FIȘĂ DE POST AGENT CUMPARARI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT CUMPARARI

1.2. Cod C.O.R.:333104

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de producție, financiar, tehnic, logistică, vânzări și juridic pentru a asigura conformitatea și eficiența procesului de achiziție. Asigură fluxul informațional cu echipa de aprovizionare și cu conducerea pentru raportare și aprobări. Externe: Colaborează cu furnizori, potențiali furnizori, reprezentanți ai instituțiilor publice (în cazul licitațiilor), auditori și consultanți în domeniul achizițiilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Agentul Cumpărări este responsabil cu identificarea, evaluarea și achiziționarea de bunuri și servicii necesare desfășurării activității companiei. Rolul implică negocierea prețurilor, asigurarea respectării contractelor, monitorizarea stocurilor și menținerea relațiilor cu furnizorii. Agentul Cumpărări contribuie la optimizarea costurilor, la asigurarea calității produselor și serviciilor achiziționate și la respectarea politicilor interne de achiziții. Este esențială capacitatea de a lucra eficient, de a analiza oferte și de a lua decizii informate, contribuind la buna funcționare a întregului proces de aprovizionare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Identificarea și analiza nevoilor de achiziție, pe baza cererilor din departamente.
Elaborarea și lansarea de cereri de oferte (RFQ) către furnizori potențiali.
Evaluarea ofertelor primite, compararea prețurilor, a termenilor de livrare și a calității produselor/serviciilor.
Negocierea condițiilor contractuale cu furnizorii (preț, termene de plată, penalități, garanții).
Selectarea furnizorilor și emiterea comenzilor de cumpărare, respectând politica de achiziții a companiei.
Monitorizarea execuției comenzilor, urmărirea livrărilor și rezolvarea eventualelor probleme.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii, menținerea unei comunicări eficiente și rezolvarea conflictelor.
Verificarea facturilor primite de la furnizori, compararea cu comenzile de cumpărare și cu documentele de livrare.
Introducerea datelor în sistemul ERP, actualizarea informațiilor despre furnizori și produse.
Participarea la licitații și concursuri de oferte, conform procedurilor interne.
Gestionarea contractelor de furnizare, asigurarea respectării clauzelor și termenelor.
Analiza pieței de furnizori, identificarea de noi oportunități de reducere a costurilor.
Pregătirea de rapoarte privind performanța furnizorilor și a procesului de achiziții.
Participarea la audituri interne și externe privind achizițiile.
Gestionarea stocurilor minime și maxime, evitarea supra-stocării sau a lipsei de materiale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii superioare (economice, de comerț, administrative).
Calificare profesională în domeniul achizițiilor, logistică sau managementul lanțului de aprovizionare (constituie avantaj).
Cunoștințe solide de contabilitate și finanțe (constituie avantaj).
Certificare în domeniul achizițiilor (ex: Certified Purchasing Manager - CPM) (constituie avantaj).
Cunoștințe avansate de operare a unui sistem ERP (ex: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).
Cunoștințe de utilizare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe de limbi străine (engleză – obligatoriu, alte limbi – constituie avantaj).
Cunoștințe despre legislația privind achizițiile publice (dacă activitatea implică achiziții publice).
Cunoștințe despre tehnicile de negociere și managementul conflictelor.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în domeniul achizițiilor sau în activități conexe (logistica, aprovizionare).
Experiență în negocierea cu furnizorii și obținerea celor mai bune condiții contractuale.
Experiență în utilizarea unui sistem ERP pentru gestionarea comenzilor și a stocurilor.
Experiență în analiza de date și raportare privind performanța furnizorilor.
Experiență în gestionarea contractelor de furnizare și urmărirea respectării clauzelor.
Experiență în identificarea și evaluarea riscurilor legate de lanțul de aprovizionare.
Experiență în implementarea de procese de achiziții eficiente și optimizarea costurilor.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii și rezolvarea conflictelor.
