FIȘĂ DE POST OFITER INTENDENT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:OFITER INTENDENT

1.2. Cod C.O.R.:315203

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul de achiziții pentru prognoze și comenzi, cu departamentul financiar pentru gestionarea bugetului, cu departamentul producție/logistică pentru sincronizarea fluxurilor, cu echipa de recepție pentru verificarea materialelor, cu personalul depozitului pentru operarea stocurilor. Externe: Colaborează cu furnizori pentru livrări și probleme legate de materiale, cu audituri interne/externe pentru conformitate, cu transportatori pentru livrări și retururi.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Ofițerul Intendent are rolul de a asigura buna funcționare a unității militare, prin gestionarea resurselor materiale și financiare. Responsabilitățile principale includ planificarea, achiziționarea, recepționarea, depozitarea, distribuirea și evidența materialelor, echipamentelor și armamentului. De asemenea, monitorizează stocuri, realizează inventare, asigură respectarea normelor de siguranță și contribuie la optimizarea cheltuielilor. Colaborează cu diverse departamente pentru a răspunde eficient cerințelor operative și administrative, contribuind la buna desfășurare a misiunilor."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea aprovizionării cu materiale, echipamente, armament și muniții, conform cerințelor unității.
Gestionarea fluxurilor de materiale, de la recepție până la distribuție, asigurând o evidență riguroasă.
Executarea operațiunilor de recepție a materialelor, verificând cantitativ și calitativ conform documentelor însoțitoare.
Organizarea și conducerea operațiunilor de depozitare a materialelor, respectând condițiile specifice de păstrare.
Realizarea inventarelor periodice și a operațiunilor de reconciliere a stocurilor.
Gestionarea documentelor de mișcare a materialelor (avize, borderouri, state de consum).
Monitorizarea consumului de materiale și propunerea de măsuri pentru optimizarea utilizării.
Efectuarea de verificări privind respectarea normelor de siguranță în depozite și zone de stocare.
Asigurarea respectării procedurilor de protecție a informațiilor clasificate în timpul manipulării și depozitării materialelor.
Întocmirea de rapoarte privind starea materialelor și a stocurilor, conform cerințelor.
Participarea la elaborarea planurilor de acțiune în caz de calamități sau situații de urgență.
Gestionarea contractelor de furnizare a materialelor, urmărind respectarea termenelor și condițiilor.
Verificarea documentelor justificative pentru decontarea cheltuielilor cu materialele.
Asigurarea instruirii personalului privind procedurile de manipulare și depozitare a materialelor.
Participarea la comisiile de recepție și predare a materialelor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii postliceale sau de specializare în domeniul managementului materialelor, economic sau în alte domenii conexe.
Studii universitare de licență, preferabil în domeniul economic, management sau logistică.
Certificat de absolvire a cursului de perfecționare profesională în domeniul managementului resurselor materiale (avantaj).
Certificat de absolvire a cursului de specializare în domeniul logisticii militare (pentru unitățile militare).
Cunoașterea legislației privind achizițiile publice și a procedurilor de gestionare a materialelor (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor informatice de gestiune a materialelor (SGB).
Cunoașterea limbajului engleză, nivel minim conversațional (avantaj).
Certificat de aptitudine psihologică pentru îndeplinirea atribuțiilor postului.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minim 2 ani în domeniul gestionării materialelor, în activități de aprovizionare, depozitare sau distribuție.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de gestiune a materialelor (SGB) – minim 1 an.
Experiență în efectuarea inventarelor și reconcilierea stocurilor – minim 1 an.
Experiență în activități de achiziții publice, conform legislației în vigoare (avantaj).
Experiență în gestionarea contractelor de furnizare a materialelor (avantaj).
Experiență în activități de analiză a datelor privind consumul de materiale și propunerea de măsuri de optimizare (avantaj).
Experiență în domeniul logistică militară (pentru unitățile militare) – minim 1 an.
Experiență în elaborarea de rapoarte privind starea materialelor și a stocurilor – minim 1 an.
Experiență în activități de control intern, privind respectarea normelor de utilizare a materialelor (avantaj).
Experiență în gestionarea documentelor justificative pentru decontarea cheltuielilor cu materiale – minim 1 an.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a unui calculator și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor informatice de gestiune a materialelor (SGB), inclusiv introducerea și prelucrarea datelor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate pentru înregistrarea mișcărilor de materiale (avantaj).
Abilitatea de a utiliza eficient programe de analiză a datelor (ex: Excel, SPSS) pentru identificarea tendințelor și optimizarea stocurilor (avantaj).
Cunoștințe privind principiile de funcționare a sistemelor de identificare automată a materialelor (ex: coduri de bare, RFID) (avantaj).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de depozitare și manipulare a materialelor (ex: stivuitoare, transpalete) (pentru unitățile militare).
Abilitatea de a utiliza eficient aplicații de comunicare online (ex: e-mail, platforme de colaborare).
Cunoștințe privind principiile de organizare a fluxurilor de materiale în depozit.
Abilitatea de a utiliza software specializat pentru gestionarea stocurilor și optimizarea lanțului de aprovizionare (avantaj).
