FIȘĂ DE POST AGENT REPARTIZARE A FORTEI DE MUNCA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT REPARTIZARE A FORTEI DE MUNCA

1.2. Cod C.O.R.:333301

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu managerii de departamente pentru identificarea nevoilor de resurse, cu departamentul HR pentru gestionarea datelor angajaților, cu echipa de recrutare pentru alinierea profilurilor, cu departamentul financiar pentru aprobarea bugetelor și cu departamentul IT pentru suport tehnic. Externe: Colaborează cu agenții de recrutare (dacă este cazul), cu furnizori de servicii de externalizare a resurselor umane și cu consultanți specializați în managementul forței de muncă.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Agentul de repartizare a forței de muncă are rolul de a optimiza utilizarea resurselor umane din cadrul organizației. Activitatea principală constă în analiza cerințelor de personal, alocarea eficientă a angajaților către proiecte și sarcini, monitorizarea performanței și identificarea oportunităților de îmbunătățire a fluxului de lucru. Agentul colaborează cu șefii de departamente pentru a asigura o distribuție echilibrată a responsabilităților și pentru a răspunde prompt la fluctuațiile de activitate, contribuind la atingerea obiectivelor organizaționale și la menținerea unui climat de lucru armonios.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analiza fluxurilor de lucru și identificarea necesităților de personal pentru proiecte și sarcini.
Gestionarea cererilor de personal din diverse departamente.
Alocarea strategică a resurselor umane în funcție de competențe, disponibilitate și priorități.
Monitorizarea gradului de utilizare a forței de muncă și identificarea eventualelor supraîncărcări sau subutilizări.
Optimizarea programelor de lucru pentru a maximiza eficiența și a minimiza costurile.
Gestionarea concediilor, a absențelor și a altor situații care afectează disponibilitatea personalului.
Colaborarea cu departamentul de resurse umane pentru a asigura conformitatea cu legislația muncii și cu politicile interne.
Crearea și actualizarea bazelor de date cu informații despre personal (competențe, disponibilitate, performanță).
Generarea de rapoarte periodice privind utilizarea forței de muncă, indicatori de performanță și tendințe.
Participarea la procesul de recrutare și selecție a personalului, oferind informații despre cerințele posturilor.
Identificarea oportunităților de dezvoltare a competențelor personalului și de îmbunătățire a productivității.
Gestionarea situațiilor de urgență și a fluctuațiilor de activitate, asigurând acoperirea necesarului de personal.
Implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță cheie (KPI) pentru departamente și angajați.
Participarea la elaborarea planurilor de acțiune pentru optimizarea utilizării resurselor umane.
Asigurarea comunicării eficiente între departamente cu privire la aspectele legate de forța de muncă.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în domeniul managementului resurselor umane, științe economice, sociologie sau un domeniu conex.
Calificări profesionale de nivel mediu/superior în managementul operațiunilor sau managementul proiectelor (constituie un avantaj).
Cunoștințe solide de legislație a muncii și a protecției sociale.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetelor Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al resurselor umane (HRIS) și a instrumentelor de raportare.
Certificări profesionale în managementul resurselor umane (de exemplu, SHRM, HRCI) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de statistica și analiza datelor, pentru interpretarea indicatorilor de performanță.
Cunoștințe de programare (SQL, Python) – constituie un avantaj, pentru automatizarea proceselor.
Abilități de comunicare și negociere, pentru a facilita colaborarea între departamente.
Abilități de planificare și organizare, pentru a prioritiza sarcinile și a respecta termenele limită.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor, în situații complexe.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel avansat) – constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în domeniul resurselor umane, cu focus pe planificarea și alocarea forței de muncă.
Experiență în gestionarea programelor de lucru și optimizarea fluxurilor de lucru.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al resurselor umane (HRIS) și a instrumentelor de raportare.
Experiență în analiza datelor și generarea de rapoarte privind utilizarea forței de muncă.
Experiență în colaborarea cu departamentele operaționale pentru a identifica nevoile de personal și a aloca resurse.
Experiență în gestionarea concediilor, a absențelor și a altor situații care afectează disponibilitatea personalului.
Experiență în interpretarea și aplicarea legislației muncii și a politicii interne a organizației.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și a fluctuațiilor de activitate, asigurând acoperirea necesarului de personal.
Experiență în implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță cheie (KPI) pentru departamente și angajați.
Experiență în utilizarea tehnicilor de prognoză a forței de muncă și a planificării scenariilor.
Experiență în facilitarea procesului de recrutare și selecție, oferind informații despre cerințele posturilor.
Experiență în analiza costurilor legate de forța de muncă și identificarea oportunităților de optimizare.
Experiență în gestionarea proiectelor de îmbunătățire a proceselor de alocare a forței de muncă.
Experiență în utilizarea instrumentelor de vizualizare a datelor (de exemplu, Tableau, Power BI) – constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a sistemelor de management al resurselor umane (HRIS) - preferabil SAP SuccessFactors, Workday sau Oracle HCM.
Cunoștințe solide de utilizare a programelor de analiză statistică (de exemplu, SPSS, R) – constituie un avantaj.
