FIȘĂ DE POST ORGANIZATOR EVENIMENTE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ORGANIZATOR EVENIMENTE

1.2. Cod C.O.R.:333201

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de marketing, vânzări, financiar, tehnic, relații publice și management pentru alinierea strategiei și execuției evenimentelor. Coordonează cu echipa de producție și logistică pentru implementarea planurilor. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii (catering, securitate, transport), agenții de PR, sponsori, locații de evenimente, speakeri, artiști, parteneri media și asistenți personali pentru a asigura succesul evenimentului.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Organizația caută un Organizator de Evenimente responsabil cu planificarea, coordonarea și implementarea diverselor manifestări culturale, științifice sau de divertisment. Persoana selectată va gestiona bugetul, va stabili relații cu furnizori și parteneri, va asigura logistica, va monitoriza derularea evenimentelor și va evalua rezultatele. Se așteaptă abilități excelente de comunicare, organizare, negociere și o capacitate dovedită de a lucra în echipă și sub presiune, pentru a asigura succesul și impactul evenimentelor organizate.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Elaborarea conceptului general al evenimentului, în concordanță cu strategia organizației.
Definirea obiectivelor SMART ale evenimentului, cuantificabile și relevante.
Identificarea și evaluarea locațiilor potrivite, ținând cont de capacitate, infrastructură și accesibilitate.
Gestionarea bugetului alocat, monitorizarea cheltuielilor și optimizarea resurselor financiare.
Negocierea contractelor cu furnizori (catering, tehnică de sunet și lumini, securitate, etc.).
Coordonarea echipei de producție (tehnicieni, personal de suport, voluntari).
Crearea și implementarea planului de promovare și comunicare a evenimentului.
Gestionarea înregistrărilor și a fluxului de participanți.
Asigurarea respectării normelor de siguranță și securitate în timpul evenimentului.
Coordonarea aspectelor legate de scenariu, program și logistică artistică.
Monitorizarea și evaluarea impactului evenimentului, generarea de rapoarte.
Gestionarea relațiilor cu parteneri și sponsori.
Planificarea și coordonarea aspectelor legate de catering și hospitality.
Gestionarea fluxului informațional către participanți și către echipa de lucru.
Soluționarea promptă a problemelor apărute în timpul desfășurării evenimentului.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii superioare în domeniul managementului cultural, marketing, publicitate, relații publice sau domenii conexe.
Absolvirea unor cursuri de specializare în managementul evenimentelor, organizare de conferințe, marketing cultural sau management de proiect reprezintă un avantaj.
Certificări în domeniul organizării de evenimente (ex: Certified Meeting Professional - CMP) pot constitui un atuu.
Cunoștințe solide de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de ticketing și gestionare a înscrierilor online.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de design grafic (ex: Adobe Photoshop, Illustrator) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de limbi străine (engleza – obligatoriu, alte limbi – un avantaj).
Experiență relevantă în organizarea de evenimente (minimum 1-2 ani) este de preferință.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență în planificarea și coordonarea evenimentelor de diverse dimensiuni și complexitate (conferințe, seminarii, expoziții, concerte, festivaluri, etc.).
Experiență în gestionarea bugetelor de eveniment, inclusiv estimare, monitorizare și controlul cheltuielilor.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizori de servicii (catering, tehnică, securitate, transport, cazare, etc.).
Experiență în coordonarea echipelor de producție, voluntari și personal de suport.
Experiență în elaborarea și implementarea strategiilor de promovare și comunicare a evenimentelor, utilizând diverse canale media (online, offline).
Experiență în gestionarea relațiilor cu parteneri, sponsori și media.
Experiență în utilizarea platformelor de ticketing și gestionare a înscrierilor online.
Experiență în evaluarea impactului evenimentelor și generarea de rapoarte.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și rezolvarea problemelor neprevăzute în timpul evenimentelor.
