FIȘĂ DE POST SECRETAR LITERAR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR LITERAR

1.2. Cod C.O.R.:264305

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu editorii, corectorii, agenții de marketing, departamentul de vânzări, echipa de promovare și alți secretari literari pentru evaluarea manuscriselor, negocierea contractelor și coordonarea lansărilor. Externe: Colaborează cu autori, agenți literari, traducători, corectori externi, librării, biblioteci, reviste literare și alte instituții culturale pentru a asigura succesul proiectelor editoriale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul literar este responsabil cu urmărirea și documentarea activității unui scriitor, asigurând o evidență detaliată a manuscriselor, ideilor, schițelor și a corespondenței acestuia. Rolul său implică transcrierea textelor, organizarea materialelor de lucru, gestionarea drepturilor de autor și, uneori, redactarea de note sau rezumate. Secretarul literar contribuie la conservarea patrimoniului scris și facilitează procesul creativ al autorului, acționând ca un partener de încredere și un sprijin administrativ esențial."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Transcriere fidelă a manuscriselor, schițelor și notițelor autorului, respectând indicațiile stilistice și terminologice.
2. Organizarea și arhivarea cronologică a materialelor de lucru, inclusiv manuscrise, corespondență, fotografii și alte documente relevante.
3. Gestionarea și actualizarea bazei de date a manuscriselor, cu detalii privind stadiul de elaborare, modificări și observații.
4. Asigurarea respectării termenelor limită pentru depunerea manuscriselor la edituri sau agenții literare.
5. Redactarea de rezumate, sinopsisuri și prezentări ale operelor autorului, adaptate pentru diverse audiențe.
6. Verificarea corectitudinii gramaticale și ortografice a textelor, conform normelor limbii române.
7. Gestionarea corespondenței autorului, inclusiv răspunsuri la e-mailuri, scrisori și solicitări de informații.
8. Monitorizarea drepturilor de autor ale operelor autorului, asigurând respectarea contractelor și legislației în vigoare.
9. Întocmirea de rapoarte periodice privind activitatea autorului, pentru edituri, agenții literare sau alte părți interesate.
10. Asistarea autorului în procesul de negociere a contractelor editoriale și literare.
11. Organizarea și participarea la evenimente literare, conferințe de presă și întâlniri cu publicul.
12. Gestionarea drepturilor de imagine ale autorului, inclusiv fotografii și înregistrări video.
13. Asigurarea confidențialității informațiilor sensibile referitoare la activitatea autorului.
14. Cercetarea și documentarea necesară pentru susținerea activității de scriere a autorului, inclusiv consultarea de surse bibliografice și arhivistice.
15. Colaborarea cu editori, corectori și alți profesioniști din domeniul literar pentru a asigura calitatea și succesul operelor autorului."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii superioare în domeniul filologie românești, specializarea limba și literatura română.
2. Studii superioare în domeniul științelor comunicării, cu specializare în jurnalism literar sau critică literară.
3. Absolvirea unor cursuri de calificare în domeniul editurii și al drepturilor de autor.
4. Cunoștințe solide de terminologie literară și de editare de text.
5. Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
6. Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a programelor de gestionare a informațiilor.
7. Cunoștințe de limbi străine (engleză, franceză, germană) – reprezintă un avantaj.
8. Certificat de competențe în domeniul prelucrării datelor de către un organism acreditat (opțional).
9. Experiență în redactare, corectură și editare de texte (constituie un avantaj).
10. Capacitate de adaptare la diverse stiluri de scriere și de lucru.
11. Abilități excelente de comunicare scrisă și orală.
12. Atenție deosebită la detalii și acuratețe în prelucrarea informațiilor.
13. Cunoștințe de bază privind legislația drepturilor de autor și a contractelor editoriale.
14. Capacitatea de a lucra independent și în echipă, respectând termene limită.
15. Familiarizare cu instrumentele digitale de gestionare a documentelor și a fluxurilor de lucru (ex: sisteme de versionare a documentelor).

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență minimă de 1 an în activități de redactare, corectură sau editare de texte, preferabil în domeniul literar sau cultural.
