FIȘĂ DE POST AGENT TRANZIT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT TRANZIT

1.2. Cod C.O.R.:333106

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu dispeceri, agenți vamali, colegi din departamentul financiar, personalul de vânzări și managementul companiei pentru coordonarea transporturilor și rezolvarea problemelor. Externe: Colaborează cu transportatori, clienți, autorități vamale, agenții de inspecție tehnică, furnizori de servicii logistice și parteneri bancari pentru facilitarea fluxului de mărfuri și respectarea reglementărilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Agentul de tranzit este responsabil pentru coordonarea și monitorizarea fluxului de mărfuri, asigurând respectarea procedurilor vamale și a reglementărilor de transport. Sarcinile includ gestionarea documentelor de expediție, comunicarea cu autoritățile vamale și cu transportatorii, rezolvarea problemelor întâmpinate în timpul tranzitului și asigurarea respectării termenelor de livrare. Agentul de tranzit trebuie să dețină cunoștințe solide în domeniul legislației vamale și de transport, precum și abilități de comunicare și rezolvare a problemelor, contribuind la buna desfășurare a operațiunilor de transport internațional.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea atribuțiilor principale pentru postul AGENT TRANZIT (COR 333106): * Pregătirea și verificarea documentelor necesare pentru formalitățile vamale (declarații vamale, avize de expediție, certificate de origine, facturi proformă, etc.).
* Introducerea datelor în sistemul informațional al autorității vamale, respectând termenele legale.
* Monitorizarea stării formalităților vamale și a fluxului de mărfuri, utilizând sistemele de urmărire.
* Comunicarea cu autoritățile vamale, transportatorii și clienți pentru clarificarea problemelor și rezolvarea întârzierilor.
* Gestionarea documentelor de transport (CMR, TIR, etc.) și asigurarea corectitudinii datelor.
* Verificarea conformității mărfurilor cu prevederile legale și cu documentele însoțitoare.
* Asigurarea respectării procedurilor de siguranță și securitate în timpul tranzitului.
* Pregătirea și transmiterea rapoartelor privind starea transporturilor către clienți și superiori.
* Gestionarea situațiilor de urgență (confiscări, întârzieri majore, probleme de siguranță).
* Actualizarea constantă a cunoștințelor privind legislația vamală și procedurile de transport.
* Calcularea și verificarea taxelor vamale, a impozitelor și a altor contribuții.
* Gestionarea reclamațiilor și a contestațiilor referitoare la formalitățile vamale.
* Colaborarea cu departamentul financiar pentru plata taxelor vamale și a altor contribuții.
* Asigurarea arhivării corecte și la timp a documentelor referitoare la transporturi.
* Optimizarea rutelor de transport și a costurilor aferente, în conformitate cu cerințele clienților.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

* Studii medii, preferabil liceu cu specializarea economică sau tehnică.
* Cursuri de specializare în domeniul transporturilor și logisticii, constituie un avantaj.
* Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul vamal, conform legislației în vigoare (dacă este necesar pentru anumite operațiuni).
* Cunoștințe solide de operare a unui program de calculator (MS Office, sisteme de management al transporturilor).
* Cunoștințe aprofundate privind legislația vamală și procedurile de transport internațional (TIR, CMR, Incoterms).
* Cunoașterea limbilor străine (engleză, germană, franceză), reprezintă un avantaj.
* Certificat de competență profesională în domeniul transporturilor, emis de o instituție acreditată (dacă este necesar conform legislației).
* Cunoștințe de contabilitate și fiscalitate, în contextul operațiunilor de transport.
* Atestat de securitate a informațiilor, dacă este necesar pentru accesul la anumite sisteme informatice.
* Certificat de formare pentru utilizarea echipamentelor de protecție a muncii, conform legislației în vigoare.

5.2. Experiență Profesională:

* Experiență minimă de 1 an în domeniul transporturilor și logisticii, constituie un avantaj.
* Experiență în gestionarea documentelor vamale (declarații vamale, avize de expediție, certificate de origine) – obligatoriu.
* Experiență în utilizarea sistemelor informatice specifice domeniului transporturilor (TMS, WMS) – reprezintă un avantaj.
* Experiență în comunicarea cu autoritățile vamale și cu transportatorii – obligatoriu.
* Experiență în rezolvarea problemelor întâlnite în timpul tranzitului (întârzieri, confiscare, probleme de siguranță) – reprezintă un avantaj.
* Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și în aplicarea procedurilor de siguranță – reprezintă un avantaj.
* Experiență în negocierea tarifelor de transport și în optimizarea costurilor – reprezintă un avantaj.
* Experiență în verificarea conformității mărfurilor cu prevederile legale – obligatoriu.
* Experiență în lucrul cu documente de transport internațional (CMR, TIR, Incoterms) – obligatoriu.
* Experiență în elaborarea de rapoarte privind starea transporturilor – reprezintă un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

