FIȘĂ DE POST OFICIANT MEDICAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:OFICIANT MEDICAL

1.2. Cod C.O.R.:325601

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu medicii curanți, asistenții medicali, tehnicienii radiologi, farmaciștii, personalul de laborator și alți oficiali medicali pentru a asigura fluxul optim al informațiilor și al pacienților. Externe: Colaborează cu casele de asigurări de sănătate, furnizorii de servicii medicale și alte instituții relevante pentru a facilita procesele administrative și de facturare."

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Oficiantul medical asigură suport logistic și administrativ în cadrul unităților sanitare, contribuind la buna desfășurare a activităților medicale. Responsabilitățile includ gestionarea fluxului de pacienți, înregistrarea datelor, programarea consultațiilor, gestionarea documentelor medicale, asigurarea curățeniei și a ordinii în spațiile de lucru, precum și transmiterea informațiilor către personalul medical. Scopul principal este de a facilita accesul pacienților la servicii medicale de calitate și de a crea un mediu de lucru eficient și confortabil pentru personalul medical."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de pacienți în cadrul unității sanitare, de la primire până la direcționare către consultație sau investigații.
Înregistrarea datelor de identificare ale pacienților în sistemul de gestiune electronică a pacienților (GHEP), conform procedurilor stabilite.
Verificarea documentelor medicale ale pacienților (buletin, card de sănătate, trimiteri) și asigurarea completării formularelor necesare.
Programarea consultațiilor, procedurilor și investigațiilor medicale, respectând prioritățile și disponibilitatea resurselor.
Gestionarea agendei medicilor și a altor specialiști, optimizând utilizarea timpului și minimizând întârzierile.
Pregătirea sălilor de consultație și a spațiilor de tratament, asigurând disponibilitatea materialelor consumabile și a echipamentelor necesare.
Gestionarea și arhivarea documentelor medicale, respectând confidențialitatea datelor și reglementările legale.
Comunicarea eficientă cu pacienții, oferind informații precise și răspunsuri la întrebări, în conformitate cu politicile unității.
Asigurarea curățeniei și a ordinii în zonele de lucru, respectând standardele de igienă și prevenirea infecțiilor.
Monitorizarea stocurilor de materiale consumabile și medicamente, solicitând reaprovizionarea în timp util.
Transmiterea informațiilor relevante către personalul medical, facilitând coordonarea activităților.
Gestionarea corespondenței și a documentelor administrative, conform procedurilor interne.
Asigurarea respectării confidențialității datelor medicale și a drepturilor pacienților.
Colaborarea cu celelalte departamente din unitatea sanitară pentru optimizarea fluxurilor de lucru.
Participarea la instruiri și traininguri pentru îmbunătățirea competențelor profesionale."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii postliceale în domeniul medical sau administrativ.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională – Asistent Medical Generalist (dacă este cazul).
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională – Recepționer Medical (avantaj).
Cunoștințe de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune electronică a pacienților (GHEP).
Cunoștințe de bază privind terminologia medicală și procedurile administrative din domeniul sănătății.
Certificat de absolvire a unui curs de igienă și prevenirea infecțiilor (avantaj).
Cunoștințe privind legislația medicală și drepturile pacienților (avantaj).
Atestat de securitate și sănătate în muncă (obligatoriu).
Certificat de normare a cunoștințelor și abilităților profesionale – Recepționer Medical (dacă este cazul).
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană, franceză – avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de prim ajutor (avantaj).
Abilități de comunicare eficiente, atât verbale, cât și scrise.
Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta procedurile stabilite.
Certificat de absolvire a unui curs de managementul situațiilor de urgență (avantaj)."

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni într-o funcție administrativă sau de relații cu publicul (avantaj).
Experiență în domeniul sănătății, preferabil în roluri de recepție, înregistrare pacienți sau suport administrativ (obligatoriu).
Cunoștințe practice privind utilizarea sistemelor de gestiune electronică a pacienților (GHEP) – minim 1 an.
Experiență în gestionarea fluxului de pacienți și programarea consultațiilor – minim 1 an.
Experiență în lucrul cu documente medicale și respectarea confidențialității datelor – minim 1 an.
Experiență în comunicarea eficientă cu pacienții și personalul medical – minim 1 an.
Experiență în utilizarea echipamentelor de birou și a aplicațiilor software specifice – minim 1 an.
Cunoștințe practice privind procedurile de lucru într-o unitate sanitară – avantaj.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și a conflictelor – avantaj.
Experiență în lucrul cu sisteme de arhivare electronică – avantaj.
Experiență în utilizarea de software specific pentru facturare medicală (dacă este cazul).
Experiență în gestionarea stocurilor de materiale consumabile – avantaj.
Experiență în colaborarea cu alte departamente din cadrul unității sanitare.
Experiență în realizarea de rapoarte și statistici privind activitatea desfășurată – avantaj."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului (Windows, macOS – avantaj).
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Utilizarea eficientă a sistemelor de gestiune electronică a pacienților (GHEP) – obligatoriu.
Utilizarea de software specific pentru programare consultații și gestionarea resurselor – obligatoriu.
Utilizarea de aplicații de e-mail și comunicare online (ex: Outlook, Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a scanerelor, imprimantelor și copiatoarelor multifuncționale.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de arhivare electronică (ex: scanare, indexare).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a aplicațiilor de raportare (ex: SQL, Access).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Utilizarea de software pentru gestionarea stocurilor (dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor (ex: antivirus, firewall).
Utilizarea de aplicații de criptare a datelor (dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de telemedicină (dacă este cazul).
Utilizarea de aplicații pentru gestionarea documentelor electronice (ex: semnătură electronică).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al accesului (dacă este cazul).
Utilizarea de software pentru gestionarea facturilor medicale (dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de analiză statistică (dacă este cazul).
Utilizarea de software pentru gestionarea evenimentelor (dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea de software pentru automatizarea sarcinilor administrative (dacă este cazul)."

