FIȘĂ DE POST SECRETAR SEF PRODUCTIE FILM

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR SEF PRODUCTIE FILM

1.2. Cod C.O.R.:265415

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șeful de producție, producătorii executivi, directorii de departamente (artă, sunet, imagine), regizorul, echipa de producție, managerul de linie, contabilii, asistenții de producție. Externe: Colaborează cu distribuitorii, agențiile de publicitate, firmele de post-producție, avocații, asigurătorii, furnizorii de echipamente, agențiile de casting, partenerii de distribuție internațională, consilierii fiscali.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul Șef al Producției Film este responsabil pentru buna funcționare a activității de producție, asigurând suport logistic, administrativ și organizatoric echipei. Principalele atribuții includ gestionarea corespondenței, organizarea ședințelor și a călătoriilor, întocmirea de rapoarte, gestionarea documentelor și arhivarea acestora, precum și facilitarea comunicării eficiente între departamente. Persoana care ocupă acest post trebuie să aibă abilități excelente de organizare, atenție la detalii și o bună cunoaștere a proceselor de producție cinematografică, fiind un punct central în fluxul informațional și operațional.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului documentar aferent producției cinematografice.
Asigurarea suportului administrativ pentru regizor, producător și echipa de producție.
Coordonarea și monitorizarea calendarului de producție, inclusiv respectarea termenelor limită.
Gestionarea corespondenței oficiale, atât interne cât și externe, cu distribuitori, actori, case de producție și alte entități implicate.
Organizarea și facilitarea ședințelor de echipă, pregătirea agendei, luarea de minute și distribuirea acestora.
Gestionarea și actualizarea bazelor de date cu informații despre distribuție, contracte și alte date relevante.
Pregătirea și urmărirea contractelor cu membrii echipei, actori, furnizori și alte părți implicate.
Organizarea și coordonează călătoriile echipei de producție, inclusiv rezervări de transport și cazare.
Gestionarea și urmărirea bugetului de producție, în colaborare cu managerul financiar.
Arhivarea și organizarea documentelor de producție, respectând cerințele legale și de confidențialitate.
Pregătirea rapoartelor de progres pentru producător și alte părți interesate.
Asigurarea respectării procedurilor interne și a cerințelor legale în toate aspectele producției.
Gestionarea corespondenței și a relațiilor cu autoritățile de reglementare și cu alte instituții publice.
Coordonarea logisticii de plată a onorariilor și a altor cheltuieli legate de producție.
Facilitarea comunicării între departamentele de producție, post-producție și marketing.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii superioare în domeniul cinematografiei, comunicare sau științe administrative.
Cunoștințe solide despre procesul de producție cinematografică, de la pre-producție până la post-producție.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Experiență anterioară în roluri administrative sau de secretar, preferabil în industria cinematografică sau media.
Certificări în domeniul managementului de proiect sau al comunicării pot constitui un avantaj.
Cunoștințe despre legislația audiovizuală și drepturile de autor.
Abilități de organizare, planificare și gestionare a timpului.
Abilități de comunicare scrisă și verbală excelente.
Cunoștințe despre terminologia specifică industriei cinematografice.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Cunoștințe despre software-ul de gestionare a producțiilor cinematografice (ex: Movie Magic Scheduling, Gorilla Scheduling) pot constitui un avantaj.
Certificat de competențe profesionale în domeniul secretariatului și/sau managementului administrativ poate fi un plus.
Cunoștințe despre principiile de arhivare și gestionare a documentelor pot constitui un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 3 ani de experiență în roluri administrative, de secretar sau asistent administrativ.
Experiență anterioară în industria cinematografică sau media, preferabil în roluri similare.
Experiență în gestionarea corespondenței, a documentelor și a arhivei.
Experiență în organizarea și coordonarea ședințelor, a călătoriilor și a evenimentelor.
Experiență în utilizarea software-ului Microsoft Office și a altor aplicații de birou.
Experiență în gestionarea bugetului și a cheltuielilor.
Experiență în comunicarea cu distribuitori, actori, case de producție și alte entități implicate.
Experiență în lucrul cu contracte și în urmărirea termenelor limită.
Experiență în gestionarea bazei de date cu informații despre distribuție, contracte și alte date relevante.
Experiență în lucrul sub presiune și în respectarea termenelor limită stricte.
Experiență în coordonarea logisticii de plată a onorariilor și a altor cheltuieli legate de producție.
Experiență în lucrul cu echipe multidisciplinare și în facilitarea comunicării între departamente.
Experiență în utilizarea software-ului de gestionare a producțiilor cinematografice (ex: Movie Magic Scheduling, Gorilla Scheduling).
Experiență în gestionarea confidențialității informațiilor și respectarea procedurilor interne.
Experiență în redactarea de rapoarte de progres și prezentări pentru producător și alte părți interesate.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de procesare a textului (Word) și de creare a tabelelor (Excel).
Utilizare eficientă a programelor de prezentare (PowerPoint) pentru a crea materiale informative și rapoarte.
Cunoștințe de utilizare a programelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizare a software-ului de gestionare a proiectelor (ex: Asana, Trello) pentru a urmări sarcinile și termenele limită.
Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare digitală și a platformelor de stocare în cloud (ex: Google Drive, Dropbox).
Utilizare a software-ului de gestionare a calendarelor și a programărilor (ex: Google Calendar, Outlook Calendar).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
Utilizare a software-ului de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop, GIMP) pentru a pregăti materiale promoționale.
