FIȘĂ DE POST TEHNICIAN DOCUMENTATIE STUDII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:TEHNICIAN DOCUMENTATIE STUDII

1.2. Cod C.O.R.:311526

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Arhivistul Șef, Referenți Documentistici, Personalul Departamentului IT, Alte Departamente pentru furnizarea de documente și informații, Conducerea pentru raportare și clarificări. Externe: Colaborează cu Furnizori de servicii de arhivare digitală, Audituri interne și externe, Alte instituții pentru schimb de informații și documente, Arhitectul șef (în anumite situații).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Tehnicianul Documentație Studii asigură suportul tehnic pentru derularea studiilor de fezabilitate și a proiectelor de investiții. Activitatea principală constă în colectarea, organizarea, verificarea și arhivarea documentelor tehnice, a datelor și a informațiilor necesare. De asemenea, răspunde de introducerea datelor în baze de date, pregătirea de rapoarte și prezentări, precum și de comunicarea eficientă cu echipa de proiect și cu alte departamente. Scopul este de a asigura acuratețea, accesibilitatea și protejarea informațiilor relevante pentru realizarea obiectivelor studiilor și a proiectelor."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Colectarea și centralizarea datelor tehnice și economice din surse diverse (studii, rapoarte, baze de date, etc.).
Verificarea acurateței și completitudinii documentelor tehnice primite.
Introducerea datelor în aplicații software specializate (GIS, CAD, baze de date relaționale).
Organizarea și arhivarea documentelor în sistem electronic și fizic, respectând procedurile interne.
Pregătirea de documente justificative pentru avize și autorizații.
Asigurarea conformității documentelor cu reglementările legale și standardele tehnice în vigoare.
Scanarea și digitalizarea documentelor, asigurând lizibilitatea și accesibilitatea acestora.
Participarea la elaborarea de rapoarte de studiu, contribuind cu informații și date relevante.
Actualizarea constantă a bazelor de date cu informații noi, asigurând coerența datelor.
Redactarea de note informative și rezumate ale documentelor tehnice.
Gestionarea fluxului de documente, asigurând respectarea termenelor limită.
Verificarea corectitudinii datelor din planșe, diagrame și grafice.
Asigurarea protecției datelor confidențiale, respectând politica de securitate a organizației.
Participarea la audituri interne și externe privind documentația tehnică.
Elaborarea de proceduri și instrucțiuni de lucru pentru gestionarea documentației.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii tehnice, cu specializarea în domeniul construcțiilor, geodezie, cadastru sau un domeniu similar.
Calificare profesională în meseria de tehnician documentarist, tehnician proiectant sau o calificare echivalentă.
Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a aplicațiilor software de specialitate (GIS, CAD, baze de date relaționale).
Cunoștințe de operare a calculatorului și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de geometrie descriptivă, trasare tehnică și interpretare a planșelor de construcții.
Cunoștințe de terminologie tehnică specifică domeniului construcțiilor și a studiilor de fezabilitate.
Cunoștințe de bază privind legislația în domeniul construcțiilor, urbanismului și a protecției mediului.
Aptitudini de comunicare și relaționare, pentru a interacționa eficient cu membrii echipei și cu alte departamente.
Abilități de organizare și planificare, pentru a gestiona eficient fluxul de documente și respectarea termenelor limită.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) reprezintă un avantaj.
Cunoașterea limbii engleze reprezintă un avantaj, pentru a putea interpreta documentație tehnică în limba engleză.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități de arhivare și gestionare a documentelor tehnice.
Experiență în utilizarea aplicațiilor software specifice domeniului (GIS, CAD, baze de date relaționale).
Experiență în introducerea și verificarea datelor în sisteme informatice.
Experiență în redactarea de note informative și rezumate ale documentelor tehnice.
Experiență în lucrul cu planșe, diagrame și grafice, interpretând corect informațiile prezentate.
Experiență în respectarea procedurilor interne de gestionare a documentelor.
Experiență în lucrul cu documente de tip studii de fezabilitate, proiecte de investiții și avize tehnice.
Experiență în lucrul cu sisteme de management al documentelor (DMS) reprezintă un avantaj.
Experiență în domeniul construcțiilor, urbanismului sau geodezie reprezintă un avantaj.
Experiență în lucrul cu documente de cadastru și înțelegerea terminologiei aferente reprezintă un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de operare Windows.
