FIȘĂ DE POST TEHNICIAN NORMARE, SALARIZARE, ORGANIZARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:TEHNICIAN NORMARE, SALARIZARE, ORGANIZARE

1.2. Cod C.O.R.:311904

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul Resurse Umane pentru gestionarea fluxurilor de date privind angajații, cu departamentul Contabilitate pentru reconcilierea datelor salariale și fiscale, cu conducerea pentru aprobarea normelor de salarizare și cu angajații pentru clarificarea aspectelor legate de salarii și drepturi. Externe: Colaborează cu instituții fiscale pentru depunerea declarațiilor și plata contribuțiilor, cu furnizori de software salarial pentru suport tehnic și actualizări, cu auditori pentru verificarea conformității salariale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Tehnicianul Normare, Salarizare, Organizare asigură suportul necesar pentru aplicarea corectă a normelor de salarizare, a legislației muncii și a procedurilor interne. Responsabilitățile includ calculul drepturilor salariale, gestionarea pontajelor, actualizarea tabelelor de salarizare, verificarea documentelor justificative, precum și asigurarea conformității cu prevederile legale. De asemenea, colaborează cu departamentele conexe pentru a optimiza procesele de salarizare și organizare a fluxurilor de lucru, contribuind la eficientizarea activității instituției."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Efectuarea calculelor salariale, inclusiv stabilirea drepturilor de bază, a sporurilor, a deducerilor și a impozitelor.
- Înregistrarea datelor privind pontajul, a concediilor, a absențelor și a orelor suplimentare în sistemul informatic.
- Verificarea și actualizarea fișelor postului și a descrierilor ocupaționale.
- Asigurarea corectitudinii datelor introduse în sistemul de salarizare și reconcilierea informațiilor cu documentele justificative.
- Pregătirea și verificarea statelor de salarii și a altor documente aferente procesului de salarizare.
- Gestionarea documentelor privind contractele individuale de muncă, a aditivelor și a altor înscrisuri specifice.
- Monitorizarea și aplicarea corectă a legislației muncii, a convențiilor colective de muncă și a contractelor individuale de muncă.
- Asigurarea conformității cu prevederile legale privind contribuțiile sociale și fiscale.
- Participarea la elaborarea și actualizarea procedurilor interne privind salarizarea și organizarea fluxurilor de lucru.
- Răspunsul la solicitările angajaților și ale departamentelor privind aspecte legate de salarizare și organizare.
- Elaborarea de rapoarte privind costurile cu forța de muncă și a altor indicatori relevanți.
- Gestionarea fluxului de documente privind personalul, inclusiv recrutare, angajare, promovare, transfer, pensionare.
- Participarea la inventarierea documentelor și a evidențelor privind personalul.
- Asigurarea păstrării confidențialității datelor personale ale angajaților.
- Colaborarea cu auditorii interni și externi în vederea verificării conformității cu legislația în vigoare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Studii medii de specialitate, cu diplomă de bacalaureat, în domeniul economic (contabilitate, finanțe, economic).
- Calificare profesională în domeniu, obținută prin absolvirea unui curs de formare profesională, cu focus pe salarizare, normare și legislația muncii.
- Certificat de absolvire a unui curs de specializare în utilizarea programelor de salarizare (ex: SAGA, SalarMed, Altur).
- Cunoștințe solide de legislație a muncii, a contribuțiilor sociale și a impozitării veniturilor din muncă.
- Cunoștințe de utilizare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Abilități de comunicare scrisă și verbală, pentru a putea interacționa eficient cu angajații și cu alte departamente.
- Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor, pentru a putea identifica eventualele erori și a propune soluții.
- Atenție sporită la detalii, pentru a asigura corectitudinea datelor introduse în sistemul de salarizare.
- Abilități de organizare și planificare a activității, pentru a respecta termenele limită.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică și fizică a documentelor.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență minimă de 1 an în domeniul salarizării, normării și organizării fluxurilor de lucru.
- Experiență în utilizarea programelor de salarizare și în gestionarea datelor privind personalul.
- Experiență în verificarea și corectarea statelor de salarii și a altor documente aferente procesului de salarizare.
- Experiență în aplicarea legislației muncii, a convențiilor colective de muncă și a contractelor individuale de muncă.
- Experiență în gestionarea documentelor privind contractele individuale de muncă, a aditivelor și a altor înscrisuri specifice.
- Experiență în elaborarea de rapoarte privind costurile cu forța de muncă și a altor indicatori relevanți.
- Experiență în interacțiunea cu instituțiile publice (ex: case de asigurări sociale, administrația fiscală).
- Experiență în gestionarea fluxului de documente privind personalul, inclusiv recrutare, angajare, promovare, transfer, pensionare.
- Experiență în utilizarea sistemelor de arhivare electronică și fizică a documentelor.
- Experiență în realizarea de inventarieri ale documentelor și evidențelor privind personalul.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare fluentă a calculatorului și a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de salarizare (ex: SAGA, SalarMed, Altur).
- Utilizarea eficientă a sistemelor de gestiune a resurselor umane (HRIS).
- Cunoștințe solide de utilizare a bazelor de date (ex: MS Access, SQL).
- Capacitatea de a genera și analiza rapoarte complexe utilizând diverse instrumente software.
- Utilizarea corectă a sistemelor de arhivare electronică și fizică a documentelor.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de telefoanie IP și a platformelor de videoconferință.
