FIȘĂ DE POST ASISTENT STANDARDIZARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ASISTENT STANDARDIZARE

1.2. Cod C.O.R.:325707

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu managerul direct pentru stabilirea priorităților și raportarea progresului, cu specialiștii în calitate pentru asigurarea conformității, cu departamentul IT pentru suport tehnic, cu alte departamente pentru clarificarea cerințelor documentelor. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de arhivare, cu auditori externi în timpul verificărilor, cu consultanți pentru implementarea de noi standarde, cu agenții guvernamentale pentru depunerea de documente.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Asistentul de Standardizare contribuie la implementarea și menținerea sistemelor de management al calității, asigurând conformitatea cu standardele naționale și internaționale. Activitățile includ colectarea și analiza datelor, elaborarea de rapoarte, participarea la audituri interne și externe, precum și suportul în actualizarea documentației. Colaborează cu diverse departamente pentru a identifica oportunități de îmbunătățire a proceselor și pentru a asigura respectarea procedurilor stabilite. Scopul principal este contribuirea la creșterea eficienței operaționale și la consolidarea reputației organizației prin asigurarea calității."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea atribuțiilor specifice pentru ASISTENT STANDARDIZARE indică o rol preponderent de suport în procesele de management al calității, cu accent pe documentație, monitorizare și raportare. 1. Asigură suport în implementarea și menținerea Sistemului de Management al Calității (SMQ) conform standardelor ISO 9001 și alte standarde aplicabile.
2. Participă la elaborarea, revizuirea și actualizarea procedurilor, instrucțiunilor de lucru și formularelor documentate.
3. Efectuează verificări documentare (document check) pentru a asigura conformitatea cu cerințele SMQ.
4. Colectează, prelucrează și analizează date privind indicatorii de performanță ai SMQ.
5. Elaborează rapoarte de monitorizare și analiză a datelor, prezentând concluziile și recomandări pentru îmbunătățire.
6. Participă la auditurile interne și externe, asistând auditorii și contribuind la identificarea neconformităților.
7. Înregistrează și urmărește acțiunile corective și preventive, asigurând implementarea eficientă a acestora.
8. Menține evidența documentelor SMQ, asigurând controlul versiunilor și accesul autorizat.
9. Participă la ședințele de analiză a datelor și la întâlnirile de îmbunătățire continuă.
10. Asigură suport în pregătirea și organizarea trainingurilor pentru personalul implicat în SMQ.
11. Monitorizează implementarea acțiunilor corective și preventive, verificând eficacitatea acestora.
12. Contribuie la identificarea și evaluarea riscurilor asociate proceselor și la implementarea măsurilor de control.
13. Actualizează baza de date cu documentele SMQ și asigură accesul la acestea pentru personalul autorizat.
14. Participă la investigarea cauzelor neconformităților și la elaborarea de măsuri de prevenire.
15. Asigură suport în procesul de certificare și recertificare a SMQ, pregătind documentația necesară și participând la audituri."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii medii, preferabil liceu cu specializarea tehnică (ex: electronică, mecanică, chimie, automatizări).
2. Studii superioare de specialitate (licență) în domeniul managementului calității, inginerie industrială, științe economice sau domenii conexe, constituie un avantaj.
3. Certificare în managementul calității (ex: Quality Management Representative – QMR) conform ISO 9001, constituie un avantaj.
4. Cunoștințe de utilizare a instrumentelor statistice pentru controlul proceselor (SPC) – un avantaj.
5. Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a cauzelor (ex: 5 Why, Ishikawa) – un avantaj.
6. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management document (DMS) – un avantaj.
7. Cunoștințe solide de operare pe calculator (MS Office: Word, Excel, PowerPoint).
8. Cunoștințe de limba engleză, nivel minim B1 (citit și înțeles), constituie un avantaj.
9. Cunoștințe despre standardele ISO (9001, 14001, 45001) – un avantaj.
10. Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a unor software-uri specifice de management al calității (ex: Minitab, Qualitas) - un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență minimă de 1 an în activități de suport administrativ, preferabil într-un mediu industrial sau de producție.
2. Experiență în gestionarea documentelor, inclusiv scanare, arhivare și indexare, constituie un avantaj.
3. Experiență în utilizarea sistemelor de management document (DMS) – un avantaj.
4. Experiență în colectarea, prelucrarea și analiza datelor, utilizând instrumente software (ex: Excel) – un avantaj.
5. Experiență în elaborarea de rapoarte și prezentări, utilizând instrumente software (ex: PowerPoint) – un avantaj.
6. Experiență în activități de audit intern sau extern, chiar și ca observator, constituie un avantaj.
7. Experiență în implementarea și menținerea sistemelor de management al calității (SMQ), conform ISO 9001, constituie un avantaj.