Cunoștințe privind principiile de siguranță și sănătate în muncă în depozite.
Cunoștințe privind principiile de gestionare a deșeurilor și reciclare a materialelor.
Abilitatea de a utiliza aplicații de cartografiere a depozitului și optimizarea amplasării materialelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de măsurare a volumului și greutății materialelor (pentru unitățile militare).
Abilitatea de a utiliza aplicații de gestionare a documentelor electronice (GED).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare online.
Abilitatea de a utiliza aplicații de videoconferință.
Cunoștințe privind principiile de securitate cibernetică a datelor.
Abilitatea de a utiliza aplicații de gestionare a proiectelor (avantaj).
Cunoștințe privind principiile de protecție a datelor cu caracter personal (GDPR).
Abilitatea de a utiliza aplicații de arhivare electronică.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora eficient cu colegii.
Capacitatea de a comunica clar și concis, atât verbal cât și în scris.
Orientare către rezultate și capacitatea de a respecta termene limită.
Gândire analitică și capacitatea de a identifica probleme și de a propune soluții.
Abilitatea de a organiza și prioritiza sarcinile în mod eficient.
Atitudine proactivă și dorință de a învăța lucruri noi.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitatea de a gestiona situații de stres și de a lua decizii în condiții de presiune.
Responsabilitate și atenție la detalii.
Abilitatea de a negocia și de a construi relații profesionale.
Orientare către client și capacitatea de a răspunde eficient solicitărilor.
Integritate și profesionalism.
Spirit de inițiativă și capacitatea de a propune îmbunătățiri.
Abilitatea de a lucra independent și de a lua decizii autonome.
Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback.
Empatie și capacitatea de a înțelege perspectivele altora.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.
Creativitate și capacitatea de a găsi soluții inovatoare.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Nivelul de acuratețe al datelor introduse în sistemul de gestiune a materialelor, gradul de respectare a procedurilor de inventariere, valoarea stocurilor gestionate, numărul de comenzi de aprovizionare procesate corect, timpul mediu de răspuns la solicitările de informații privind stocuri, numărul de reclamații privind erori de aprovizionare, costul total al stocurilor gestionate, rata de rotație a stocurilor, nivelul de conformitate cu normele de siguranță și sănătate în muncă, numărul de audituri interne/externe cu rezultate pozitive, gradul de respectare a termenelor de livrare, reducerea pierderilor și a obsolescenței stocurilor, eficiența utilizării spațiului de depozitare, numărul de comenzi de aprovizionare efectuate în avans, gradul de satisfacție al clienților interni, numărul de propuneri de îmbunătățire a proceselor de gestiune a materialelor implementate, reducerea costurilor de transport și depozitare, gradul de automatizare a proceselor de gestiune a materialelor, numărul de erori de facturare legate de stocuri.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea datelor privind stocuri, respectarea procedurilor de inventariere, gradul de conformitate cu normele legale și interne, calitatea comunicării cu furnizorii și clienții, eficiența colaborării cu alte departamente, respectarea termenelor de răspuns la solicitări, claritatea și concizia rapoartelor, profesionalismul în interacțiunile cu personalul extern, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a identifica și rezolva problemele, adaptabilitatea la schimbări, inițiativa în propunerea de soluții, gradul de responsabilitate în gestionarea stocurilor, calitatea documentării procedurilor, eficiența în utilizarea resurselor, gradul de respectare a regulilor de siguranță și sănătate, capacitatea de a gestiona situații de urgență, gradul de încredere acordat de superiorul direct, capacitatea de a lucra sub presiune, eficiența în utilizarea sistemelor informatice, gradul de înțelegere a impactului deciziilor asupra organizației.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de soluții pentru optimizarea gestiunii materialelor, capacitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de urgență și importanță, atenție la detalii și acuratețe în introducerea datelor, perseverență în rezolvarea problemelor legate de stocuri, flexibilitate în adaptarea la schimbările de proceduri și cerințe, comunicare eficientă și proactivă cu furnizorii și departamentele interne, capacitatea de a lucra atât independent cât și în echipă, orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive, responsabilitate în gestionarea resurselor și a bugetului alocat, capacitatea de a învăța rapid și de a aplica noile cunoștințe, abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv, profesionalism în interacțiunile cu clienții interni și externi, etică profesională și respectarea confidențialității, adaptabilitate la diverse sisteme informatice și aplicații de gestiune a materialelor, capacitatea de a analiza date și de a trage concluzii relevante pentru îmbunătățirea proceselor, abilitatea de a identifica oportunități de reducere a costurilor și de creștere a eficienței, spirit de colaborare și disponibilitate în a oferi sprijin colegilor, capacitatea de a gestiona stresul și de a menține o atitudine pozitivă în situații dificile.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, cititor de coduri de bare, terminal portabil, software de gestiune a stocurilor (ERP), sistem de management al depozitului (WMS), riglă metrica, cântar electronic, dispozitiv de comunicare (telefon, e-mail), echipament de protecție individuală (în funcție de specificul depozitului), platformă de ridicare (stivuitor, transpalet - în funcție de necesități), echipamente de marcat (etichetatoare), sistem de inventariere mobilă, software de analiză a datelor, sistem de control al accesului..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.