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile pacienților.
Orientare către client și capacitate de a oferi servicii de cea mai bună calitate.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Capacitate de a lucra eficient atât în echipă, cât și independent.
Abilități de organizare și gestionare a timpului.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Gestionarea eficientă a stresului și a situațiilor de urgență.
Atitudine pozitivă și profesională.
Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor medicale.
Abilități de negociere și de mediere a conflictelor.
Orientare către detalii și acuratețe.
Inițiativă și proactivitate.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de ascultare activă.
Respectarea eticii profesionale.
Capacitate de a lucra sub presiune.
Abilități de persuasiune și influență (în limitele profesionale).
Capacitate de a gestiona reclamații și feedback-ul pacienților.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale."

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de pacienți înregistrați pe zi, Timp mediu de așteptare al pacienților, Număr de programări efectuate corect, Procentaj de satisfacție a pacienților, Număr de erori în introducerea datelor, Procentaj de respectare a procedurilor de lucru, Număr de reclamații/sesizări primite, Timp de răspuns la solicitările pacienților, Procentaj de respectare a termenelor limită, Număr de documente gestionate corect, Procentaj de acuratețe în gestionarea stocurilor (dacă este cazul), Număr de sarcini administrative finalizate la timp, Procentaj de respectare a confidențialității datelor, Număr de audituri/controale trecute cu succes, Timp mediu de rezolvare a problemelor, Procentaj de îmbunătățire a proceselor de lucru, Număr de sugestii de îmbunătățire implementate, Procentaj de utilizare eficientă a resurselor, Număr de traininguri/dezvoltare profesională finalizate, Procentaj de respectare a indicatorilor de performanță."
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de lucru, Calitatea interacțiunii cu pacienții, Acuitatea observațională, Capacitatea de a gestiona situații de urgență, Gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, Respectarea confidențialității datelor, Abilitatea de a lucra în echipă, Profesionalismul în comunicare, Capacitatea de a gestiona reclamații, Adaptabilitatea la schimbări, Atenția la detalii, Inițiativa în rezolvarea problemelor, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Calitatea documentației, Respectarea eticii profesionale, Abilitatea de a oferi suport colegilor, Calitatea relațiilor interpersonale, Profesionalismul în gestionarea informațiilor, Capacitatea de a învăța din experiență, Abilitatea de a gestiona situații dificile."
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și raportarea problemelor, Abilitatea de a gestiona situații de stres, Respectarea termenelor limită, Capacitatea de a învăța rapid, Abilitatea de a lucra sub presiune, Respectarea confidențialității, Flexibilitate în adaptarea la schimbări, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Respectarea procedurilor standard, Abilitatea de a colabora eficient, Capacitatea de a gestiona conflicte, Abilitatea de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a demonstra empatie, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă, Abilitatea de a demonstra responsabilitate, Abilitatea de a demonstra loialitate, Abilitatea de a demonstra profesionalism, Abilitatea de a demonstra etică, Abilitatea de a demonstra integritate, Abilitatea de a demonstra perseverență, Abilitatea de a demonstra atenție."

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Monitor, Tastatură, Mouse, Imprimantă, Scaner, Telefon, Aparat de fax (dacă este cazul), Software de management al pacienților (EMR/EHR), Software de facturare medicală, Cititor de coduri de bare (dacă este cazul), Aparat de distrugere a documentelor, Arhivă digitală, Dispozitiv de stocare extern (USB/hard disk), Sistem de copiere, Aplicații de comunicare internă (e-mail, chat), Software de securitate cibernetică, Sistem de autentificare (card de acces/parolă), Echipament de protecție personală (EPP) - mănuși, mască, dezinfectant.".

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.