FIȘĂ DE POST SECRETAR RESPONSABIL DE AGENTIE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR RESPONSABIL DE AGENTIE

1.2. Cod C.O.R.:264216

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii de agenție, departamentul financiar, resurse umane, departamentul juridic și alte departamente pentru gestionarea fluxurilor de documente, organizarea întâlnirilor și asigurarea suportului administrativ. Externe: Colaborează cu clienții, furnizorii, instituții publice și alte agenții pentru transmiterea documentelor, gestionarea corespondenței și reprezentarea agenției în diverse situații.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul responsabil de agenție asigură buna funcționare a activităților administrative și de secretariat ale agenției. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, organizarea ședințelor și întâlnirilor, redactarea de documente, monitorizarea termenelor limită, gestionarea arhivei, suport pentru personalul agenției în activitățile de secretariat și alte sarcini administrative specifice, contribuind la eficiența generală a activității instituționale. Este necesară o atenție deosebită la respectarea procedurilor interne și a confidențialității informațiilor.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente, de la primire până la expediere, inclusiv înregistrarea, indexarea și arhivarea conform reglementărilor legale.
Redactarea de corespondență oficială, note interne, rapoarte și alte documente administrative, respectând normele de limbă și stil.
Organizarea și programarea ședințelor, întâlnirilor și conferințelor, pregătirea agendei și a materialelor necesare.
Protocolarea ședințelor, redarea fidelă a discuțiilor și elaborarea proceselor-verbale.
Gestionarea agendei directorului/șefului agenției, prioritizarea întâlnirilor și a solicitărilor.
Asigurarea legăturii între agenție și terți (instituții publice, furnizori, clienți), prin intermediul corespondenței și al întâlnirilor.
Monitorizarea termenelor limită pentru depunerea de documente și respectarea obligațiilor legale.
Gestionarea arhivei instituționale, asigurând accesul la documente și respectând politica de confidențialitate.
Pregătirea de prezentări și materiale informative pentru evenimente și întâlniri.
Asigurarea bunei funcționări a echipamentelor de birou (copiatoare, imprimante, scanere).
Gestionarea corespondenței electronice, sortarea și distribuirea mesajelor.
Întocmirea de rapoarte statistice privind activitatea de secretariat.
Gestionarea fluxului de informații între departamentele agenției.
Asigurarea respectării procedurilor interne de lucru.
Participarea la pregătirea de documente pentru audituri interne și externe.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, cu diplomă de bacalaureat.
Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniul secretariatului, arhivării sau gestionării documentelor reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de operare a programelor de utilizat în secretariat (Microsoft Office Suite, software de arhivare electronică).
Cunoștințe solide de operare a echipamentelor de birou (imprimante, copiatoare, scanere).
Cunoștințe de limba română – nivel avansat (scris și vorbit).
Cunoașterea limbii engleze – nivel mediu reprezintă un avantaj.
Experiență profesională relevantă în domeniul secretariatului sau într-o funcție similară, de minimum 2 ani.
Cunoștințe de proceduri administrative și legislative specifice domeniului de activitate al agenției.
Atestat de formare profesională în domeniul protecției datelor cu caracter personal (GDPR) reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de bune practici în gestionarea informațiilor reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 2 ani într-o funcție de secretariat, arhivare sau gestionare a documentelor.
Experiență în utilizarea eficientă a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Experiență în redactarea de corespondență oficială, note interne, rapoarte și procese-verbale.
Experiență în organizarea și protocolarea ședințelor și întâlnirilor, inclusiv pregătirea agendei și a materialelor necesare.
Experiență în gestionarea agendei directorului/șefului agenției, prioritizarea întâlnirilor și a solicitărilor.
Experiență în utilizarea pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) la un nivel avansat.
Experiență în gestionarea arhivei instituționale, respectând politica de confidențialitate și reglementările legale.
Experiență în interacțiunea cu terți (instituții publice, furnizori, clienți) prin corespondență și întâlniri.
Experiență în respectarea procedurilor interne de lucru și a reglementărilor legale specifice domeniului de activitate al agenției.