Experiență în utilizarea software-urilor specifice managementului evenimentelor (ex: Cvent, Eventbrite) reprezintă un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a platformelor de ticketing online (Eventbrite, iBilet, etc.).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de design grafic (Adobe Photoshop, Illustrator) – nivel mediu.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de social media (Facebook, Instagram, LinkedIn) pentru promovare.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de editare video (ex: Adobe Premiere, Final Cut Pro) – nivel de bază.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de analiză a datelor (Google Analytics).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: Trello, Asana).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de email marketing (Mailchimp, Constant Contact).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a conținutului (CMS) – nivel de bază (ex: WordPress).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a prezenței și controlului accesului.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de sonorizare și iluminare (nivel de bază).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de înregistrare audio și video (nivel de bază).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de telefoanie IP.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de streaming live (YouTube Live, Facebook Live).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a sondajelor online (SurveyMonkey, Google Forms).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft 365).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de hărți și navigare GPS.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de traducere automată.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de negociere și persuasiune.
Abilitatea de a lucra eficient sub presiune și în respectarea termenelor limită.
Capacitate de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor în situații neprevăzute.
Abilități de leadership și coordonare a echipelor.
Orientare către rezultate și atingerea obiectivelor stabilite.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a gestiona multiple sarcini simultan și de a prioritiza activitățile.
Abilități de lucru în echipă și colaborare.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date și informații.
Creativitate și inovație în găsirea de soluții.
Atitudine proactivă și orientare către îmbunătățire continuă.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile clienților și partenerilor.
Abilități de prezentare și de a captarea atenției publicului.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilități de planificare și organizare.
Atitudine pozitivă și entuziasm.
Responsabilitate și seriozitate.
Disponibilitate de a lucra în afara programului și în weekend.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de evenimente organizate, gradul de satisfacție al participanților, numărul de sponsori atrași, venitul generat per eveniment, costul per participant, numărul de înscrieri/participanți, rata de retenție a participanților, numărul de lead-uri generate, numărul de parteneriate stabilite, numărul de acoperiri media obținute, numărul de postări pe rețelele sociale, rata de engagement pe rețelele sociale, numărul de vizitatori pe website, numărul de download-uri materiale promoționale, numărul de recenzii pozitive, costul total al evenimentelor organizate, respectarea bugetului alocat, respectarea termenelor limită, numărul de reclamații/probleme raportate, numărul de evenimente organizate cu succes în condiții de siguranță.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea planificării și a execuției evenimentelor, gradul de aliniere cu strategia companiei, eficiența comunicării cu stakeholderii, profesionalismul relațiilor cu furnizorii, creativitatea și originalitatea conceptelor de evenimente, gradul de inovare în abordarea logisticii, acuratețea gestionării bugetului, eficiența în rezolvarea problemelor neprevăzute, calitatea materialelor promoționale, gradul de satisfacție al echipei, respectarea standardelor de siguranță, eficiența în gestionarea feedback-ului, gradul de aliniere cu obiectivele de marketing, calitatea prezentării evenimentului, eficiența în gestionarea riscurilor, gradul de impact asupra imaginii companiei, profesionalismul în gestionarea relațiilor cu presa, coerența mesajului transmis, respectarea termenelor limită, gradul de implicare a sponsorilor, eficiența în maximizarea ROI-ului.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare spre detalii, adaptabilitate, reziliență, capacitate de a lucra sub presiune, flexibilitate, gândire strategică, abilități de negociere, comunicare eficientă, colaborare, leadership, rezolvarea problemelor, gestionarea timpului, organizare, planificare, luare a deciziilor, creativitate, empatie, etică profesională, gestionarea conflictelor, gestionarea schimbărilor, capacitate de învățare, gestionarea riscurilor, orientare către rezultate, gestionarea priorităților, abilități de prezentare, atenție sporită la siguranță, capacitate de a lucra independent, capacitate de a gestiona feedback negativ, perseverență, abilități de networking.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, laptop, smartphone, tabletă, imprimantă, scaner, copiator, microfon, boxe, proiector, ecran de proiectie, sistem de sunet, software de management al evenimentelor, software de contabilitate, software de editare video, software de editare foto, software de prezentare, software de videoconferință, conexiune la internet, cabluri și adaptoare, UPS (sursă de alimentare neîntreruptibilă), echipamente de iluminat, echipamente de înregistrare video, echipamente de sonorizare, generatoare, sisteme de ventilație, echipamente de protecție personală (pentru anumite evenimente), truse de prim ajutor, materiale de birotică, agende, calendare..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.