FIȘĂ DE POST TEHNICIAN RESURSE UMANE
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:TEHNICIAN RESURSE UMANE
1.2. Cod C.O.R.:333311
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu managerii de departamente pentru identificarea nevoilor de personal, cu echipa de recrutare pentru gestionarea procesului de angajare, cu echipa financiar-contabilă pentru aspectele salariale și administrative, cu echipa IT pentru suport tehnic și securitatea datelor. Externe: Colaborează cu agenții de recrutare, furnizori de servicii de salarizare, consultanți în domeniul resurselor umane, instituții de învățământ pentru programe de internship și stagii de practică, autorități publice pentru aspecte legislative.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Tehnicianul Resurse Umane asigură suport administrativ și tehnic pentru departamentul dedicat gestionării personalului. Activitățile includ gestionarea documentelor angajaților, actualizarea bazelor de date cu informații despre personal, suport în procesul de recrutare (publicarea anunțurilor, sortarea CV-urilor), asistarea în administrarea drepturilor salariale, gestionarea evidenței concediilor și a absențelor, precum și asigurarea conformității cu legislația muncii. Poziția presupune o atenție deosebită la detalii, confidențialitate și o bună cunoaștere a procedurilor interne."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Gestionarea fluxului documentelor privind personalul, de la angajare până la încetarea contractului de muncă.
Introducerea și actualizarea datelor angajaților în sistemul informațional de resurse umane (SIRU).
Verificarea și completarea documentelor de evidență a timpului de muncă (pontaj).
Pregătirea documentelor necesare pentru plata salariilor, inclusiv statele de plată și adeverințele.
Gestionarea cererilor de concediu și a absențelor, conform politicii companiei și legislației în vigoare.
Asigurarea conformității cu prevederile Contractului Colectiv de Muncă (CCM).
Participarea la procesul de recrutare, prin publicarea anunțurilor de angajare și sortarea candidaturilor.
Gestionarea dosarelor de personal, asigurând confidențialitatea și accesul limitat la informații.
Asistență în administrarea schemelor de beneficii pentru angajați (asigurări de sănătate, tichete de masă, etc.).
Pregătirea rapoartelor periodice privind personalul (număr de angajați, fluctuație, vechime, etc.).
Verificarea și actualizarea datelor privind contractele individuale de muncă (modificări, prelungiri).
Asigurarea suportului administrativ pentru organizarea de training-uri și evenimente pentru angajați.
Gestionarea fluxului de corespondență cu angajații, inclusiv răspunsuri la întrebări privind drepturile și obligațiile.
Participarea la inventarierea și arhivarea documentelor de personal, respectând termenele legale.
Asistență în implementarea politicilor și procedurilor de resurse umane.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii medii de nivel superior, preferabil în domeniul economic, juridic sau administrativ.
Calificări profesionale de nivel 4 sau echivalent, obținute prin absolvirea unui curs de formare profesională acreditat în domeniul resurselor umane, contabilitate sau drept.
Cunoștințe solide de legislație a muncii, inclusiv Codul Muncii, HG-urile de aplicare și Contractul Colectiv de Muncă.
Cunoștințe de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor informaționale de resurse umane (SIRU) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de contabilitate – constituie un avantaj.
Abilități de comunicare scrisă și verbală, pentru a interacționa eficient cu angajații și cu alte departamente.
Abilități de organizare și planificare, pentru a gestiona eficient fluxul de informații și documente.
Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
Cunoștințe de limba engleză – constituie un avantaj.
5.2. Experiență Profesională:
Experiență minimă de 1 an în domeniul resurselor umane, preferabil în roluri administrative sau de suport.
Experiență în gestionarea documentelor de personal, inclusiv contracte individuale de muncă, state de plată și adeverințe.
Experiență în utilizarea sistemelor informaționale de resurse umane (SIRU) – constituie un avantaj.
Experiență în procesarea datelor privind personalul și generarea de rapoarte.
Experiență în comunicarea cu angajații și furnizarea de informații privind drepturile și obligațiile.
Experiență în respectarea confidențialității informațiilor privind personalul.
Experiență în procesarea datelor și a documentelor conform legislației în vigoare.
Experiență în gestionarea fluxurilor de lucru și respectarea termenelor limită.
Experiență în mediul office, cu utilizarea eficientă a pachetului Microsoft Office.
Experiență în gestionarea corespondenței și a documentelor – constituie un avantaj.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a Microsoft Excel (funcții, formule, tabele pivot).
