FIȘĂ DE POST REFERENT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT

1.2. Cod C.O.R.:331309

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu funcționari publici din diverse departamente, cu personalul din arhivă, cu personalul de secretariat, cu registratorul, cu auditorii interni, cu ofițerii de date, cu personalul de contabilitate, cu echipa IT, cu managerii de proiect, cu coordonatorii de activități, cu personalul de achiziții, cu personalul de resurse umane, cu personalul de securitate. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, cu furnizori de servicii de arhivare, cu clienți externi (persoane fizice sau juridice), cu parteneri contractuali, cu furnizori de servicii de curierat, cu auditori externi, cu consultanți externi, cu alte organizații non-guvernamentale, cu agenții de publicitate, cu instituții de învățământ superior, cu reprezentanți ai mass-media, cu organizații internaționale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Referentul asigură suport administrativ și informativ pentru departament sau angajat, gestionând corespondența, arhivarea documentelor, programarea întâlnirilor și efectuarea de sarcini diverse. Activitatea presupune primirea și direcționarea apelurilor telefonice, primirea vizitatorilor și redactarea de documente simple. Referentul trebuie să aibă cunoștințe de operare pe calculator, să fie organizat, meticulos și să posede abilități bune de comunicare, pentru a facilita buna desfășurare a activităților din cadrul unității."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente, inclusiv primirea, înregistrarea, sortarea și distribuirea acestora.
Arhivarea documentelor, atât în format fizic, cât și electronic, respectând reglementările interne și legale.
Introducerea datelor în sisteme informatice, asigurând acuratețea și completitudinea informațiilor.
Redactarea și corectura de corespondență (scrisori, e-mailuri, note interne), respectând normele de redactare.
Programarea întâlnirilor, ședințelor și deplasărilor, gestionând agenda angajaților.
Gestionarea fluxului de apeluri telefonice, direcționând apelurile către departamentele corespunzătoare și preluând mesaje.
Întocmirea de rapoarte simple, utilizând date din sisteme informatice și documente fizice.
Gestionarea corespondenței poștale, inclusiv expedierea și primirea documentelor.
Actualizarea bazelor de date cu informații relevante, asigurând corectitudinea și relevanța datelor.
Organizarea și pregătirea materialelor pentru întâlniri și prezentări.
Gestionarea stocului de materiale de birou și consumabile.
Primirea și direcționarea vizitatorilor, oferind informații și asistență.
Verificarea și actualizarea informațiilor din registre și evidențe.
Elaborarea de proiecte simple de documente, conform instrucțiunilor primite.
Asigurarea respectării procedurilor interne privind gestionarea documentelor și informațiilor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii generale, urmate de un curs de calificare profesională în domeniul secretariatului, contabilității sau de gestiunea informațiilor.
Studii postliceale în domeniul administrativ, economic sau juridic.
Certificat de absolvire a unui curs de operare pe calculator, nivel utilizator avansat.
Cunoștințe de utilizare a programelor de procesare text (Microsoft Word, OpenOffice Writer) și foi de calcul (Microsoft Excel, OpenOffice Calc).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică și a platformelor de colaborare online.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Cunoștințe de limba română – nivel avansat (ortografie, gramatică, punctuație).
Cunoștințe de limbi străine (engleză sau germană) – avantaj.
Atestat de securitate a informațiilor – avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul protecției datelor cu caracter personal – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități de secretariat, arhivare sau gestiune a documentelor.
Experiență în utilizarea programelor de procesare text și foi de calcul, nivel utilizator avansat.
Experiență în operarea echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Experiență în gestionarea fluxului de corespondență și a documentelor poștale.
Experiență în activități de arhivare, atât în format fizic, cât și electronic.
Experiență în introducerea și verificarea datelor în sisteme informatice.
Experiență în activități de programare a întâlnirilor și a ședințelor.
Experiență în gestionarea stocului de materiale de birou și consumabile.
Experiență în activități de relații publice, primirea și direcționarea vizitatorilor.
Experiență în redactarea de documente simple și corespondență de afaceri.
Experiență în activități de suport administrativ pentru departamente sau angajați.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) – avantaj.
Experiență în activități de suport pentru implementarea unor proiecte administrative – avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel avansat (Windows, macOS).
Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – nivel expert.
Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Gmail) – nivel utilizator.
Software de procesare text (OpenOffice Writer, LibreOffice Writer) – nivel utilizator.
Software de foi de calcul (LibreOffice Calc) – nivel utilizator.
Sisteme de arhivare electronică (DMS) – cunoștințe de utilizare.
Platforme de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Google Meet) – cunoștințe de utilizare.
Software de scanare și procesare imagini (Adobe Acrobat, ScanSnap) – cunoștințe de utilizare.
Echipamente de birou (imprimantă, scanner, copiator) – operare și depanare.
Cunoștințe de rețele de calculatoare (LAN, WAN, internet) – nivel de bază.
Cunoștințe de securitate a informațiilor (protecția datelor, antivirus) – nivel de bază.
Cunoștințe de baze de date (SQL) – avantaj.
Cunoștințe de programare (HTML, CSS) – avantaj.
Software de contabilitate (SAP, Oracle) – avantaj.
Sisteme de management al documentelor (SharePoint) – avantaj.
Software CRM (Salesforce, HubSpot) – avantaj.
Instrumente de Business Intelligence (Power BI, Tableau) – avantaj.
Cunoștințe de tehnici de căutare și filtrare a informațiilor online – nivel avansat.
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare (Google, Bing) – nivel expert.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, verbală și scrisă.
Organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a prioritiza sarcinile.
Abilități de relaționare interpersonale.
Lucru în echipă.
Atitudine proactivă și orientare spre soluții.
Gestionarea stresului și a situațiilor neprevăzute.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Atenție la detalii și acuratețe.
Confidențialitate și discreție.
Responsabilitate și seriozitate.
Inițiativă și spirit de colaborare.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme.
Abilitatea de a lucra independent și sub presiune.
Gestionarea timpului și respectarea termenelor limită.
Orientare către client și satisfacerea nevoilor acestuia.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Empatie și înțelegerea nevoilor celorlalți.
Abilități de leadership și de coordonare a activităților (în funcție de nivelul postului).