Experiență în utilizarea eficientă a echipamentelor de birou (copiatoare, imprimante, scanere) și a echipamentelor de arhivare.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de procesare a textului (Word).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de calcul tabelar (Excel).
Cunoștințe de utilizare a programelor de prezentare (PowerPoint).
Utilizare eficientă a platformelor de e-mail (Outlook).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizare a echipamentelor de birou (imprimante, copiatoare, scanere).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de arhivare (digitale și fizice).
Utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe de operare a bazelor de date (nivel de utilizator).
Cunoștințe de utilizare a programelor de criptare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a imaginilor (nivel de bază).
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare PDF (ex: Adobe Acrobat).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și analiză a datelor (nivel de utilizator).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Trello).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate cibernetică (antivirus, firewall).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și prioritățile.
Organizare și atenție la detalii.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a gestiona situații de stres și presiune.
Diplomatie și tact în relațiile interpersonale.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Proactivitate și inițiativă.
Confidențialitate și discreție.
Etichetă și protocol.
Abilități de ascultare activă.
Empatie și înțelegere a nevoilor celorlalți.
Gestionarea conflictelor.
Abilități de leadership și motivare a echipei (dacă este cazul).
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri.
Gândire critică și analitică.
Abilități de prezentare și de a transmite informații clar și concis.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect pe zi, Numărul de întâlniri/ședințe organizate și gestionate conform programului, Respectarea termenelor limită pentru transmiterea documentelor, Numărul de erori/omisiuni în procesarea documentelor, Gradul de satisfacție al beneficiarilor interni/externi (măsurat prin sondaje), Numărul de reclamații/sesizări legate de activitatea de secretariat, Respectarea procedurilor interne și a politicilor de confidențialitate, Gradul de utilizare eficientă a sistemelor informatice, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Numărul de rapoarte generate și distribuite la timp, Numărul de documente arhivate corect, Respectarea bugetului alocat activității de secretariat, Reducerea timpului de procesare a documentelor (în procente), Numărul de proceduri optimizate, Numărul de traininguri/workshop-uri organizate pentru colegi, Numărul de documente scanate și indexate, Nivelul de acuratețe în introducerea datelor, Respectarea standardelor de calitate, Nivelul de conformitate cu reglementările legale.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității informațiilor, Calitatea organizării arhivei (fizice și electronice), Acuratețea și claritatea documentelor redactate, Eficiența fluxului de lucru, Capacitatea de a anticipa nevoile și de a oferi suport proactiv, Profesionalismul în interacțiunile cu clienții și colegii, Capacitatea de a gestiona situații de urgență cu calm și eficiență, Acuratețea și completitudinea datelor introduse în sisteme informatice, Capacitatea de a sintetiza informații complexe și de a le prezenta într-un format accesibil, Respectarea procedurilor și politicilor interne, Capacitatea de a menține un mediu de lucru ordonat și eficient, Adaptabilitatea la schimbări și la cerințe noi, Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide, Capacitatea de a oferi suport administrativ de înaltă calitate, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită, Capacitatea de a oferi soluții creative la probleme administrative.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Adaptabilitate, Orientare către detalii, Abilități de comunicare, Capacitate de organizare, Gestionarea timpului, Rezolvarea problemelor, Lucru în echipă, Profesionalism, Etică profesională, Abilități de negociere, Gestionarea conflictelor, Flexibilitate, Capacitate de a învăța, Gestionarea stresului, Abilități de leadership, Orientare către rezultate, Capacitate de a lucra sub presiune, Abilități de luare a deciziilor, Abilități de prezentare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, Imprimantă, Scaner, Fax, Telefon, Telemobil, Software de procesare text (Microsoft Word sau echivalent), Software de calcul tabelar (Microsoft Excel sau echivalent), Software de prezentare (Microsoft PowerPoint sau echivalent), Software de gestionare a bazei de date, Software de arhivare electronică, Sistem de management al documentelor, E-mail client, Software de videoconferință, Agenda electronică, Aplicații de comunicare instantanee, Aparatură de birou (agrafeazătoare, distrugătoare de hârtie, etc.), Arhivă fizică (dulapuri, cutii de arhivare), Consumabile de birou (hârtie, toner, cerneală, etc.)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.