FIȘĂ DE POST SECRETAR MUZICAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR MUZICAL

1.2. Cod C.O.R.:265212

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul artistic pentru programarea concertelor, cu managerul financiar pentru gestionarea bugetului, cu tehnicienii de sunet și scenă pentru pregătirea evenimentelor, cu personalul administrativ pentru aspectele logistice și cu interpreții pentru gestionarea contractelor și a programului. Externe: Colaborează cu agenții de impresariat, cu radiouri și posturi de televiziune pentru promovare, cu sponsori pentru finanțare și cu alte instituții culturale pentru parteneriate.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul muzical are rolul de a asigura suport administrativ și organizatoric pentru activitățile muzicale ale instituției. Printre responsabilități se numără gestionarea corespondenței, arhivarea documentelor muzicale, programarea repetițiilor și a concertelor, coordonarea invitațiilor și a relațiilor cu interpreții, precum și suportul în realizarea materialelor promoționale. De asemenea, asigură legătura între conducerea instituției și membrii ansamblurilor, urmărind buna desfășurare a activităților muzicale și respectarea termenelor stabilite.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de corespondență aferentă activităților muzicale, inclusiv primirea, înregistrarea, expedierea și arhivarea documentelor.
Centralizarea și distribuirea programelor de repetiții, concerte, audiții și alte evenimente muzicale.
Organizarea și menținerea arhivei partiturilor, înregistrărilor audio și video, contractelor și a altor materiale muzicale.
Pregătirea și expedierea invitațiilor, comunicărilor și a altor documente către interpreți, soliști, dirijori, critici muzicali și public.
Coordonarea programului și a deplasărilor dirijorilor, soliștilor și a altor membri ai ansamblurilor.
Gestionarea și actualizarea bazelor de date cu informații despre interpreți, partituri, evenimente și alte date relevante.
Asigurarea suportului logistic pentru repetiții și concerte, inclusiv rezervarea sălilor, coordonarea tehnicienilor și gestionarea materialelor consumabile.
Pregătirea și verificarea documentelor justificative pentru decontări și plăți către interpreți și colaboratori.
Redactarea și difuzarea de comunicate de presă și materiale promoționale pentru evenimentele muzicale.
Monitorizarea și actualizarea informațiilor despre evenimentele muzicale pe site-ul instituției și pe rețelele sociale.
Gestionarea înregistrărilor de public și a corespondenței cu abonații.
Pregătirea de rapoarte periodice privind activitatea muzicală și starea materialelor de arhivă.
Asigurarea respectării procedurilor interne privind gestionarea materialelor muzicale și a informațiilor confidențiale.
Colaborarea cu departamentele financiar-contabile și de resurse umane pentru soluționarea problemelor legate de personal și de buget.
Asigurarea suportului administrativ pentru realizarea proiectelor culturale și a evenimentelor speciale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete.
Preferabil studii superioare în domeniul muzicii, arte sau științe administrative.
Cunoștințe solide de operare a calculatorului (Microsoft Office, pachete de editare text și tabelară).
Cunoștințe de operare a programelor de gestiune a bazelor de date (avantaj).
Cunoștințe de contabilitate primară (avantaj).
Cunoștințe de limba engleză (nivel minim: conversațional).
Abilități de comunicare scrisă și orală, precum și de relaționare interumană.
Cunoștințe despre terminologia specifică domeniului muzical.
Experiență în utilizarea programelor de gestiune a evenimentelor culturale (avantaj).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de secretariat (imprimantă, copiator, scanner).
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în secretariat și arhivă (avantaj).
Cunoștințe de legislație privind drepturile de autor (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de ticketing electronic (avantaj).
Aptitudini de organizare și planificare a activităților administrative.
Capacitate de a gestiona eficient informațiile și de a respecta termene limită.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în activități de secretariat și arhivă.
Experiență în gestionarea documentelor și a corespondenței, inclusiv arhivarea și indexarea acestora.
Experiență în utilizarea programelor de procesare a textului și a foilor de calcul (Microsoft Office).
Experiență în organizarea și coordonarea evenimentelor culturale (concerte, repetiții, audiții).
Experiență în comunicarea cu interpreți, dirijori și alți profesioniști din domeniul muzical.
Experiență în gestionarea bazelor de date și a informațiilor despre interpreți, partituri și evenimente.
Experiență în redactarea de comunicate de presă și materiale promoționale pentru evenimente culturale.
Experiență în utilizarea sistemelor de ticketing electronic (avantaj).
Experiență în gestionarea bugetului pentru activități muzicale (avantaj).
Experiență în colaborarea cu departamentele financiar-contabile și de resurse umane (avantaj).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de secretariat (imprimantă, copiator, scanner).
Experiență în redactarea de rapoarte periodice privind activitatea muzicală (avantaj).
Experiență în utilizarea programelor de gestiune a evenimentelor culturale (avantaj).
Experiență în gestionarea relațiilor cu publicul și cu abonații (avantaj).
Experiență în monitorizarea și actualizarea informațiilor despre evenimentele muzicale pe site-ul instituției și pe rețelele sociale (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de gestiune a documentelor (DMS).
Utilizarea eficientă a programelor de procesare a textului pentru redactarea de corespondență și rapoarte.
Cunoștințe de operare a bazelor de date (ex: Access, MySQL) pentru gestionarea informațiilor despre interpreți și evenimente.
Utilizarea programelor de editare grafică (ex: Photoshop, GIMP) pentru crearea de materiale promoționale (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de ticketing electronic (ex: Eventbrite, Ticketmaster).
