FIȘĂ DE POST SECRETAR PLATOU

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR PLATOU

1.2. Cod C.O.R.:265440

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul de producție pentru gestionarea agendei și coordonarea întâlnirilor, colaborează cu echipa tehnică pentru pregătirea materialelor de prezentare, colaborează cu departamentul financiar pentru gestionarea documentelor contabile, colaborează cu departamentul juridic pentru pregătirea contractelor și a altor documente legale, colaborează cu echipa de resurse umane pentru gestionarea documentelor de personal, colaborează cu directorul de imagine pentru pregătirea materialelor de comunicare vizuală, colaborează cu echipa de marketing pentru distribuirea informațiilor către public, colaborează cu alți secretari pentru gestionarea fluxului de informații. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de imprimare și copiere, colaborează cu agenții de publicitate și relații publice, colaborează cu clienți și parteneri pentru programarea întâlnirilor și gestionarea corespondenței, colaborează cu instituții publice pentru depunerea documentelor și obținerea autorizațiilor, colaborează cu firme de curierat pentru livrarea documentelor, colaborează cu furnizori de echipamente de birou, colaborează cu agenții de videoconferință.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul platoului asigură buna desfășurare a activităților de filmare sau înregistrare pe șantier. Responsabilitățile principale includ gestionarea agendei, coordonarea fluxului de informații între departamente, redactarea proceselor verbale, gestionarea corespondenței, asigurarea materialelor necesare echipei și menținerea ordinii și a unei atmosfere de lucru eficiente. Colaborează strâns cu regizorul, producătorul și ceilalți membri ai echipei, fiind un punct central de legătură și suport logistic. Abilități excelente de organizare, comunicare și atenție la detalii sunt esențiale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea agendei de producție, inclusiv programarea filmărilor și a întâlnirilor.
Redactarea și distribuirea scenariilor, a listelor de filmare (shooting lists) și a altor documente de producție.
Asigurarea fluxului de comunicare eficient între departamente (regie, imagine, sunet, producție).
Coordonarea logisticii materialelor și a echipamentelor necesare pe platou.
Gestionarea corespondenței și a documentelor administrative.
Redactarea proceselor verbale ale ședințelor de producție.
Monitorizarea și raportarea progresului lucrărilor, conform planului de producție.
Gestionarea permisiunilor și a autorizațiilor necesare pentru filmare.
Asigurarea respectării procedurilor de siguranță pe platou.
Coordonarea distribuției de materiale promoționale și a acreditărilor pentru vizitatori.
Gestionarea arhivei de documente de producție (scenarii, contracte, autorizații).
Asigurarea fluxului de informații către echipa de post-producție.
Întocmirea și actualizarea listelor de contact ale personalului și ale colaboratorilor.
Gestionarea situațiilor neprevăzute și rezolvarea problemelor logistice minore.
Pregătirea rapoartelor de producție pentru conducerea companiei.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu profil tehnic (de exemplu, profil de secretariat, informatică).
Calificări profesionale de nivel mediu în secretariat, arhivare și gestionarea documentelor.
Cunoștințe solide de operare pe calculator (Microsoft Office – Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestiune a proiectelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Cunoștințe de limba engleză – nivel minim conversațional (avantaj).
Cunoștințe de terminologie specifică domeniului audiovizual (avantaj).
Cursuri de specializare în secretariat, organizare de evenimente sau management de proiect (avantaj).
Certificat de competențe în utilizarea programelor specifice de gestiune a documentelor (dacă este cazul).
Cunoștințe de bază privind legislația muncii și a protecției datelor (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în secretariat sau într-o funcție administrativă.
Experiență în gestionarea documentelor și a arhivei, inclusiv scanare, indexare și clasificare.
Experiență în utilizarea programelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) la un nivel avansat.
Experiență în redactarea de corespondență oficială și de procese verbale.
Experiență în coordonarea logisticii de birou și a materialelor de consum.
Experiență în gestionarea agendei și a programărilor.
Experiență în lucrul cu sisteme de gestiune a proiectelor (avantaj).
Experiență în domeniul producției audiovizuale (film, televiziune, publicitate) – un avantaj semnificativ.
Experiență în gestionarea fluxurilor de informații între departamente.
Experiență în lucrul sub presiune și respectarea termenelor limită.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de scanare și imprimare.