Utilizare avansată a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizare avansată a aplicațiilor GIS (ex: QGIS, ArcGIS).
Utilizare avansată a aplicațiilor CAD (ex: AutoCAD, MicroStation).
Cunoștințe de baze de date relaționale (ex: MySQL, PostgreSQL).
Utilizare avansată a aplicațiilor de scanare și procesare a documentelor.
Cunoștințe de geometrie descriptivă și trasare tehnică.
Cunoștințe de terminologie tehnică specifică domeniului construcțiilor și urbanismului.
Utilizare de software pentru conversia formatelor de fișiere (ex: PDF, DWG, DXF).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de scanare și imprimare.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de arhivare digitală.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de căutare și filtrare a informațiilor în baze de date.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de generare a rapoartelor și a prezentărilor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (ex: Power Automate).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud (ex: Microsoft Azure, Amazon Web Services).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate a informațiilor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora eficient cu colegii.
Capacitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris.
Organizare și planificare riguroasă a activităților zilnice.
Atentia deosebită la detalii și acuratețe în lucrul cu documentele.
Capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordarea problemelor.
Proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a gestiona stresul.
Gândire analitică și capacitatea de a interpreta date și informații.
Inițiativă în îmbunătățirea proceselor de lucru.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Etică profesională și respectarea confidențialității informațiilor.
Curiozitate și dorință de a învăța lucruri noi.
Abilitatea de a lucra independent și de a lua decizii.
Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Empatie și capacitatea de a înțelege perspectivele altora.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Orientare către rezultate și dorință de a atinge obiectivele stabilite.
Abilitatea de a se concentra și de a evita distragerile.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente scanate și indexate pe săptămână, acuratețea datelor introduse în sistem, număr de erori depistate și corectate, număr de solicitări de documente procesate în termen, număr de rapoarte generate și prezentate, gradul de respectare a procedurilor de lucru, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de documente clasificate corect, gradul de conformitate cu standardele de arhivare, numărul de audituri interne trecute cu succes, numărul de sugestii de îmbunătățire implementate, gradul de satisfacție a utilizatorilor, timpul mediu de rezolvare a problemelor, numărul de documente recuperate rapid, numărul de proceduri de lucru actualizate, numărul de training-uri participate, numărul de documente arhivate conform termenelor, numărul de documente accesate rapid de către utilizatori, numărul de documente distruse conform procedurilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea clasificării documentelor, respectarea confidențialității datelor, claritatea rapoartelor generate, eficiența fluxului de lucru, gradul de conformitate cu reglementările legale, coerența datelor introduse, lizibilitatea documentelor scanate, respectarea procedurilor de securitate, profesionalismul în interacțiunea cu utilizatorii, calitatea indexării documentelor, gradul de utilizare a terminologiei corecte, respectarea standardelor de arhivare, eficiența procesului de recuperare a documentelor, calitatea colaborării cu alte departamente, profesionalismul în gestionarea solicitărilor, gradul de utilizare a sistemelor de management al documentelor, calitatea documentării proceselor de lucru, gradul de respectare a termenelor limită, calitatea răspunsurilor la întrebări.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și soluționarea problemelor, atenție la detalii și acuratețe, capacitate de organizare și planificare, comunicare eficientă (verbală și scrisă), adaptabilitate la schimbări, lucru în echipă și colaborare, respectarea procedurilor și regulamentelor, gestionarea timpului și prioritizarea sarcinilor, rezolvarea conflictelor și găsirea de soluții, profesionalism și etică în muncă, gestionarea stresului și a presiunii, orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, capacitatea de a învăța și de a se adapta la noile tehnologii, proactivitate în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a lucra independent și de a lua decizii, gestionarea eficientă a informațiilor confidențiale, abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv, capacitatea de a lucra sub supraveghere și de a raporta progresul.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Scanner, imprimantă, computer, monitor, tastatură, mouse, software de management al documentelor, software de scanare, software de arhivare digitală, sistem de operare, rețea locală, server de fișiere, unitate externă de stocare, software de procesare a textului, software de creare de foi de calcul, scanner portabil, copiator, fax, dispozitiv de stocare optică (CD/DVD), dispozitiv de stocare USB, software de criptare a datelor, software de recuperare a datelor, software de backup..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.