* Operare fluentă a unui calculator (Windows, MacOS) – obligatoriu.
* Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) – obligatoriu.
* Utilizarea eficientă a sistemelor de management al transporturilor (TMS) – obligatoriu.
* Utilizarea sistemelor de management al depozitelor (WMS) – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de operare a programelor de contabilitate – reprezintă un avantaj.
* Utilizarea platformelor de comunicare online (e-mail, videoconferință) – obligatoriu.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de urmărire a transporturilor (GPS, telematics) – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de operare a scanerelor de coduri de bare – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a imprimantelor și copiatoarelor – obligatoriu.
* Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de etichetare – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de cântărire – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de manipulare a mărfurilor (stivuitoare, transpalete) – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a documentelor (PDF) – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a bazelor de date – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a programelor de creare a prezentărilor (PowerPoint) – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a programelor de videoconferință (Zoom, Skype, Teams) – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft 365) – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de management de proiect – reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA) – reprezintă un avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

* Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă – obligatoriu.
* Capacitate de a lucra eficient sub presiune și în respectarea termenelor limită – obligatoriu.
* Orientare către client și capacitate de a construi relații de încredere – obligatoriu.
* Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor – obligatoriu.
* Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă – obligatoriu.
* Abilități de negociere și persuasiune – reprezintă un avantaj.
* Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate – obligatoriu.
* Gândire analitică și atenție la detalii – obligatoriu.
* Organizare și planificare eficientă – obligatoriu.
* Proactivitate și inițiativă – reprezintă un avantaj.
* Abilități de leadership și motivare – reprezintă un avantaj.
* Capacitate de a gestiona conflicte – reprezintă un avantaj.
* Empatie și înțelegere a nevoilor clienților – obligatoriu.
* Abilități de a gestiona timpul eficient – obligatoriu.
* Capacitate de a prioritiza sarcinile – obligatoriu.
* Abilități de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii – obligatoriu.
* Curiozitate și dorință de a învăța lucruri noi – reprezintă un avantaj.
* Responsabilitate și seriozitate – obligatoriu.
* Integritate și etică profesională – obligatoriu.
* Abilități de a gestiona situații de urgență – reprezintă un avantaj.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de transporturi tranzitate, Număr de documente procesate corect, Timp mediu de procesare a documentelor, Nivel de satisfacție a clienților, Număr de întârzieri/probleme gestionate, Nivel de conformitate cu reglementările vamale, Costuri reduse prin optimizarea rutelor, Număr de reclamații/sesizări, Grad de utilizare a sistemelor informatice, Număr de transporturi realizate în termenul stabilit, Număr de transporturi cu deviații față de plan, Valoarea totală a transporturilor gestionate, Număr de oferte generate, Rata de conversie a ofertelor, Număr de clienți noi achiziționați, Valoarea medie a contractelor, Număr de audituri vamale depășite cu succes, Nivelul de respectare a termenelor de livrare, Rata de eroare în completarea documentelor vamale, Numărul de transporturi efectuate cu respectarea normelor de siguranță.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne, Calitatea comunicării cu clienții și partenerii, Nivelul de cunoaștere a reglementărilor vamale și a legislației în transport, Capacitatea de a gestiona situații de urgență și probleme neprevăzute, Eficiența în utilizarea sistemelor informatice și a aplicațiilor specifice, Gradul de acuratețe în completarea documentelor vamale și a altor formulare, Nivelul de colaborare cu echipa și cu alte departamente, Capacitatea de a oferi soluții inovatoare pentru optimizarea proceselor de transport, Respectarea confidențialității informațiilor, Abilitatea de a construi și menține relații de încredere cu clienții, Capacitatea de a se adapta la schimbările din legislație și din piață, Nivelul de profesionalism în interacțiunile cu clienții și partenerii, Abilitatea de a identifica și de a rezolva problemele legate de transport, Capacitatea de a oferi suport clienților în situații dificile, Nivelul de inițiativă în identificarea de îmbunătățiri ale proceselor, Respectarea termenelor de răspuns la solicitările clienților, Abilitatea de a gestiona eficient timpul și prioritățile, Nivelul de atenție la detalii și acuratețe, Capacitatea de a lucra sub presiune și în condiții de stres.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Adaptabilitate, Orientare către rezultate, Abilități de comunicare, Lucru în echipă, Rezolvarea problemelor, Gestionarea timpului, Atenție la detalii, Organizare, Profesionalism, Capacitate de negociere, Abilități de leadership, Gândire analitică, Flexibilitate, Capacitate de învățare, Gestionarea stresului, Abilități de persuasiune, Etică profesională, Orientare către client, Abilitatea de a lua decizii.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Telefon mobil, Scanner, Imprimantă, Software de management al transportului (TMS), Software de gestionare a documentelor, Aplicații de comunicare (e-mail, mesagerie instantanee), Sistem de localizare GPS, Dispozitiv de scanare a codurilor de bare, Software de contabilitate, Software de planificare a rutelor, Tableta, Echipament de protecție personală (EPP), Set de documente vamale, Aparat foto digital..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.