8. Experiență în activități de control al documentelor și înregistrare a neconformităților – un avantaj.
9. Experiență în lucrul cu baze de date și în gestionarea informațiilor – un avantaj.
10. Experiență în utilizarea unor software-uri specifice de management al calității (ex: Minitab, Qualitas) - un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Cunoștințe avansate de operare PC (Windows, MS Office Suite: Word, Excel, PowerPoint).
2. Utilizare avansată a Excel (funcții, tabele pivot, grafice, formule complexe).
3. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management document (DMS).
4. Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Minitab, Qualitas).
5. Cunoștințe de utilizare a software-urilor de audit (ex: TeamMate, AuditBoard).
6. Cunoștințe de utilizare a software-urilor de management al proiectelor (ex: MS Project, Jira).
7. Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: MS Access, SQL).
8. Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python) – un avantaj.
9. Cunoștințe de utilizare a software-urilor de business intelligence (BI) (ex: Power BI, Tableau) – un avantaj.
10. Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) (ex: SAP, Oracle) – un avantaj.
11. Cunoștințe de utilizare a software-urilor de vizualizare a datelor (ex: Grafana) – un avantaj.
12. Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
13. Cunoștințe de utilizare a platformelor de cloud computing (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
14. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control statistic al proceselor (SPC).
15. Cunoștințe de utilizare a software-urilor de gestionare a riscurilor.
16. Cunoștințe de utilizare a software-urilor de management al configurației.
17. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al resurselor umane (HRM).
18. Cunoștințe de utilizare a software-urilor de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
19. Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a proceselor (BPMN).
20. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor electronice (GED).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
2. Atenție sporită la detalii și acuratețe.
3. Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
4. Organizare și planificare eficientă a activităților.
5. Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
6. Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
7. Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
8. Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
9. Abilități de rezolvare a conflictelor și negociere.
10. Capacitate de a gestiona eficient timpul și prioritățile.
11. Abilități de a lucra sub presiune și în condiții de stres.
12. Abilități de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
13. Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
14. Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și procese.
15. Abilități de a lucra cu diverse tipuri de personalități.
16. Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor.
17. Abilități de a influența și convinge.
18. Capacitate de a lua decizii corecte și bine fundamentate.
19. Abilități de a gestiona emoțiile și de a menține un comportament profesional.
20. Capacitate de a demonstra empatie și înțelegere față de colegi și clienți.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente standardizate/revizuite pe lună, Număr de neconformități identificate și raportate, Timp mediu de răspuns la solicitări de informații, Nivel de acuratețe în introducerea datelor, Număr de procese optimizate/îmbunătățite, Reducerea timpului de procesare a documentelor, Gradul de respectare a termenelor limită, Nivelul de satisfacție al utilizatorilor cu procesele standardizate, Număr de sugestii de îmbunătățire implementate, Reducerea costurilor asociate cu erori/neconformități, Nivelul de respectare a procedurilor interne, Numărul de audituri interne/externe suportate cu succes, Reducerea numărului de reclamații legate de documente/procese, Nivelul de respectare a cerințelor legale/normative, Numărul de traininguri/workshop-uri organizate/participat, Nivelul de utilizare a sistemelor informatice specifice, Numărul de rapoarte generate și distribuite la timp, Nivelul de implicare în proiecte de îmbunătățire continuă, Reducerea timpului de recuperare a datelor pierdute/corupte, Nivelul de respectare a politicilor de securitate a informațiilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de lucru standard, Acuratețea datelor introduse, Calitatea documentelor standardizate, Respectarea termenelor de răspuns, Claritatea și concizia rapoartelor, Eficiența fluxurilor de lucru, Coerența documentelor, Respectarea confidențialității informațiilor, Respectarea politicilor interne, Capacitatea de a identifica și raporta neconformități, Calitatea comunicării cu utilizatorii, Nivelul de implicare în proiecte de îmbunătățire, Capacitatea de a oferi suport tehnic adecvat, Nivelul de profesionalism în interacțiunile cu colegii, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, Respectarea cerințelor legale și normative, Capacitatea de a lucra în echipă, Respectarea standardelor de calitate, Nivelul de atenție la detalii, Capacitatea de a oferi soluții inovatoare.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Adaptabilitate, Atenție sporită, Orientare către detalii, Abilitatea de a prioritiza, Capacitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a rezolva probleme, Comunicare eficientă, Lucru în echipă, Flexibilitate, Proactivitate, Responsabilitate, Organizare, Rigoare, Etică profesională, Capacitatea de a învăța, Respectarea termenelor limită, Abilitatea de a gestiona conflicte, Capacitatea de a oferi feedback, Abilitatea de a asculta activ.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Imprimantă, Scaner, Software de procesare text, Software de calcul tabelar, Software de prezentare, Sistem de arhivare electronică, Sistem de management al documentelor, Software de gestionare a fluxurilor de lucru, Dispozitiv de stocare extern, Aplicații de comunicare online, Software de analiză de date, Software de control al versiunilor, Aplicații de videoconferință, Software de criptare a datelor, Instrumente de diagnosticare a problemelor, Echipamente de protecție a datelor, Software de recuperare a datelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.