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizare a software-ului de gestionare a bazelor de date (ex: Microsoft Access).
Cunoștințe de operare a sistemelor de ticketing și de suport tehnic (ex: Zendesk, Jira).
Utilizare a software-ului de creare a diagramelor și a graficelor (ex: Visio, Lucidchart).
Cunoștințe de operare a platformelor de comunicare internă (ex: Slack, Microsoft Teams).
Utilizare a software-ului de editare video (ex: Adobe Premiere Pro, Final Cut Pro) - nivel de bază.
Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate cibernetică și de protecție a datelor.
Utilizare a software-ului de criptare a datelor și a documentelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de backup și de recuperare a datelor.
Utilizare a software-ului de analiză a datelor și de generare a rapoartelor (ex: Microsoft Power BI).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al configurației (CMDB).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a gestiona eficient corespondența și de a redacta documente oficiale.
Abilități de organizare și planificare a activităților zilnice și a proiectelor.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor în situații complexe.
Capacitate de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.
Abilități de negociere și de mediere în situații de conflict.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a menține calmul sub presiune.
Abilități de adaptare la schimbări și de a învăța rapid lucruri noi.
Capacitate de a lucra cu atenție la detalii și de a minimiza erorile.
Abilități de relaționare interpersonale și de a construi relații profesionale solide.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite.
Abilități de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Capacitate de a demonstra inițiativă și de a propune soluții inovatoare.
Abilități de a gestiona confidențialitatea informațiilor.
Capacitate de a lucra cu persoane din diferite culturi și background-uri.
Abilități de a demonstra empatie și de a înțelege nevoile celorlalți.
Capacitate de a lucra autonom și de a-și asuma responsabilități.
Abilități de a motiva și de a inspira echipa.
Capacitate de a demonstra flexibilitate și de a se adapta la cerințele proiectului.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente gestionate corect și la timp, rata de respectare a termenelor limită, numărul de erori în documente, numărul de solicitări rezolvate eficient, numărul de întâlniri/ședințe organizate și coordonate, numărul de contacte/relații profesionale stabilite și menținute, numărul de probleme/situații critice gestionate cu succes, numărul de rapoarte generate și distribuite la timp, numărul de fluxuri de lucru optimizate, numărul de procese administrative simplificate, rata de satisfacție a echipei de producție, numărul de îmbunătățiri propuse și implementate, numărul de proceduri documentate și actualizate, rata de utilizare a sistemelor de arhivare electronică, numărul de proceduri de securitate a informațiilor respectate, numărul de solicitări de informații răspunsuri la timp, numărul de întârzieri generate de lipsa de informații, numărul de probleme legate de comunicare evitate, numărul de proceduri de raportare respectate, numărul de documente clasificate corect.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării scrise, acuratețea și exhaustivitatea documentelor, respectarea confidențialității informațiilor, eficiența fluxului de lucru, calitatea organizării și arhivării documentelor, profesionalismul în interacțiunile cu echipa de producție și parteneri externi, respectarea procedurilor legale și contractuale, calitatea raportării către șeful de producție, capacitatea de a anticipa și preveni problemele, eficiența în gestionarea situațiilor de criză, calitatea relațiilor interpersonale, nivelul de inițiativă în optimizarea proceselor, respectarea termenelor limită, gradul de atenție la detalii, calitatea arhivării digitale, claritatea și concizia rapoartelor, profesionalismul în gestionarea corespondenței, capacitatea de a sintetiza informații complexe, acuratețea în interpretarea contractelor, eficiența în gestionarea agendei șefului de producție, gradul de implicare în rezolvarea problemelor, calitatea documentării proceselor, respectarea standardelor de confidențialitate, acuratețea în respectarea procedurilor interne, eficiența în comunicarea informațiilor critice, gradul de adaptabilitate la schimbări, calitatea interacțiunii cu distribuitorii și agențiile.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, atenție la detalii, capacitate de organizare, rezolvarea problemelor, adaptabilitate, comunicare eficientă, gestionarea timpului, gestionarea stresului, orientare către rezultate, respectarea confidențialității, flexibilitate, colaborare, responsabilitate, etică profesională, capacitate de a lucra sub presiune, gestionarea conflictelor, capacitatea de a asculta, capacitatea de a oferi feedback constructiv, capacitatea de a învăța rapid, abilitatea de a prioritiza, capacitatea de a lucra independent, capacitatea de a influența, capacitatea de a delega, capacitatea de a motiva, capacitatea de a negocia, capacitatea de a anticipa, capacitatea de a coordona, capacitatea de a gestiona schimbări, capacitatea de a lua decizii, capacitatea de a demonstra empatie, capacitatea de a construi relații profesionale, capacitatea de a gestiona agendă, capacitatea de a interpreta contracte, capacitatea de a sintetiza informații.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scanner, telefon, fax, software de procesare a textului (Microsoft Word, Google Docs), software de calcul tabelar (Microsoft Excel, Google Sheets), software de prezentare (Microsoft PowerPoint, Google Slides), software de gestionare a proiectelor (Asana, Trello), software de arhivare digitală, software de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams), camera foto/video, microfon, echipamente de înregistrare audio, echipamente de arhivare fizică (dosare, mape, cutii), sistem de stocare extern (hard disk, USB), laptop, tabletă, telefon mobil..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.