Utilizarea eficientă a sistemelor informaționale de resurse umane (SIRU) – obligatoriu.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date – constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de e-recrutare – constituie un avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestiune a timpului și a sarcinilor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de scanare și arhivare electronică a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de generare a rapoartelor și a statisticilor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a fluxurilor de lucru.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate a informațiilor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de monitorizare a performanței sistemelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de configurare a rețelelor de calculatoare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de administrare a serverelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate a rețelelor de calculatoare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de virtualizare a sistemelor de operare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de cloud computing.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de programare – constituie un avantaj.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a asculta activ și de a interpreta informații.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale.
Capacitate de a lucra eficient în echipă.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilitatea de a organiza și prioritiza sarcinile.
Capacitate de a gestiona situații neprevăzute și de a lua decizii rapide.
Abilitatea de a fi flexibil și adaptabil la schimbări.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilitatea de a fi orientat către detalii și de a asigura acuratețea informațiilor.
Capacitate de a fi proactiv și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
Abilitatea de a fi responsabil și de a respecta confidențialitatea informațiilor.
Capacitate de a fi diplomat și de a reprezenta compania într-un mod pozitiv.
Abilitatea de a fi persuasiv și de a influența deciziile.
Capacitate de a fi creativ și de a găsi soluții inovatoare.
Abilitatea de a fi empatic și de a înțelege nevoile angajaților.
Capacitate de a motiva și inspira angajații.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv.
Capacitate de a gestiona starea emoțională în situații dificile.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente de personal procesate corect pe lună, timpul mediu de răspuns la solicitările angajaților, rata de eroare în procesarea datelor, numărul de reclamații din partea angajaților, numărul de traininguri organizate, gradul de satisfacție al angajaților cu serviciile departamentului, timpul de închidere a posturilor vacante, costul pe angajat pentru procesele de recrutare, rata de retenție a angajaților, numărul de procese de modificare a contractelor de muncă, numărul de audituri interne finalizate cu observații minime, numărul de politici și proceduri actualizate, timpul mediu de rezolvare a problemelor legate de legislația muncii, numărul de sesiuni de consiliere profesională oferite, numărul de angajați instruiți în conformitate cu cerințele legale, gradul de conformitate cu legislația muncii, numărul de evenimente de team-building organizate, costul pe eveniment de team-building, numărul de angajați implicați în programe de voluntariat, numărul de proiecte de îmbunătățire a proceselor HR implementate.6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea datelor introduse în SIRU, respectarea confidențialității informațiilor, gradul de conformitate cu legislația muncii, calitatea documentelor de personal generate, eficiența comunicării cu angajații, profesionalismul în interacțiunile cu angajatorii, respectarea termenelor limită pentru depunerea declarațiilor, calitatea serviciilor de consiliere oferite angajaților, gradul de satisfacție al managerilor cu serviciile departamentului HR, claritatea și concizia rapoartelor generate, gradul de implicare în proiecte de îmbunătățire a proceselor HR, capacitatea de a gestiona situații conflictuale, calitatea feedback-ului oferit angajaților, respectarea politicilor și procedurilor interne, profesionalismul în reprezentarea departamentului HR, gradul de inovare în soluțiile propuse, capacitatea de a anticipa și preveni problemele legate de resurse umane, calitatea colaborării cu alte departamente, gradul de adaptare la schimbările legislative și organizaționale.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de soluții, orientare către rezultate și atingerea obiectivelor, atenție sporită la detalii și acuratețe, capacitate de a lucra independent și în echipă, abilitatea de a gestiona prioritățile și termenele limită, flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, comunicare eficientă și profesională, rezolvarea proactivă a problemelor, respectarea confidențialității informațiilor, etică profesională, capacitatea de a învăța și de a se dezvolta continuu, gestionarea eficientă a timpului, abilitatea de a construi relații de încredere, asumarea responsabilității pentru acțiunile întreprinse, capacitatea de a influența și de a convinge, orientare către client (angajat/manager), gestionarea eficientă a stresului, perseverență în atingerea obiectivelor, abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv, capacitatea de a lucra sub presiune.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Computer, imprimantă, scanner, copiator, telefon, software de gestiune a resurselor umane (HRIS), software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), foi de calcul (Microsoft Excel sau echivalent), platformă de recrutare online (ATS), sistem de management al documentelor, sistem de videoconferință, software de prezentare (Microsoft PowerPoint sau echivalent), echipamente de arhivare (cutii, dosare, etichete), sistem de scanare a documentelor, echipamente de protecție a datelor (parole, criptare)..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.