- Abilitatea de a utiliza instrumente de automatizare a proceselor (RPA).
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare online (e-mail, chat, videoconferință).
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-recrutare și de gestionare a candidaturilor.
- Abilitatea de a utiliza instrumente de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al accesului și a sistemelor de securitate a informațiilor.
- Capacitatea de a utiliza instrumente de criptare a datelor și de a asigura confidențialitatea informațiilor.
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de gestionare a proiectelor și a sarcinilor.
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
- Abilitatea de a utiliza instrumente de gestionare a fluxurilor de lucru și a proceselor de afaceri.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de traducere automată și a platformelor de localizare.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a performanței și a indicatorilor cheie de performanță (KPI).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Atenție deosebită la detalii și acuratețe în executarea sarcinilor.
- Capacitate de organizare și planificare eficientă a activităților.
- Abilități de comunicare scrisă și verbală excelente, pentru a interacționa cu angajații și cu alte departamente.
- Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
- Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
- Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
- Abilități de negociere și de persuasiune.
- Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile angajaților.
- Abilități de adaptare la schimbări și de a învăța rapid.
- Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor.
- Abilități de a oferi suport și consiliere angajaților.
- Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
- Abilități de a construi și menține relații profesionale.
- Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
- Abilități de a lucra sub presiune și de a prioritiza sarcinile.
- Capacitate de a demonstra empatie și respect față de ceilalți.
- Abilități de a fi proactiv și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
- Capacitate de a fi responsabil și de a-și asuma consecințele acțiunilor.
- Abilități de a fi flexibil și de a se adapta la cerințele specifice ale postului.
- Capacitate de a demonstra integritate și etică profesională.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de state de salarii procesate corect, număr de erori identificate și corectate în procesul de salarizare, respectarea termenelor limită pentru depunerea declarațiilor fiscale, număr de solicitări de informații salariale rezolvate în termen, număr de audituri interne/externe supervizate cu succes, grad de acuratețe a datelor introduse în sistemul de salarizare, număr de reclamații/solicitări de clarificare legate de salarizare gestionate, număr de procese/litigii legate de salarizare evitate, număr de îmbunătățiri implementate în procesul de salarizare, reducerea costurilor legate de erori de salarizare, grad de satisfacție al angajaților cu privire la serviciile de salarizare, număr de traininguri/workshop-uri organizate pentru angajați privind legislația muncii, număr de rapoarte generate și analizate pentru monitorizarea performanței salariale, număr de proceduri de lucru documentate și actualizate, număr de audituri de conformitate realizate, număr de modificări legislative implementate corect în sistemul de salarizare, reducerea timpului de procesare a statelor de salarii, număr de angajați sprijiniți în rezolvarea problemelor legate de salarizare, număr de îmbunătățiri aduse documentelor justificative pentru salarizare.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea legislației muncii și a reglementărilor fiscale, acuratețea datelor introduse în sistemul de salarizare, corectitudinea calculelor salariale, respectarea confidențialității informațiilor salariale, claritatea și concizia documentelor justificative, respectarea termenelor limită pentru depunerea declarațiilor, gradul de conformitate cu politicile interne, profesionalismul în interacțiunea cu angajații, capacitatea de a identifica și rezolva problemele legate de salarizare, inițiativa în îmbunătățirea proceselor de salarizare, adaptabilitatea la modificările legislative, capacitatea de a lucra în echipă, abilitățile de comunicare, gradul de implicare în actualizarea procedurilor de lucru, calitatea documentației privind procesele de salarizare, respectarea procedurilor interne de control, gradul de satisfacție al utilizatorilor (angajați, conducere) cu privire la serviciile prestate, capacitatea de a oferi consultanță și suport angajaților, calitatea răspunsurilor la întrebările angajaților, respectarea politicilor de securitate a datelor, capacitatea de a gestiona situații de criză legate de salarizare, gradul de rigoare în verificarea datelor, calitatea colaborării cu departamentele conexe (resurse umane, contabilitate).
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea confidențialității datelor salariale, atenție la detalii în procesarea datelor, capacitatea de a lucra sub presiune și respectarea termenelor limită, abilitatea de a comunica eficient cu angajații și conducerea, inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor legate de salarizare, adaptabilitate la schimbările legislative și procedurale, capacitatea de a lucra independent și în echipă, profesionalism în interacțiunea cu angajații, rigoare în verificarea datelor și a calculelor, capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, proactivitate în îmbunătățirea proceselor de salarizare, responsabilitate în gestionarea informațiilor sensibile, capacitatea de a prioritiza sarcinile, abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, orientare către rezultate și respectarea obiectivelor, capacitatea de a oferi suport și consultanță angajaților, abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și constructivă, capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții, responsabilitate în gestionarea resurselor, capacitatea de a lucra eficient în medii dinamice.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, monitor, imprimantă, scaner, software de salarizare, sistem de arhivare electronică, programe de contabilitate, programe de procesare a textului, programe de calcul tabelar, aplicații de e-mail, aplicații de comunicare internă, echipamente de copiere, sistem de management al documentelor, echipamente de scanare a documentelor, dispozitive de stocare a datelor (hard disk extern, stick USB), echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), echipamente de rețea (router, switch), aplicații de videoconferință, echipamente de autentificare (carduri, parole)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.