FIȘĂ DE POST AGENT DE SCHIMB

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT DE SCHIMB

1.2. Cod C.O.R.:331102

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu superiorul direct pentru raportare și instruire, cu casieri, agenți de vânzări și personalul de securitate pentru asigurarea fluxului operațional și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu clienții pentru efectuarea tranzacțiilor valutare, cu bănci corespondente pentru operațiuni transfrontaliere, cu autorități fiscale și de reglementare pentru conformitate.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Agentul de schimb are rolul de a facilita tranzacții financiare, efectuând operațiuni de cumpărare și vânzare de valute, metale prețioase sau alte instrumente financiare, conform instrucțiunilor primite și în respectarea reglementărilor legale și a politicilor interne. Activitatea presupune monitorizarea piețelor, evaluarea riscurilor, executarea comenzilor, gestionarea documentelor și asigurarea acurateței datelor. Agentul de schimb trebuie să posede cunoștințe solide în domeniul financiar, abilități de comunicare eficiente și o atenție deosebită la detalii, fiind responsabil pentru buna desfășurare a operațiunilor și pentru minimizarea riscurilor asociate.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Efectuarea de operațiuni de schimb valutar, conform reglementărilor Băncii Naționale a României.
Monitorizarea constantă a cotelor de schimb și a evoluției pieței valutare.
Executarea promptă și precisă a ordinelor de cumpărare și vânzare de valute.
Gestionarea fluxurilor de numerar și a documentelor aferente tranzacțiilor valutare.
Verificarea autenticității bancnotelor și a monedelor străine.
Înregistrarea corectă a tranzacțiilor în sistemul informatic al instituției.
Raportarea zilnică a volumului de tranzacții și a situației de numerar.
Respectarea strictă a procedurilor interne și a normelor de securitate.
Gestionarea relațiilor cu clienții, oferind informații și soluții personalizate.
Identificarea și raportarea tranzacțiilor suspecte, conform legislației privind combaterea spălării banilor.
Asigurarea păstrării confidențialității informațiilor financiare ale clienților.
Verificarea conformității tranzacțiilor cu reglementările privind regimul valutar.
Gestionarea și reconcilierea pozițiilor valutare.
Participarea la inventarele periodice de numerar și valutar.
Actualizarea constantă a cunoștințelor privind legislația valutară și tendințele pieței.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii de specialitate, preferabil în domeniul economic sau financiar.
Cursuri de formare profesională în domeniul operațiunilor valutare, conform cerințelor Băncii Naționale a României.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul prevenirii și combaterea spălării banilor (AML).
Cunoștințe solide de contabilitate și operațiuni bancare.
Cunoștințe avansate de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office.
Cunoștințe privind reglementările Băncii Naționale a României privind regimul valutar.
Cunoștințe privind legislația privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.
Abilități de comunicare eficiente, atât verbale, cât și scrise.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, preferabil), constituie un avantaj.
Certificat de competență profesională în domeniul financiar, emis de o instituție acreditată, constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în domeniul bancar sau financiar, preferabil în operațiuni valutare.
Experiență în efectuarea de tranzacții valutare, respectând reglementările Băncii Naționale a României.
Experiență în gestionarea fluxurilor de numerar și a documentelor aferente.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice specifice operațiunilor valutare.
Experiență în identificarea și raportarea tranzacțiilor suspecte, conform legislației AML.
Experiență în comunicarea cu clienții, oferind informații și soluții personalizate.
Experiență în respectarea procedurilor interne și a normelor de securitate.
Experiență în verificarea autenticității bancnotelor și a monedelor străine.
Experiență în gestionarea pozițiilor valutare și reconcilierea acestora.
Cunoștințe practice privind utilizarea casierului electronic, constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului și a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe avansate de operare a casierului electronic.
Utilizarea eficientă a sistemelor informatice specifice operațiunilor valutare (ex: aplicații de schimb valutar).
Cunoștințe privind funcționarea programelor de contabilitate financiară.
Utilizarea aplicațiilor de securitate cibernetică pentru protejarea datelor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de numărare și verificare a bancnotelor.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de comunicare online (e-mail, videoconferință).
