FIȘĂ DE POST AGENT MARITIM

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT MARITIM

1.2. Cod C.O.R.:333107

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șeful direct, cu departamentul financiar-contabil, cu departamentul tehnic (ingineri navali, ofițeri de siguranță), cu departamentul comercial, cu departamentul de resurse umane, cu personalul portuar (operatori macarale, magazioneri, șoferi), cu agenții de expediții terestre, cu ofițerul de siguranță al companiei.
Externe: Colaborează cu reprezentanții navelor (căpitani, ofițeri), cu autoritățile portuare (direcția portului, poliția portuară, vamă, controlul mediului), cu agențiile de clasificare a navelor, cu companiile de asigurări maritime, cu furnizorii de servicii portuare (remorcheri, pilotaj, alimentare cu energie), cu reprezentanții asociațiilor de armatori, cu alte agenții maritime, cu reprezentanții administrațiilor publice locale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Agentul maritim reprezintă căpitanul navei într-un port, acționând ca legătură între acesta și autoritățile portuare, agenții vamali, furnizorii de servicii și alte părți interesate. Scopul principal este facilitarea operării eficiente și sigură a navei, asigurând respectarea reglementărilor locale și internaționale. Agentul maritim se ocupă de formalități administrative, aranjamente de acostare, procurarea proviziilor, plata taxelor portuare și oferă asistență în diverse situații, contribuind la buna desfășurare a operațiunilor maritime.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Coordonarea și gestionarea operațiunilor de acostare a navelor, inclusiv verificarea disponibilității docurilor și a echipamentelor necesare.
2. Comunicarea eficientă cu căpitanul navei, cu ofițerii de punte și cu alte persoane împuternicite de la bord, pentru a asigura o bună înțelegere a cerințelor și a situației actuale.
3. Asigurarea respectării reglementărilor portuare, vamale și alte reglementări aplicabile operațiunilor navale.
4. Organizarea și supravegherea operațiunilor de încărcare/descărcare a mărfurilor, conform instrucțiunilor primite.
5. Gestionarea documentelor de transport maritim (BL, manifest, avize de expediție) și asigurarea transmiterii acestora către părțile interesate.
6. Verificarea și plata taxelor portuare, a serviciilor de remorcare și a altor costuri aferente stației de navă.
7. Coordonarea cu furnizorii de servicii (reparații, alimentare cu provizii, decontaminare) și asigurarea calității acestora.
8. Supravegherea tranzacțiilor financiare legate de stația de navă și pregătirea rapoartelor de cheltuieli.
9. Reprezentarea agentului maritim în relația cu autoritățile portuare și alte instituții publice.
10. Asigurarea informațiilor actualizate privind condițiile meteorologice, starea docurilor și alte aspecte relevante pentru navigație.
11. Gestionarea situațiilor de urgență care pot apărea în timpul stației navei, conform procedurilor stabilite.
12. Verificarea conformității mărfurilor încărcate/descărcate cu documentele de transport și cu reglementările în vigoare.
13. Asigurarea respectării normelor de sănătate și siguranță în timpul operațiunilor portuare.
14. Coordonarea cu agenții de șederi pentru personalul de la bord, în vederea obținerii autorizațiilor necesare.
15. Pregătirea de rapoarte detaliate privind activitatea desfășurată în timpul stației navei, pentru informarea agentului maritim.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii superioare (licență) în domeniul transporturi maritime, comerț internațional, economie sau profil similar.
2. Certificat de agent maritim, eliberat de o autoritate competentă (dacă este cerut de legislația locală).
3. Cunoștințe solide de legislație maritimă internațională și națională (SOLAS, MARPOL, STCW, etc.).
4. Cunoștințe aprofundate de proceduri vamale și taxe portuare.
5. Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi avantajoase).
6. Cunoștințe de operare a calculatorului (MS Office, sisteme informatice specifice domeniului).
7. Cunoștințe de contabilitate și finanțe (pentru gestionarea cheltuielilor).
8. Cunoștințe de termeni specifici domeniului maritim (BL, manifest, aviz de expediție, etc.).
9. Certificat de formare în domeniul securității maritime (ISPS Code) – dacă este cerut de legislație.
10. Cursuri de specializare în domeniul comerțului internațional și a logisticii (avantaj).
11. Cunoștințe de utilizare a sistemelor EDI (Electronic Data Interchange) – dacă sunt utilizate în activitatea portuară.
12. Certificat de competențe profesionale în domeniul transportului maritim – dacă este disponibil și relevant pentru poziție.