2. Experiență în gestionarea documentelor și a bazelor de date, inclusiv arhivarea și organizarea informațiilor.
3. Experiență în lucrul cu manuscrise și în respectarea indicațiilor stilistice și terminologice ale autorului.
4. Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) la un nivel avansat.
5. Experiență în lucrul cu sisteme de gestionare a informațiilor și de versionare a documentelor (ex: SharePoint, Google Drive).
6. Experiență în comunicarea cu profesioniști din domeniul literar (editori, agenți literari, corectori).
7. Experiență în redactarea de rezumate, sinopsisuri și prezentări de texte, adaptate pentru diverse audiențe.
8. Experiență în gestionarea corespondenței și în respectarea confidențialității informațiilor.
9. Experiență în organizarea și participarea la evenimente literare și culturale (conferințe, lansări de carte, întâlniri cu publicul).
10. Experiență în monitorizarea drepturilor de autor și în respectarea legislației în domeniu.
11. Experiență în lucrul cu sisteme de management al proiectelor (ex: Trello, Asana) – reprezintă un avantaj.
12. Experiență în traduceri literare sau în revizuirea textelor traduse – reprezintă un avantaj.
13. Experiență în realizarea de interviuri cu autori și personalități din domeniul literar – reprezintă un avantaj.
14. Experiență în promovarea operelor literare prin intermediul platformelor online (bloguri, rețele sociale) – reprezintă un avantaj.
15. Experiență în gestionarea drepturilor de imagine și a contractelor de publicare – reprezintă un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și macOS.
2. Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
3. Cunoștințe solide de utilizare a Google Workspace (Docs, Sheets, Slides).
4. Utilizare avansată a software-ului de procesare a textului (ex: Adobe InDesign, Scrivener).
5. Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop, GIMP).
6. Utilizare eficientă a sistemelor de versionare a documentelor (ex: Git, SharePoint, Google Drive).
7. Cunoștințe de utilizare a platformelor de management al proiectelor (ex: Trello, Asana, Monday.com).
8. Experiență cu software-ul de transcriere audio (ex: Dragon NaturallySpeaking).
9. Cunoștințe de bază în programare (HTML, CSS) pentru gestionarea conținutului online – reprezintă un avantaj.
10. Utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Google Analytics) pentru monitorizarea performanței online – reprezintă un avantaj.
11. Familiarizare cu software-ul de editare video (ex: Adobe Premiere Pro, iMovie) – reprezintă un avantaj.
12. Cunoștințe despre standardele de accesibilitate web (WCAG) – reprezintă un avantaj.
13. Utilizare a instrumentelor de căutare online și de arhivare digitală (ex: JSTOR, ProQuest).
14. Utilizare a platformelor de publicare online (ex: WordPress, Medium).
15. Cunoștințe despre formatele de fișiere digitale (ex: PDF, DOCX, EPUB, MOBI).
16. Utilizare a instrumentelor de comunicare online (ex: Slack, Microsoft Teams, Zoom).
17. Cunoștințe despre securitatea informațiilor și protejarea datelor personale.
18. Utilizare a instrumentelor de criptare și de protejare a documentelor confidențiale.
19. Cunoștințe despre backup și recuperare a datelor.
20. Familiarizare cu tehnologiile de inteligență artificială și de procesare a limbajului natural (NLP) – reprezintă un avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Comunicare excelentă, atât scrisă, cât și orală, în limba română.
2. Abilități de ascultare activă și empatie pentru a înțelege nevoile autorilor.
3. Organizare impecabilă și gestionarea eficientă a timpului, cu respectarea termenelor limită.
4. Atentie deosebită la detalii și acuratețe în redactarea și verificarea textelor.
5. Capacitate de a lucra independent și în echipă, colaborând cu editori, agenți și alți profesioniști.
6. Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în gestionarea sarcinilor multiple.
7. Abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
8. Spirit de inițiativă și propunerea de soluții inovatoare pentru îmbunătățirea proceselor.
9. Abilități de negociere și persuasiune în interacțiunea cu autorii și partenerii.
10. Capacitate de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații dificile.
11. Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor informate.
