FIȘĂ DE POST OPERATOR DE INTERVIU

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:OPERATOR DE INTERVIU

1.2. Cod C.O.R.:333910

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu echipa de recrutare, managerul de recrutare, HR generalist, departamentul IT pentru suport tehnic, alte departamente pentru informații despre roluri. Externe: Colaborează cu agenții de recrutare (dacă este cazul), furnizori de platforme de programare interviuri, candidați, consultanți externi (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Operatorul de interviu este responsabil pentru desfășurarea corectă și eficientă a procesului de interviu, conform procedurilor stabilite. Asigură crearea unui mediu propice pentru evaluarea candidaților, gestionând programările, pregătind materialele necesare și înregistrând observațiile relevante. Colaborează cu echipa de recrutare pentru a asigura o experiență pozitivă pentru candidați și pentru a contribui la identificarea celor mai potriviți candidați pentru posturile disponibile. Respectă confidențialitatea datelor și contribuie la îmbunătățirea continuă a procesului de interviu.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea și programarea interviurilor, conform cerințelor de recrutare.
Pregătirea și actualizarea platformei de interviu online (ex: ATS, sistem de videoconferință).
Verificarea disponibilității candidaților și coordonarea cu echipa de recrutare.
Realizarea triajului inițial al candidaților, pe baza criteriilor stabilite.
Contactarea candidaților pentru confirmarea interviurilor și oferirea de informații suplimentare.
Asigurarea suportului tehnic candidaților în timpul interviurilor online.
Înregistrarea datelor relevante din interviuri în sistemul de urmărire a candidaților (ATS).
Evaluarea experienței candidatului în timpul interviului, conform grilei de evaluare.
Colectarea feedback-ului de la intervievatori și integrarea acestuia în profilul candidatului.
Gestionarea corespondenței cu candidații (e-mailuri, notificări).
Asigurarea confidențialității informațiilor despre candidați și procesul de recrutare.
Identificarea și raportarea eventualelor probleme sau îmbunătățiri în procesul de interviu.
Colaborarea cu departamentul IT pentru a asigura funcționarea optimă a platformelor de interviu.
Participarea la instruiri și workshop-uri privind tehnici de interviu și utilizarea sistemelor de recrutare.
Generarea de rapoarte privind volumul de interviuri, durata medie a acestora și alte metrici relevante.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete.
Cunoștințe de operare a calculatorului (MS Office, internet, e-mail).
Experiență în utilizarea sistemelor de urmărire a candidaților (ATS) – avantaj.
Cunoștințe de bază în domeniul resurselor umane – avantaj.
Certificare în tehnici de interviu – avantaj.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel conversațional) – avantaj.
Abilități de comunicare eficiente, atât verbale, cât și scrise.
Capacitate de organizare și planificare a activităților.
Atenție la detalii și acuratețe în lucrul cu datele.
Abilități de relaționare și lucru în echipă.
Cunoștințe despre legislația muncii – avantaj.
Experiență în utilizarea platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență în domeniul resurselor umane, minim 1 an – avantaj.
Experiență în utilizarea sistemelor de urmărire a candidaților (ATS), minim 6 luni – avantaj.
Experiență în coordonarea programărilor și gestionarea agendelor – avantaj.
Experiență în gestionarea corespondenței cu candidații (e-mail, telefon) – avantaj.
Experiență în mediul de call center sau customer service – avantaj.
Experiență în administrarea de baze de date – avantaj.
Experiență în mediul de lucru online, utilizând platforme de videoconferință – avantaj.
Experiență în realizarea de rapoarte și analiza datelor – avantaj.
Experiență în mediul de lucru office, utilizând pachetul MS Office – obligatoriu.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului MS Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a internetului și a motoarelor de căutare.
Experiență în utilizarea sistemelor de urmărire a candidaților (ATS) – preferabil Workday, Taleo, Greenhouse.
Utilizarea platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) – obligatoriu.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) – avantaj.
Experiență în administrarea și actualizarea bazelor de date – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Google Analytics) – avantaj.
Utilizarea instrumentelor de automatizare a proceselor (ex: Zapier) – avantaj.
Cunoștințe despre protocoalele de securitate a datelor – avantaj.
Experiență în utilizarea instrumentelor de raportare (ex: Power BI) – avantaj.
Utilizarea sistemelor de ticketing (ex: Jira) – avantaj.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de autentificare (ex: SSO) – avantaj.
Experiență în utilizarea instrumentelor de colaborare online (ex: Slack, Microsoft Planner) – avantaj.
Cunoștințe despre principiile de SEO (Search Engine Optimization) – avantaj.
Utilizarea instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Asana, Trello) – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Orientare către client și abilitatea de a construi relații.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Gestionarea eficientă a timpului și respectarea termenelor limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de lucru în echipă și colaborare.
Inițiativă și proactivitate în rezolvarea problemelor.
Gândire analitică și capacitate de a lua decizii.
Abilități de negociere și persuasiune.
Empatie și înțelegerea nevoilor candidaților.
Gestionarea stresului și reziliență.
Abilități de ascultare activă.
Capacitate de a lucra independent și sub presiune.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilități de a prioritiza sarcinile.
Gândire critică și rezolvarea problemelor.
Abilități de prezentare și comunicare.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de interviuri programate și desfășurate, rata de satisfacție a candidaților, număr de candidați calificați identificați, timp mediu de programare a interviurilor, număr de rapoarte generate, rata de completare a datelor în sistemul ATS, număr de candidați contactați prin diverse canale, număr de feedback-uri colectate și analizate, rata de retenție a candidaților selectați, număr de erori de introducere a datelor, număr de interviuri desfășurate respectând termenele limită, număr de interviuri programate și anulate, rata de răspuns la solicitările de informații din partea candidaților.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu candidații, respectarea confidențialității datelor, acuratețea datelor introduse în sistem, profesionalismul în interacțiune, respectarea procedurilor de recrutare, claritatea și concizia rapoartelor, eficiența programării interviurilor, calitatea feedback-ului oferit echipei de recrutare, respectarea termenelor limită, contribuția la îmbunătățirea procesului de recrutare, gestionarea eficientă a situațiilor neprevăzute, adaptabilitatea la cerințele specifice ale rolurilor, contribuția la imaginea pozitivă a companiei, profesionalismul în gestionarea platformelor de programare, respectarea standardelor de etică în recrutare.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea soluțiilor, flexibilitate în adaptarea la schimbări, atenție la detalii, rezolvarea problemelor, colaborare, comunicare eficientă, gestionarea timpului, orientare către rezultate, adaptabilitate la diverse roluri, profesionalism, gestionarea conflictelor, gândire critică, reziliență, empatie, organizare, planificare, proactivitate, gestionarea stresului, etică profesională, capacitate de învățare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, căști, microfon, software de programare interviuri, sistem ATS (Applicant Tracking System), platforme de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet), software de procesare a textului, scanner, imprimantă, telefon, sistem de ticketing, platforme de comunicare internă (Slack, Microsoft Teams)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.