Utilizarea eficientă a programelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestiune a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana, Trello).
Utilizarea programelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (copiator, fax, telefon).
Abilități de scanare, indexare și clasificare a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: Access).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare online.
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a imaginilor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare video (avantaj).
Utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Dropbox).
Utilizarea sistemelor de ticketing (ex: Jira, Zendesk).
Cunoștințe de utilizare a software-ului CRM (Customer Relationship Management).
Utilizarea eficientă a programelor de contabilitate (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de design grafic (avantaj).
Utilizarea sistemelor de securitate a informațiilor (ex: antivirus, firewall).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de traducere asistată de calculator (CAT) (avantaj).
Utilizarea sistemelor de backup și recuperare a datelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de organizare și planificare a activităților.
Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Capacitate de a gestiona prioritățile și de a lucra sub presiune.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de lucru în echipă și colaborare.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Gestionarea eficientă a timpului și a resurselor.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Abilități de leadership și coordonare a activităților (în anumite situații).
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile celorlalți.
Gândire critică și capacitate de analiză.
Abilități de prezentare și comunicare publică (în anumite situații).
Spirit de observație și atenție la detalii.
Rezistență la stres și capacitate de a gestiona situații dificile.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate corect pe zi, acuratețea datelor introduse, respectarea termenelor limită pentru raportare, număr de corespondențe trimise/primite, număr de întâlniri/evenimente coordonate, număr de reclamații/probleme rezolvate, eficiența gestionării agendei, gradul de satisfacție al beneficiarilor, reducerea erorilor administrative, îmbunătățirea fluxului de lucru, optimizarea utilizării resurselor de birou, reducerea costurilor administrative, gradul de respectare a procedurilor interne, îmbunătățirea comunicării interne, gradul de satisfacție al echipei, reducerea timpului de răspuns la solicitări, îmbunătățirea arhivei digitale, eficiența gestionării materialelor de consum.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentelor generate, respectarea formatelor și a stilului impus, acuratețea informațiilor furnizate, claritatea și concizia comunicărilor, profesionalismul în interacțiunea cu beneficiarii, respectarea confidențialității informațiilor, organizarea și accesibilitatea arhivei, eficiența fluxului de lucru, respectarea procedurilor interne, gradul de satisfacție al beneficiarilor, îmbunătățirea continuă a proceselor administrative, adaptabilitatea la schimbări, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, calitatea relațiilor profesionale, profesionalismul în gestionarea situațiilor critice, respectarea termenelor limită, calitatea prezentărilor, claritatea și concizia rapoartelor, acuratețea transcrierilor, profesionalismul în gestionarea corespondenței. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în anticiparea necesităților, adaptabilitate la schimbări de protocol, atenție la detalii în gestionarea agendei, proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor de comunicare, capacitate de a lucra eficient sub presiune, abilitate de a gestiona situații neprevăzute cu calm, perseverență în finalizarea sarcinilor, flexibilitate în prioritizarea activităților, capacitate de a lucra autonom și în echipă, abilitate de a construi și menține relații profesionale, reziliență în fața feedback-ului constructiv, capacitate de a învăța rapid și de a aplica noile cunoștințe, abilitate de a gestiona conflicte de manieră constructivă, capacitatea de a se adapta la diferite stiluri de comunicare, atenție la nevoile beneficiarilor, capacitatea de a demonstra empatie și profesionalism. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, mașină de scris (rar), arhivator, software de procesare text, software de calcul tabelar, software de prezentare, software de gestionare a bazei de date, software de e-mail, internet, telefon fix, telefon mobil, echipamente de videoconferință, echipamente de arhivare digitală, echipamente de scanare a documentelor, echipamente de copiere a documentelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.