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență minimă de 2 ani în domeniul transporturilor maritime, preferabil în poziții similare (asistent agent maritim, coordonator operațiuni portuare).
2. Experiență în gestionarea documentelor de transport maritim (BL, manifest, avize de expediție) și în procesarea acestora.
3. Experiență în comunicarea cu căpitanii navelor, ofițerii de punte și cu alte persoane împuternicite de la bord.
4. Experiență în coordonarea cu furnizorii de servicii portuare (remorcare, alimentare, reparații).
5. Experiență în gestionarea situațiilor de urgență care pot apărea în timpul stației navei.
6. Experiență în verificarea și plata taxelor portuare și a altor costuri aferente stației de navă.
7. Experiență în lucrul cu autoritățile portuare și vamale.
8. Experiență în utilizarea sistemelor informatice specifice domeniului transporturilor maritime (EDI, sisteme de management portuar).
9. Experiență în negocierea contractelor cu furnizorii de servicii portuare.
10. Experiență în gestionarea relațiilor cu clienții (agenții de transport maritim, companii de expediții).
11. Experiență în raportarea activității către superiori și în furnizarea de informații relevante.
12. Experiență în respectarea procedurilor și a reglementărilor interne și externe.
13. Experiență în rezolvarea problemelor și în luarea deciziilor în situații de urgență.
14. Experiență în lucrul în echipă și în colaborare cu alte departamente.
15. Experiență în adaptarea la schimbări și în gestionarea stresului.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Operare fluentă a pachetului MS Office (Word, Excel, Outlook).
2. Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de procesare a textelor și a foilor de calcul.
3. Utilizarea eficientă a sistemelor EDI (Electronic Data Interchange) pentru schimbul de date cu partenerii.
4. Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management portuar (Port Management Systems - PMS).
5. Utilizarea programelor de urmărire a transporturilor maritime (Tracking & Tracing).
6. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de comunicare prin satelit (Inmarsat, VSAT) – dacă este relevant pentru port.
7. Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (SharePoint, Google Workspace).
8. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor (Document Management Systems - DMS).
9. Utilizarea programelor de contabilitate și de facturare – dacă este implicat în gestionarea financiară.
10. Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (SQL) – dacă este necesară interogarea datelor.
11. Utilizarea sistemelor de raportare și de analiză a datelor (Business Intelligence - BI).
12. Cunoștințe de utilizare a programelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).
13. Utilizarea eficientă a aplicațiilor mobile pentru comunicare și gestionarea sarcinilor.
14. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică (antivirus, firewall).
15. Utilizarea programelor de criptare a datelor pentru protejarea informațiilor confidențiale.
16. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și de recuperare a datelor.
17. Utilizarea programelor de editare a imaginilor și a documentelor PDF.
18. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a performanței echipamentelor portuare.
19. Utilizarea platformelor de e-mail marketing – dacă este implicat în promovarea serviciilor.
20. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (Project Management Systems).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă, în limba română și engleză.
2. Abilități excelente de negociere și de persuasiune.
3. Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide.
4. Orientare către client și abilitatea de a construi relații pe termen lung.
5. Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse.
6. Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme complexe.
7. Abilitatea de a lucra eficient în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
8. Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări și la situații neprevăzute.
9. Organizare și planificare eficientă a activităților zilnice.
10. Atenție sporită la detalii și acuratețe în execuție.
11. Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
12. Abilități de leadership și de motivare a echipei.
13. Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
14. Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri.
15. Abilitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilități.
16. Empatie și capacitate de a înțelege nevoile și așteptările clienților.
17. Abilități de networking și de construire a unei rețele profesionale solide.
18. Etică profesională și respectarea confidențialității informațiilor.
19. Reziliență și capacitate de a depăși obstacolele.
20. Abilități de prezentare și de comunicare în fața unui public.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de nave gestionate lunar, Volum total de marfă manipulat (tone), Număr de clienți activi, Grad de satisfacție al clienților (scor), Timp mediu de răspuns la solicitări, Număr de dispute rezolvate cu succes, Profitabilitatea operațiunilor gestionate, Reducerea costurilor operaționale, Număr de contracte negociate și încheiate, Timp mediu de procesare a documentelor, Număr de întârzieri de nave minimizate, Volum de informații gestionate corect, Număr de inspecții portuare efectuate conform procedurilor, Respectarea termenelor de plată, Număr de oferte comerciale generate, Rata de conversie a ofertelor, Număr de reclamații primite și rezolvate, Rata de reținere a clienților, Eficiența utilizării resurselor portuare, Număr de erori de documentare.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de securitate portuară, Calitatea comunicării cu agențiile guvernamentale, Acuratețea informațiilor furnizate navelor, Respectarea termenelor de răspuns la solicitări, Nivelul de profesionalism în interacțiunea cu clienții, Capacitatea de a gestiona situații de urgență, Respectarea confidențialității informațiilor, Eficiența colaborării cu alte departamente, Capacitatea de a anticipa problemele și de a propune soluții, Nivelul de cunoaștere a reglementărilor maritime, Calitatea documentației întocmite, Respectarea legislației muncii, Nivelul de implicare în îmbunătățirea proceselor, Capacitatea de a menține relații pozitive cu partenerii, Respectarea eticii profesionale, Calitatea prezentărilor și rapoartelor întocmite, Abilitatea de a negocia în condiții avantajoase, Capacitatea de a identifica oportunități de afaceri, Nivelul de adaptabilitate la schimbări, Respectarea politicilor interne. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de afaceri, Orientare către rezultate și depășirea targeturilor, Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări și situații neprevăzute, Proactivitate în anticiparea problemelor și propunerea de soluții, Abilitatea de a lucra eficient în echipă și de a colabora cu diverse departamente, Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide, Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris, Capacitatea de a lua decizii informate și responsabile, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri, Orientare către client și depășirea așteptărilor acestuia, Abilitatea de a motiva și inspira echipa, Capacitatea de a gestiona situații de criză cu calm și eficiență, Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, Capacitatea de a gestiona situații dificile cu diplomație și tact, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, Abilitatea de a demonstra integritate și etică profesională, Abilitatea de a iniția și de a implementa îmbunătățiri ale proceselor. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop sau laptop, Telefon mobil cu acces la date, Terminal de comunicații VHF, Software de gestionare a operațiunilor maritime, Sistem de navigație GPS, Imprimantă multifuncțională, Scanner de documente, Aparat de fax, Software de procesare a textului, Software de creare a prezentărilor, Software de gestionare a bazei de date, Software de comunicare prin e-mail, Software de videoconferință, Software de management al documentelor, Sistem de stocare extern (hard disk sau cloud), Căști cu microfon, Dispozitiv de scanare a codurilor de bare (opțional), Tableta grafică (opțional), Instrumente de măsurare a distanțelor (laser sau ruletă)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.