12. Curiozitate intelectuală și interes pentru literatură, artă și cultură.
13. Abilități de analiză critică și de evaluare a calității textelor.
14. Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a susține dezvoltarea autorilor.
15. Abilități de gestionare a emoțiilor și de menținere a unei atitudini pozitive.
16. Flexibilitate în adaptarea stilului de comunicare la diferite personalități.
17. Capacitate de a gestiona confidențialitatea informațiilor sensibile.
18. Abilități de networking și de construire a relațiilor profesionale.
19. Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
20. Etică profesională și respectarea principiilor de integritate.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de manuscrise evaluate și pre-selectate, Număr de contracte negociate și semnate cu autori, Număr de autori gestionați simultan, Număr de evenimente literare organizate sau coordonate, Număr de articole/recenzii publicate, Număr de apariții editoriale coordonate, Număr de proiecte literare finalizate la timp și în buget, Număr de parteneriate stabilite cu agenții literari sau edituri, Număr de erori gramaticale/stilistice detectate în manuscrise înainte de publicare, Număr de feedback-uri pozitive primite de la autori, Rata de respectare a termenelor limită pentru manuscrise, Procentul de manuscrise pre-selectate care au fost publicate, Valoarea financiară a contractelor negociate, Număr de cititori/ascultători implicați în evenimentele literare, Număr de apariții în mass-media pentru autori gestionați, Gradul de satisfacție al autorilor cu serviciile prestate, Numărul de manuscrise evaluate pe unitate de timp, Numărul de contracte negociate pe unitate de timp, Rata de retenție a autorilor gestionați.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea evaluărilor inițiale a manuscriselor, Acuratețea identificării potențialului editorial al manuscriselor, Eficiența procesului de negociere a contractelor cu autorii, Profesionalismul relațiilor cu autorii, Calitatea comunicării cu autorii și editurile, Respectarea confidențialității informațiilor, Capacitatea de a oferi feedback constructiv autorilor, Coerența stilistică a materialelor promoționale, Gradul de aliniere cu strategia editorială a casei editoriale, Adaptabilitatea la schimbările din piața editorială, Capacitatea de a identifica și promova talente literare, Abilitatea de a construi și menține relații de încredere cu autorii, Calitatea prezentării manuscriselor către editori și agenți, Capacitatea de a contribui la succesul editorial al autorilor, Profesionalismul în gestionarea evenimentelor literare, Abilitatea de a reprezenta imaginea casei editoriale, Coerența strategiei de promovare a autorilor, Calitatea raportării și documentării activității, Impactul asupra succesului editorial al autorilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și evaluarea manuscriselor, Abilitatea de a gestiona situații de conflict cu autorii, Adaptabilitate la schimbările din piața editorială, Capacitatea de a lucra independent și în echipă, Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a susține dezvoltarea autorilor, Profesionalism în comunicarea cu autorii, editurile și agenții literari, Capacitatea de a gestiona confidențialitatea informațiilor, Abilitatea de a lua decizii informate și de a rezolva probleme, Curiozitate intelectuală și interes pentru literatură și cultură, Abilitatea de a construi și menține relații de încredere, Capacitatea de a gestiona emoțiile și de a menține o atitudine pozitivă, Abilitatea de a se adapta la diferite personalități și stiluri de comunicare, Inițiativă în propunerea de soluții inovatoare pentru îmbunătățirea proceselor, Abilitatea de a gestiona situații de presiune și de a menține calmul, Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, Abilitatea de a colabora eficient cu alte departamente, Profesionalism în reprezentarea imaginii casei editoriale, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : NU
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, Software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), Software de editare a documentelor (Adobe Acrobat sau echivalent), Program de e-mail, Sistem de arhivare digitală, Scanner, Imprimantă, Aplicații de comunicare online (Skype, Zoom sau echivalent), Aplicații de gestionare a proiectelor (Trello, Asana sau echivalent), Dispozitiv de stocare extern (hard disk, stick USB), Aplicații de corectură gramaticală și stilistică, Software de gestionare a bazelor de date (dacă este cazul), Aplicații de analiză statistică a datelor editoriale (dacă este cazul), Microfon și căști (pentru conferințe online), Aplicații de criptare a datelor (pentru confidențialitate)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.