FIȘĂ DE POST RECEPTIONER CONTRACTARI-ACHIZITII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:RECEPTIONER CONTRACTARI-ACHIZITII

1.2. Cod C.O.R.:333102

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele juridice, financiare, de producție și vânzări pentru a asigura conformitatea contractelor și a fluxurilor de achiziții. Interacționează cu ofițerii de achiziții pentru verificarea documentelor și cu personalul administrativ pentru gestionarea arhivei. Externe: Colaborează cu furnizori, consultanți, auditori și alte entități contractante pentru a asigura respectarea termenilor contractuali și a procedurilor de achiziție.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

RECEPTIONER CONTRACTARI-ACHIZITII Postul de Receptioner Contractari-Achiziții presupune gestionarea eficientă a fluxului de documente aferente proceselor de contractare și achiziții. Responsabilitățile includ primirea, înregistrarea, distribuirea și arhivarea documentelor, asigurând respectarea procedurilor interne și termenele stabilite. De asemenea, postul implică suport administrativ pentru echipa de contractări-achiziții, gestionarea corespondenței și comunicarea cu părțile interesate. Se așteaptă o atenție deosebită la detalii, organizare și o bună cunoaștere a limbii române, atât scrisă, cât și vorbită.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Primirea, înregistrarea și distribuirea documentelor contractuale și de achiziție în sistemul de gestiune electronică a documentelor (GED).
Verificarea conformității documentelor primite cu cerințele legale și procedurale, inclusiv verificarea sigiliilor, semnăturilor și a informațiilor obligatorii.
Alocarea numerelor de înregistrare și actualizarea constantă a registrului documentelor.
Arhivarea fizică și electronică a documentelor, respectând politica de păstrare a evidențelor.
Gestionarea fluxurilor de lucru (workflow) pentru documentele aflate în procesare.
Monitorizarea termenelor de valabilitate ale contractelor și notificarea părților interesate.
Asigurarea circulației corecte a documentelor între departamente și cu terți (furnizori, clienți, autorități).
Pregătirea și scanarea documentelor pentru digitalizare.
Gestionarea corespondenței aferente proceselor de achiziții și contractări (e-mailuri, scrisori, faxuri).
Asigurarea confidențialității informațiilor sensibile conținute în documente.
Centralizarea și raportarea datelor privind volumul de documente procesate.
Participarea la inventarierea documentelor contractuale și de achiziție.
Actualizarea constantă a procedurilor interne de gestionare a documentelor.
Asistență pentru pregătirea dosarelor de achiziție publică/privată.
Gestionarea cererilor de informații privind stadiul documentelor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii (liceu) finalizate, preferabil studii postliceale în domeniul economic, juridic sau administrativ.
Cunoștințe de operare a calculatorului (MS Office – Word, Excel, Outlook) la un nivel minim de utilizator.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune electronică a documentelor (GED) – avantaj.
Cunoștințe de bază privind legislația achizițiilor publice/private – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de workflow – avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul achizițiilor publice – avantaj.
Cunoștințe de contabilitate – avantaj.
Cunoștințe de limba engleză – nivel minim de conversație – avantaj.
Atestat profesional în domeniul achizițiilor publice – avantaj.
Abilități de comunicare eficiente, atât scrise, cât și orale.
Capacitate de organizare și planificare a activităților.
Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Cunoștințe de bază privind terminologia specifică domeniului achizițiilor.
Abilități de utilizare a echipamentelor de birou (scaner, imprimantă, copiator).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în gestionarea documentelor, preferabil în mediul de achiziții publice/private.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune electronică a documentelor (GED) – avantaj.
Experiență în lucrul cu aplicații de workflow – avantaj.
Experiență în activități de arhivare și evidență a documentelor.
Experiență în activități de secretariat și suport administrativ – avantaj.
Experiență în lucrul cu termene limită și respectarea procedurilor – obligatoriu.
Experiență în activități de monitorizare a contractelor și notificări – avantaj.
Experiență în lucrul cu baze de date și aplicații de tip ERP – avantaj.
Experiență în activități de raportare și analiză a datelor – avantaj.
Experiență în interacțiunea cu furnizori și clienți – avantaj.
Experiență în activități de secretariat juridic – avantaj.
Experiență în activități de control al documentelor – avantaj.
Experiență în activități de scanare și digitalizare a documentelor – avantaj.
Experiență în activități de monitorizare a fluxurilor de lucru – avantaj.
Experiență în activități de gestionare a corespondenței – avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului (MS Windows, MS Office Suite – Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a aplicațiilor de procesare text (Word).