Cunoștințe privind funcționarea echipamentelor de arhivare digitală.
Utilizarea sistemelor de raportare financiară.
Cunoștințe privind funcționarea programelor de analiză a datelor financiare.
Utilizarea sistemelor de control al accesului.
Cunoștințe despre funcționarea echipamentelor de supraveghere video.
Utilizarea sistemelor de management al documentelor.
Cunoștințe despre funcționarea echipamentelor de siguranță fizică (ex: seifuri).
Utilizarea eficientă a sistemelor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe privind funcționarea sistemelor de detecție a fraudei.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de gestionare a riscului valutar.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de tranzacționare electronică.
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a clienților (CRM).
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de plată electronică.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Orientare către client și abilități de comunicare eficientă.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a oferi soluții adecvate.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordarea sarcinilor.
Atitudine pozitivă și profesionalism în interacțiunea cu clienții.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilități de organizare și planificare a activităților zilnice.
Atentia la detalii și precizie în efectuarea operațiunilor.
Integritate și respectarea confidențialității informațiilor.
Responsabilitate și asumarea rezultatelor acțiunilor.
Inițiativă și propunerea de îmbunătățiri ale proceselor de lucru.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Empatie și capacitatea de a înțelege nevoile clienților.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Capacitatea de a lucra independent și de a se auto-motiva.
Abilități de prezentare și de comunicare scrisă.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de tranzacții valutare efectuate, volumul total de valută schimbată, numărul de clienți noi atrași, satisfacția clienților (scor mediu), numărul de erori/discrepanțe în tranzacții, respectarea termenelor limită pentru raportare, numărul de reclamații/solicitări primite, gradul de utilizare a casierului electronic, numărul de depuneri/retrageri efectuate, volumul de numerar gestionat, numărul de tranzacții suspecte identificate și raportate, numărul de audituri interne/externe depășite cu succes, gradul de respectare a procedurilor interne, numărul de traininguri/perfecționări urmate, numărul de sugestii de îmbunătățire implementate, numărul de depășiri ale obiectivelor de vânzare (dacă este cazul), numărul de clienți fideli menținuți, rata de retenție a clienților, numărul de tranzacții efectuate corect la prima încercare.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de securitate a informațiilor, acuratețea în gestionarea tranzacțiilor valutare, conformitatea cu reglementările legale și fiscale, profesionalismul în interacțiunea cu clienții, respectarea standardelor de calitate a serviciilor, gestionarea eficientă a fluxului de numerar, promptitudinea în rezolvarea problemelor, corectitudinea în aplicarea tarifelor și comisioanelor, menținerea curățeniei și ordinii la locul de muncă, respectarea confidențialității datelor clienților, gestionarea adecvată a situațiilor de urgență, colaborarea eficientă cu echipa de lucru, adaptabilitatea la schimbările din piața valutară, capacitatea de a identifica și raporta activitățile suspecte, menținerea unui nivel ridicat de atenție și concentrare, aplicarea corectă a politicilor interne, contribuția la îmbunătățirea imaginii instituției, respectarea eticii profesionale, gestionarea eficientă a reclamațiilor clienților, aplicarea corectă a politicilor KYC/AML.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către client, rezolvarea problemelor, inițiativă, adaptabilitate, comunicare eficientă, lucrul în echipă, gestionarea timpului, atenție la detalii, etică profesională, responsabilitate, gestionarea stresului, flexibilitate, reziliență, proactivitate, obiectivitate, capacitatea de a învăța, respectarea termenelor, gestionarea conflictelor, colaborare, asumarea responsabilității.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Casier electronic, calculator, imprimantă, scaner, terminal de plată, sistem de numerarizare, software de gestionare a tranzacțiilor valutare, sistem de securitate (camere de supraveghere, detectoare de bancnote false), telefon, sistem de alarmă, cititor de carduri, terminal POS, sistem de arhivare documente, software de raportare, sistem de back-up date, echipament de protecție personală (PPE), kit de verificare bancnote, sistem de control acces..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.