Utilizarea instrumentelor de vizualizare a datelor (Tableau, Power BI) pentru generarea de rapoarte și dashboard-uri.
Utilizarea eficientă a programelor de gestionare a proiectelor (Microsoft Project, Jira) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de programare SQL pentru interogarea bazelor de date – constituie un avantaj.
Utilizarea platformelor de recrutare online (ATS) – preferabil Taleo, Greenhouse sau Lever.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și analiză a datelor (Business Objects, Cognos) – constituie un avantaj.
Utilizarea instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (SharePoint, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizarea instrumentelor de gestionare a volumului de muncă (Workload Management).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii (ERP).
Utilizarea eficientă a platformelor de comunicare internă (Slack, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a documentelor (SharePoint, Alfresco).
Utilizarea eficientă a sistemelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței (Performance Monitoring).
Utilizarea sistemelor de gestionare a cunoștințelor (Knowledge Management).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a analiza și interpreta date complexe privind forța de muncă.
Capacitatea de a lua decizii fundamentate, bazate pe informații precise și relevante.
Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitatea de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.
Abilitatea de a prioritiza sarcini și de a gestiona timpul eficient.
Orientare către rezultate și atenție la detalii.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către client și capacitatea de a construi relații de încredere.
Empatie și capacitatea de a înțelege perspectivele altora.
Abilități de leadership și capacitatea de a motiva echipele.
Gestionarea eficientă a conflictelor și abilitatea de a găsi compromisuri.
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Gândire strategică și capacitatea de a anticipa nevoile viitoare.
Abilități de prezentare și capacitatea de a influența deciziile.
Integritate și etică profesională.
Curiozitate și dorință de a învăța continuu.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Capacitatea de a lucra cu diverse categorii de persoane.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de cereri de repartizare procesate pe zi, rata de acuratețe a repartizărilor, timpul mediu de procesare a unei cereri, gradul de satisfacție al utilizatorilor (angajați, manageri), rata de conformitate cu politicile interne și reglementările legale, numărul de reclamații sau contestații legate de repartizări, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de posturi ocupate în termenul stabilit, rata de utilizare a resurselor umane, numărul de proiecte de optimizare a proceselor de repartizare implementate, costul mediu per angajat repartizat, numărul de erori de date identificate și corectate, rata de retenție a angajaților repartizați, numărul de angajați repartizați în roluri adecvate abilităților lor, gradul de utilizare a sistemelor de management al forței de muncă, numărul de angajați repartizați în conformitate cu planurile de succesiune, numărul de angajații repartizați în funcții de conducere, numărul de angajații cu performanțe ridicate repartizați în roluri adecvate, numărul de angajații cu performanțe sub așteptări realocați cu succes.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea procesului de alocare a resurselor umane, respectarea politicilor de diversitate și incluziune, conformitatea cu cerințele legale și de reglementare, eficiența comunicării cu părțile interesate, calitatea documentației și a rapoartelor generate, gradul de optimizare a proceselor de repartizare, flexibilitatea și adaptabilitatea la schimbările din mediul de lucru, gradul de inovare în abordările de alocare a resurselor, capacitatea de a identifica și rezolva problemele legate de alocarea resurselor, nivelul de satisfacție al angajaților cu procesul de repartizare, respectarea confidențialității datelor angajaților, calitatea colaborării cu departamentele HR și management, gradul de aliniere a repartizărilor cu obiectivele strategice ale organizației, eficacitatea în gestionarea situațiilor de urgență legate de resurse umane, calitatea evaluării competențelor și a potrivirii rolurilor, nivelul de profesionalism și etică în desfășurarea activității, gradul de îmbunătățire a experienței angajaților prin procesul de repartizare, capacitatea de a oferi consultanță și suport departamentelor de management în procesul de planificare a resurselor umane.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de optimizare a proceselor, capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, atenție sporită la detalii și acuratețe, flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, comunicare clară și concisă, orientare către client și capacitatea de a construi relații de încredere, rezolvarea eficientă a problemelor, gândire analitică și capacitatea de a lua decizii fundamentate, colaborare constructivă în echipă, gestionarea eficientă a conflictelor, abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, respectarea confidențialității informațiilor, adaptabilitate la noile tehnologii și sisteme de management al resurselor umane, proactivitate în identificarea și raportarea erorilor sau a potențialelor îmbunătățiri, asumarea responsabilității pentru rezultatele muncii, perseverență în depășirea obstacolelor, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi situații, inițierea de soluții creative pentru a optimiza procesul de repartizare, demonstrarea unei atitudini pozitive și constructive, capacitatea de a lucra independent și de a lua inițiative.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, monitor, tastatură, mouse, imprimantă, scaner, telefon fix, telefon mobil, sistem de management al resurselor umane (HRIS), software de procesare a datelor, aplicații de comunicare internă (e-mail, chat), software de planificare a resurselor umane, sistem de gestionare a documentelor, aplicații de raportare, platformă de videoconferință, sistem de autentificare și acces securizat, echipamente de arhivare fizică (dacă este cazul), software de criptare a datelor, sistem de backup și recuperare a datelor, echipamente de protecție a vederii, suporturi de stocare externă (hard disk, stick USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.