Utilizarea programelor de videoconferință (ex: Zoom, Skype) pentru comunicarea cu interpreți și parteneri.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de secretariat (imprimantă, copiator, scanner, fax).
Utilizarea programelor de arhivare digitală pentru organizarea și protejarea documentelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al conținutului (CMS) pentru actualizarea site-ului web (avantaj).
Utilizarea programelor de contabilitate pentru gestionarea bugetului (avantaj).
Cunoștințe de operare a echipamentelor audio-video (microfoane, boxe, camere) (avantaj).
Utilizarea programelor de editare audio-video pentru crearea de materiale promoționale (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate cibernetică pentru protejarea datelor (avantaj).
Utilizarea programelor de analiză statistică pentru evaluarea impactului evenimentelor (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestiune a proiectelor (ex: Trello, Asana) (avantaj).
Utilizarea programelor de creare a prezentărilor interactive (ex: Prezi) (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al resurselor umane (HRM) (avantaj).
Utilizarea programelor de gestionare a fluxurilor de lucru (workflow management) (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de teleconferință (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și orală.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a respecta termene limită.
Organizare și atenție la detalii.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Proactivitate și inițiativă.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a rămâne calm sub presiune.
Empatie și abilități de relaționare interpersonale.
Discreție și confidențialitate.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către client și satisfacerea nevoilor acestuia.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a delega responsabilități.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date.
Creativitate și abilități de inovare.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Leadership și capacitatea de a motiva echipa (dacă este cazul).
Gestionarea conflictelor și abilitatea de a găsi soluții constructive.
Abilități de networking și de a construi relații profesionale.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente arhivate corect și la timp, volumul de corespondență gestionată zilnic, numărul de evenimente culturale coordonate/organizate, numărul de partituri/materiale muzicale inventariate și digitalizate, numărul de rapoarte periodice întocmite și depuse la termen, gradul de satisfacție al interpreților/partenerilor (măsurat prin sondaje/feedback), respectarea bugetului alocat activităților muzicale, numărul de erori/omisiuni în gestionarea documentelor, numărul de reclamații/solicitări rezolvate la timp, numărul de evenimente promovate eficient (măsurat prin audiență/participanți), numărul de colaborări externe stabilite și menținute, gradul de utilizare a sistemelor informatice și a aplicațiilor specifice, numărul de proceduri/procese optimizate și implementate, numărul de proiecte finalizate încadrate în termen și buget, gradul de conformitate cu reglementările interne și externe, numărul de evenimente cu grad ridicat de vizibilitate media, numărul de solicitări de informații răspunse prompt și corect, numărul de proceduri administrative simplificate, numărul de parteneriate strategice dezvoltate, numărul de evenimente cu impact pozitiv asupra imaginii instituției.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentelor redactate (acuratețe, claritate, concizie), respectarea terminologiei specifice domeniului muzical, profesionalismul în comunicarea cu interpreții și partenerii, eficiența procesului de arhivare și recuperare a informațiilor, gradul de satisfacție al utilizatorilor sistemului de gestionare a documentelor, respectarea confidențialității informațiilor, acuratețea datelor introduse în baze de date, calitatea relațiilor de colaborare cu alte departamente, coerența și claritatea rapoartelor întocmite, respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale, capacitatea de a anticipa și de a răspunde prompt la cerințele specifice ale activităților muzicale, profesionalismul în gestionarea corespondenței și a agendei, calitatea prezentării informațiilor în cadrul evenimentelor culturale, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor de lucru, capacitatea de a oferi suport eficient interpreților și echipei, acuratețea și completitudinea inventarului de partituri și materiale muzicale, coerența și claritatea prezentării datelor în rapoarte, profesionalismul în gestionarea situațiilor de criză, capacitatea de a menține o atitudine pozitivă și constructivă, respectarea etichetei profesionale în toate interacțiunile.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și soluționarea problemelor administrative, adaptabilitate la schimbările frecvente din programul activităților muzicale, capacitatea de a gestiona eficient timpul alocat sarcinilor multiple, atenție sporită la detalii în gestionarea documentelor și a corespondenței, abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse, profesionalism în interacțiunea cu interpreții, compozitorii și publicul, capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide, abilitatea de a comunica clar și concis informații complexe, demersuri proactive în îmbunătățirea fluxurilor de lucru, capacitatea de a colabora eficient cu membrii echipei, flexibilitate în adaptarea la cerințele specifice ale evenimentelor culturale, etică profesională și respectarea confidențialității, perseverență în atingerea obiectivelor stabilite, abilitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță și urgență, responsabilitate în asumarea sarcinilor delegate, capacitatea de a oferi suport și asistență colegilor, capacitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive, reziliență în fața obstacolelor și a feedback-ului negativ, abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii și programe utilizate în domeniul muzical, capacitatea de a menține o atitudine pozitivă și constructivă în toate situațiile, abilitatea de a lua inițiative și de a propune soluții inovatoare pentru îmbunătățirea activității.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, telefon (fix și mobil), software de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer), software de calcul tabelar (Microsoft Excel, LibreOffice Calc), software de prezentare (Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress), software de gestionare a bazei de date, sistem de arhivare electronică, sistem de management al documentelor, software de contabilitate (dacă este cazul), microfon și căști (pentru videoconferințe), echipamente de protecție a vederii (ecran filtrat), software de editare audio/video (în funcție de necesitățile instituției), software de gestionare a agendei și a programărilor, sistem de videoconferință, scaner de partituri, software de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), dispozitiv de stocare extern (hard disk, stick USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.