FIȘĂ DE POST AGENT CONTRACTARI SI ACHIZITII (BROKER MARFURI)

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT CONTRACTARI SI ACHIZITII (BROKER MARFURI)

1.2. Cod C.O.R.:333101

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul financiar pentru gestionarea plăţilor, cu echipa de marketing pentru identificarea de noi clienţi, cu departamentul logistic pentru coordonarea transportului mărfurilor, cu directorul comercial pentru stabilirea strategiilor de vânzare. Externe: Colaborează cu furnizorii de mărfuri, cu transportatorii, cu clienții (companii industriale, comercianți), cu agenții vamale, cu consultanții fiscali și juridici.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Agentul de contractări și achiziții (broker de mărfuri) are rolul de a facilita tranzacțiile comerciale cu mărfuri, negociind prețuri și condiții avantajoase pentru clienți. Responsabilitățile includ identificarea furnizorilor, urmărirea pieței, redactarea și verificarea contractelor, gestionarea documentelor de transport și asigurare, precum și monitorizarea evoluției prețurilor. Agentul asigură conformitatea cu reglementările legale și interne, contribuind la optimizarea costurilor și la creșterea eficienței operaționale în cadrul lanțului de aprovizionare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Identificarea și evaluarea furnizorilor de mărfuri agricole, industriale sau energetice.
Negocierea termenilor contractuali, incluzând prețuri, cantități, condiții de livrare și plăți.
Elaborarea și verificarea contractelor de vânzare-cumpărare, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare.
Monitorizarea constantă a pieței de mărfuri, analizând tendințele și factorii de influență.
Gestionarea fluxurilor de informații referitoare la oferte, cereri și evoluția prețurilor.
Coordonarea activităților de transport și depozitare a mărfurilor, optimizând logistica.
Verificarea documentelor de transport (CMR, conosamente) și asigurare.
Gestionarea documentelor necesare pentru despădurire, inspecție tehnică și alte formalități vamale.
Asigurarea respectării specificațiilor tehnice și a standardelor de calitate ale mărfurilor.
Gestionarea litigiilor și rezolvarea problemelor apărute în procesul de tranzacționare.
Raportarea periodică a activității către superiorul direct, cu accent pe indicatorii de performanță.
Identificarea oportunităților de creștere a volumului de tranzacții și diversificarea portofoliului de clienți.
Monitorizarea riscurilor asociate tranzacțiilor și implementarea măsurilor de mitigare.
Gestionarea relației cu clienții și furnizorii, asigurând o comunicare eficientă și transparentă.
Actualizarea constantă a cunoștințelor privind legislația și reglementările din domeniul comerțului internațional.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de specialitate (economie, comerț internațional, științe agricole, inginerie industrială sau domenii similare).
Cunoștințe solide de contabilitate și finanțe.
Cunoștințe avansate despre piața de mărfuri (agricultură, energie, metale, etc.).
Certificări profesionale în domeniul comerțului internațional (de exemplu, Incoterms).
Cunoștințe aprofundate despre legislația comercială și vamală.
Cunoștințe de limbi străine (engleza obligatoriu, alte limbi avantajoase).
Abilități de negociere și comunicare eficiente.
Cunoștințe despre instrumente software specifice (ERP, CRM, platforme de trading).
Cunoștințe despre instrumente de analiză a pieței și prognoză.
Experiență în utilizarea instrumentelor de comunicare electronică (e-mail, videoconferință).
Cunoștințe despre standarde de calitate și certificări (ISO, HACCP).
Cunoștințe despre asigurări de mărfuri și transporturi.
Cunoștințe despre contracte internaționale și arbitraj comercial.
Atestate în domeniul logisticii și transporturilor.
Cursuri de specializare în domeniul comerțului electronic.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în domeniul comerțului internațional.
Experiență relevantă în tranzacționarea de mărfuri (agricultură, energie, metale, etc.).
Experiență în negocierea de contracte comerciale și în gestionarea relațiilor cu furnizorii.
Experiență în analiza pieței de mărfuri și în prognoza evoluției prețurilor.
Experiență în gestionarea documentelor necesare pentru import și export.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP și CRM.
Experiență în gestionarea litigiilor comerciale și în rezolvarea problemelor apărute în procesul de tranzacționare.
Experiență în coordonarea activităților de transport și depozitare a mărfurilor.
Experiență în gestionarea fluxurilor de informații referitoare la oferte, cereri și evoluția prețurilor.
Experiență în identificarea oportunităților de creștere a volumului de tranzacții și diversificarea portofoliului de clienți.
Experiență în raportarea activității către superiorul direct și în monitorizarea indicatorilor de performanță.
Experiență în utilizarea instrumentelor de comunicare electronică (e-mail, videoconferință).
Experiență în gestionarea riscurilor asociate tranzacțiilor comerciale.
Experiență în respectarea legislației comerciale și vamale.
Experiență în gestionarea documentelor de asigurare a mărfurilor.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Utilizare avansată a programelor de contabilitate (ex: SAP, Oracle).
Cunoștințe solide de operare a platformelor de trading online (Bloomberg, Refinitiv).
Utilizare eficientă a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Cunoștințe aprofundate de operare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management).
Utilizare avansată a programelor de analiză statistică (SPSS, R).