Cunoștințe avansate de utilizare a aplicațiilor de calcul tabelar (Excel) – funcții, formule, tabele pivot.
Utilizare eficientă a aplicațiilor de e-mail (Outlook).
Utilizarea sistemelor de gestiune electronică a documentelor (GED) – scanare, indexare, arhivare, căutare.
Utilizarea aplicațiilor de workflow pentru monitorizarea și urmărirea fluxurilor de lucru.
Cunoștințe de utilizare a scanerelor și echipamentelor de imprimare/copiere.
Utilizarea aplicațiilor de scanare OCR (Optical Character Recognition) pentru conversia documentelor scanate în format editabil – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de arhivare digitală – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de baze de date (ex: Access) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de tip ERP (Enterprise Resource Planning) – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de raportare și analiză a datelor – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de management al proiectelor – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de securitate a informațiilor (antivirus, firewall) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de backup și recuperare a datelor – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de criptare a datelor – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de virtualizare – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de monitorizare a performanței sistemului – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Orientare către detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Capacitatea de a se adapta rapid la schimbări și de a învăța lucruri noi.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Gândire analitică și capacitatea de a interpreta informații complexe.
Abilități de organizare și planificare.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Capacitatea de a gestiona situații de stres și de a menține calmul sub presiune.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilități de ascultare activă și empatie.
Capacitatea de a oferi suport și asistență colegilor.
Abilități de prezentare și comunicare publică.
Capacitatea de a lucra cu persoane din diverse culturi și background-uri.
Atitudine pozitivă și entuziasm.
Responsabilitate și seriozitate.
Flexibilitate și disponibilitate.
Etică profesională și discreție.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate corect pe săptămână, Timp mediu de procesare a unui document, Număr de erori/neconcordanțe identificate și corectate, Grad de respectare a termenelor limită, Nivel de satisfacție al clienților interni/externi, Număr de solicitări rezolvate în prima interacțiune, Procent de documente arhivate conform procedurilor, Număr de audituri interne/externe superate cu succes, Procent de respectare a procedurilor de securitate a informațiilor, Număr de contribuții la îmbunătățirea proceselor de lucru, Procent de documente clasificate corect, Număr de instruiri/workshop-uri participate, Procent de respectare a bugetului alocat, Număr de rapoarte generate la timp, Procent de acuratețe a datelor introduse, Număr de sugestii de îmbunătățire implementate, Procent de conformitate cu legislația în vigoare, Număr de proceduri actualizate, Procent de respectare a politicilor interne, Număr de feedback-uri pozitive primite.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor standard de lucru, Acuratețea datelor introduse, Claritatea și concizia documentelor generate, Respectarea confidențialității informațiilor, Eficiența fluxului de lucru, Calitatea interacțiunilor cu clienții interni/externi, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, Respectarea termenelor limită, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Abilitatea de a colabora eficient cu alte departamente, Capacitatea de a identifica și corecta erori, Respectarea politicilor interne, Capacitatea de a oferi suport colegilor, Respectarea cerințelor de securitate, Capacitatea de a învăța rapid, Abilitatea de a adapta procesele la schimbări, Capacitatea de a comunica eficient, Respectarea cerințelor de conformitate, Capacitatea de a gestiona volumul de lucru, Respectarea eticii profesionale.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către detalii, Inițiativă, Adaptabilitate, Rezistență la stres, Abilități de comunicare, Capacitate de organizare, Lucru în echipă, Gestionarea timpului, Abilități de rezolvare a problemelor, Responsabilitate, Proactivitate, Etică profesională, Capacitate de a învăța, Abilități de negociere, Capacitate de a construi relații, Abilitatea de a prioritiza, Abilitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a gestiona conflicte, Capacitatea de a oferi feedback.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Monitor, Tastatură, Mouse, Imprimantă, Scaner, Telefon, Fax, Software de procesare a documentelor, Software de gestionare a achizițiilor, Sistem de arhivare electronică, Software de comunicare internă, Aplicații de birou (Microsoft Office sau echivalent), Aplicații de securitate cibernetică, Aplicații de videoconferință, Scanner de coduri de bare, Aplicații de gestionare a fluxurilor de lucru, Sistem de management al documentelor (DMS)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.