Experiență în realizarea de studii de piață și identificarea de noi furnizori.
Experiență în gestionarea documentelor de achiziții și asigurarea conformității cu legislația.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe solide de operare a unui sistem ERP (ex: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de e-licitație și e-achiziții.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor.
Cunoștințe de operare a platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a documentelor electronice (EDMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al stocurilor (WMS).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a costurilor și a profitabilității.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de comunicare online (ex: Skype, Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al calității (ex: ISO 9001).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al mediului (ex: ISO 14001).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al sănătății și securității ocupaționale (ex: ISO 45001).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a riscurilor și a oportunităților.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de modelare a fluxurilor de lucru (workflow).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de simulare a scenariilor de aprovizionare.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de monitorizare a performanței furnizorilor (SRM).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud computing (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor de inteligență artificială (AI) și de machine learning (ML).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de negociere și persuasiune.
Orientare către rezultate și performanță.
Gândire analitică și capacitate de rezolvare a problemelor.
Abilități de planificare și organizare.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate.
Orientare către client și focus pe satisfacerea nevoilor acestuia.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Atitudine proactivă și inițiativă.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Abilități de networking și de construire a relațiilor profesionale.
Capacitate de a lua decizii în condiții de incertitudine.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele pieței.
Abilități de prezentare și de influențare.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Rezistență la stres și capacitate de a menține calmul în situații dificile.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de comenzi procesate corect, valoarea totală a achizițiilor realizate, numărul de furnizori evaluați, reducerea costurilor de achiziție (%), numărul de contracte negociate cu succes, numărul de întârzieri în livrare (%), gradul de satisfacție al departamentelor interne (scor), numărul de reclamații privind achizițiile, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de audituri de achiziții finalizate fără abateri, respectarea bugetului alocat achizițiilor (%), numărul de oferte comparate per comandă, numărul de furnizori noi calificați, valoarea contractelor încheiate cu furnizori strategici, reducerea timpului de procesare a comenzilor (%), numărul de comenzi plasate online, rata de conformitate cu politicile de achiziții, numărul de facturi procesate la timp.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de achiziție, calitatea documentației de achiziție, acuratețea datelor introduse în sistem, gradul de transparență al procesului de achiziție, respectarea termenelor de livrare, calitatea comunicării cu furnizorii, eficiența negocierilor, gradul de satisfacție al utilizatorilor interni, respectarea politicilor de conformitate, profesionalismul în interacțiunile cu părțile interesate, inițiativa în identificarea oportunităților de îmbunătățire, adaptabilitatea la schimbările legislative, capacitatea de a gestiona situații de criză, calitatea raportărilor de achiziție, respectarea confidențialității informațiilor, contribuția la optimizarea proceselor de achiziție, calitatea relațiilor cu furnizorii, respectarea eticii profesionale, capacitatea de a gestiona riscurile de achiziție.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea de noi furnizori, atenție la detalii în verificarea ofertelor, capacitate de a prioritiza sarcinile în funcție de urgență, abilitatea de a lucra independent și în echipă, perseverență în rezolvarea problemelor legate de achiziții, flexibilitate în adaptarea la schimbările din piață și reglementări, comunicare eficientă cu departamentele interne și furnizorii, orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, capacitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive, proactivitate în identificarea oportunităților de optimizare a proceselor de achiziție, respectarea confidențialității informațiilor, abilitatea de a analiza date și de a trage concluzii, capacitatea de a lua decizii în condiții de incertitudine, abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, orientare către satisfacerea nevoilor clienților interni, etică profesională și integritate, capacitatea de a gestiona stresul și de a menține calmul în situații dificile, abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scanner, telefon, fax, software de gestiune a achizițiilor, platformă de e-licitații, sistem ERP (Enterprise Resource Planning), software de procesare a facturilor, aplicații de comunicare online (e-mail, chat), sistem de arhivare electronică, echipamente de protecție personală (în funcție de specificul achizițiilor), smartphone, tabletă..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.