Cunoștințe de operare a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).
Utilizare eficientă a instrumentelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Trello, Asana).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a documentelor (SharePoint, Google Drive).
Utilizare avansată a programelor de procesare a datelor (SQL, Python).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a inventarului.
Utilizare eficientă a platformelor de comerț electronic (Magento, Shopify).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a transportului.
Utilizare avansată a instrumentelor de analiză a datelor din comerțul internațional.
Cunoștințe de operare a sistemelor de monitorizare a prețurilor mărfurilor.
Utilizare eficientă a programelor de creare a prezentărilor comerciale.
Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate a datelor.
Utilizare avansată a instrumentelor de criptare a datelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de backup a datelor.
Utilizare eficientă a instrumentelor de recuperare a datelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate dovedită de negociere și persuasiune.
Orientare către rezultate și performanță.
Gândire analitică și capacitate de a lua decizii în situații complexe.
Abilități de rezolvare a problemelor și gestionare a conflictelor.
Capacitate de a lucra sub presiune și respectarea termenelor limită.
Abilități de organizare și planificare eficientă a activităților.
Orientare către client și capacitate de a construi relații pe termen lung.
Abilități de lucru în echipă și colaborare cu diverse departamente.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordarea situațiilor neprevăzute.
Proactivitate și inițiativă în identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de leadership și capacitate de a motiva echipa.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele pieței.
Atitudine pozitivă și perseverență în atingerea obiectivelor.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile clienților.
Responsabilitate și etică profesională.
Abilități de gestionare a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiativă.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Volumul tranzacțiilor încheiate, marja medie pe tranzacție, numărul de clienți noi achiziționați, valoarea totală a contractelor negociate, procentul de retenție a clienților existenți, gradul de respectare a termenelor limită pentru livrare, numărul de litigii comerciale soluționate, costul total al achizițiilor, procentul de reducere a costurilor de transport, numărul de oferte generate, rata de conversie a ofertelor, valoarea medie a contractelor încheiate, numărul de parteneri noi identificați, procentul de creștere a volumului de vânzări, gradul de satisfacție al clienților, numărul de reclamații primite, numărul de audituri de performanță efectuate, numărul de rapoarte de piață elaborate, numărul de evenimente de networking participate, numărul de traininguri de specializare finalizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Cunoașterea aprofundată a pieței de mărfuri, calitatea comunicării cu clienții și partenerii, eficiența negocierilor, acuratețea datelor introduse în sistem, respectarea procedurilor interne, conformitatea cu reglementările legale, profesionalismul în relațiile cu clienții, capacitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire, calitatea rapoartelor întocmite, gradul de implicare în activitățile echipei, respectarea confidențialității informațiilor, abilitatea de a gestiona situații de criză, calitatea documentelor de suport pentru tranzacții, capacitatea de a anticipa tendințele pieței, eficiența în rezolvarea problemelor, gradul de satisfacție al clienților față de serviciile oferite, calitatea relațiilor de colaborare cu alte departamente, profesionalismul în reprezentarea companiei, acuratețea informațiilor furnizate clienților.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea de noi surse de aprovizionare, perseverență în atingerea obiectivelor de vânzări, orientare către client și capacitate de a construi relații pe termen lung, flexibilitate în adaptarea la schimbările pieței, capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită, abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții, proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, abilități de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă, capacitatea de a lucra independent și în echipă, orientare către rezultate și performanță, responsabilitate și etică profesională, capacitatea de a influența și convinge partenerii, abilitatea de a lua decizii în situații complexe, adaptabilitate la schimbările legislative și reglementările pieței, reziliență în fața eșecurilor, capacitatea de a anticipa tendințele pieței și de a ajusta strategiile de negociere, atenție la detalii și acuratețe în gestionarea documentelor, capacitatea de a construi și menține o rețea de contacte profesionale.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop sau laptop, telefon mobil cu acces la internet, linie telefonică, software de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM), platforme de tranzacționare online, aplicații de comunicare instantanee (ex: Microsoft Teams, Slack), software de procesare a textului și foi de calcul (ex: Microsoft Office, Google Workspace), scanner și imprimantă, echipamente de videoconferință, sistem de arhivare electronică, terminal de plată electronică, acces la baze de date cu informații despre prețuri și disponibilitatea mărfurilor, software de analiză a datelor de piață, dispozitive de stocare externă (ex: hard disk extern, stick USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.