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate pe zi, Număr de corespondențe trimise/primite pe săptămână, Timp mediu de răspuns la solicitări, Număr de erori în introducerea datelor, Nivel de satisfacție al utilizatorilor/clienților, Respectarea termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, Nivelul de completitudine și acuratețe a arhivei, Numărul de reclamații/solicitări legate de activitatea de referat, Nivelul de utilizare a sistemelor informatice, Numărul de întâlniri/ședințe programate și coordonate, Nivelul de organizare și ordine a spațiului de lucru, Numărul de documente scanate/copiate pe zi, Respectarea procedurilor interne de lucru, Nivelul de confidențialitate al informațiilor gestionate, Nivelul de îmbunătățire a eficienței proceselor administrative, Numărul de sugestii de îmbunătățire a activității de referat, Nivelul de implicare în proiecte administrative, Numărul de rapoarte întocmite și depuse la timp, Nivelul de respectare a bugetului alocat materialelor de birou, Nivelul de utilizare a indicatorilor de performanță.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne, Acuratețea datelor introduse, Calitatea corespondenței (claritate, concizie), Organizarea și structurarea documentelor, Respectarea confidențialității informațiilor, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Eficiența în utilizarea resurselor, Capacitatea de a rezolva probleme, Abilitatea de a comunica eficient, Profesionalism în interacțiunea cu clienții/colaboratorii, Capacitatea de a lucra sub presiune, Respectarea termenelor limită, Adaptabilitate la schimbări, Inițiativă în identificarea soluțiilor, Calitatea rapoartelor întocmite, Nivelul de implicare în activități, Respectarea standardelor de calitate, Capacitatea de a învăța rapid, Abilitatea de a lucra în echipă, Nivelul de satisfacție al utilizatorilor. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Adaptabilitate, Orientare către detalii, Abilități de comunicare, Lucru în echipă, Rezolvarea problemelor, Gestionarea timpului, Organizare, Planificare, Proactivitate, Responsabilitate, Profesionalism, Etică profesională, Capacitate de a învăța, Flexibilitate, Abilități de negociere, Gestionarea stresului, Capacitate de a lucra independent, Abilități de leadership, Capacitate de a influența. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Imprimantă, Scaner, Telefon, Fax, Arhivator, Copiator, Teancuri de hârtie, Consumabile de birou (toner, cerneală, hârtie), Software de gestionare a documentelor, Software de procesare a textului, Software de calcul tabelar, Sistem de arhivare electronică, Sistem de telefonie, Aplicații de comunicare online (e-mail, mesagerie instantanee), Software de scanare a documentelor, Dispozitiv de stocare extern (unitate USB), Sistem de management al documentelor (DMS), Aplicații de videoconferință..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.