgență.
- Capacitate de a lucra sub presiune, respectând termenele limită.
- Abilități de analiză și interpretare a datelor, pentru a identifica tendințe și oportunități.
- Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide, cu parteneri interni și externi.
- Abilități de prezentare, pentru a comunica eficient informații complexe.
- Capacitate de a lua decizii informate, pe baza datelor disponibile.
- Abilități de leadership, pentru a coordona și motiva echipe.
- Orientare către client, pentru a oferi servicii de cea mai bună calitate.
- Capacitate de a gestiona conflicte, găsind soluții constructive.
- Abilități de networking, pentru a dezvolta o rețea de contacte profesionale.
- Reziliență și capacitate de a învăța din experiențe negative.
- Abilități de a lucra cu persoane din culturi diferite.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de contracte încheiate, volumul total al exporturilor/importurilor gestionate, numărul de parteneri comerciali activi, gradul de respectare a termenelor limită pentru documente, procentul de acuratețe a datelor introduse, numărul de reclamații/litigii soluționate, numărul de oferte generate, rata de conversie a ofertelor, valoarea medie a contractelor încheiate, numărul de vizite la târguri/expoziții efectuate, numărul de noi clienți identificați, costul total al transportului pe unitate de marfă, reducerea costurilor de import/export, numărul de documente de expediție procesate corect, numărul de inspecții de calitate efectuate, numărul de probleme logistice rezolvate, numărul de rapoarte generate la timp, numărul de întâlniri cu clienții/furnizorii efectuate, gradul de satisfacție al clienților/furnizorilor, numărul de documente de comerț exterior procesate în avans față de termen.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de comerț exterior, acuratețea documentelor de expediție, gradul de cunoaștere a legislației internaționale, calitatea comunicării cu partenerii comerciali, respectarea termenelor de răspuns la solicitări, gradul de inițiativă în identificarea de noi oportunități, eficiența negocierilor, capacitatea de a gestiona situații de criză, calitatea rapoartelor generate, gradul de respectare a politicilor interne, profesionalismul în interacțiunea cu clienții, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a lucra în echipă, respectarea confidențialității informațiilor, gradul de adaptare la schimbări, capacitatea de a oferi soluții inovatoare, calitatea prezentărilor, eficiența în rezolvarea problemelor, gradul de orientare către rezultate, profesionalismul în gestionarea reclamațiilor, calitatea documentării activităților.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, orientare către client, capacitate de comunicare, adaptabilitate, rezolvarea problemelor, lucrul în echipă, gestionarea timpului, organizare, planificare, proactivitate, flexibilitate, asumarea responsabilității, gândire analitică, capacitatea de a învăța, gestionarea conflictelor, perseverență, etică profesională, capacitatea de a influența, gestionarea stresului, capacitatea de a delega, capacitatea de a coordona, capacitatea de a motiva, capacitatea de a anticipa, capacitatea de a construi relații, capacitatea de a oferi feedback, capacitatea de a lua decizii, capacitatea de a prioritiza, capacitatea de a negocia, capacitatea de a prezenta.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Computer, imprimantă, scanner, telefon, fax, software de contabilitate, software CRM, platforme de comerț electronic, programe de editare text, programe de calcul tabelar, programe de prezentare, software de gestionare a documentelor, terminal de plată, dispozitiv de stocare date, aplicații de videoconferință, software de traducere, echipamente de protecție a datelor, sistem de arhivare electronică, instrumente de analiză de date, echipamente de comunicare radio, echipamente de măsurare și control (în funcție de specificul mărfurilor), sistem de gestionare a transportului..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.