FIȘĂ DE POST SECRETAR DE EMISIE (STUDII SUPERIOARE)

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR DE EMISIE (STUDII SUPERIOARE)

1.2. Cod C.O.R.:264214

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu realizatorii de emisiuni, producători executivi, regizori, scenariști, editori video, ingineri de sunet, tehnicieni de post-producție, responsabili de arhivă, departamentul de marketing, departamentul juridic, departamentul financiar, alți secretari și asistenți. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de producție, distribuitori de conținut, agenții de publicitate, reprezentanți ai clienților, parteneri de post-producție, consultanți externi, furnizori de echipamente și software, organizații de drepturi de autor, biblioteci și arhive externe.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul de emisie cu studii superioare asigură suport administrativ și tehnic pentru realizarea emisiunilor radio sau televizate. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, organizarea programului realizatorilor, pregătirea materialelor pentru filmare/înregistrare, coordonarea logisticii, arhivarea documentelor și asigurarea fluxului informațional între departamente. Persoana care ocupă acest post trebuie să aibă cunoștințe de operare PC, atenție la detalii, abilități de comunicare și o bună organizare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente referitoare la producția de emisiuni, inclusiv contracte, aprobări, scripturi și materiale audio-video.
Centralizarea și distribuirea programelor de lucru pentru echipa de producție, respectând termenele stabilite.
Organizarea și arhivarea sistematică a materialelor brute, a montajelor și a versiunilor finale ale emisiunilor, conform procedurilor interne.
Asigurarea corespondenței cu invitații, realizatori, posturi afiliate și alte părți interesate, redactând e-mailuri, scrisori și alte comunicări.
Pregătirea și actualizarea constantă a bazelor de date cu informații despre producții, invitați, resurse și alte elemente relevante.
Coordonarea logisticii pentru filmări, înregistrări și transmisiuni, inclusiv transportul echipamentelor și al personalului.
Verificarea și completarea formularelor necesare pentru aprobări, autorizații și alte documente oficiale.
Asigurarea respectării procedurilor de confidențialitate și securitate a informațiilor.
Monitorizarea și raportarea stadiului producției, identificând eventualele probleme și propunând soluții.
Gestionarea cererilor de informații din partea departamentelor interne și externe.
Pregătirea prezentărilor și a rapoartelor periodice pentru conducere.
Asigurarea suportului tehnic pentru realizatorii de emisiuni, inclusiv utilizarea programelor de editare și a echipamentelor de înregistrare.
Gestionarea drepturilor de autor și a licențelor pentru muzică, imagini și alte materiale utilizate în emisiuni.
Verificarea acurateței datelor și a informațiilor incluse în emisiuni, înainte de difuzare.
Coordonarea cu departamentul tehnic pentru asigurarea calității semnalului și a transmisiunii."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în domeniul Comunicare și Media, Relații Publice, Jurnalism sau profiluri similare.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de operare Windows și MacOS.
Abilități avansate de utilizare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS) și a bazelor de date.
Experiență în utilizarea programelor de editare video și audio reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de terminologie specifică domeniului radio și televiziune.
Cunoștințe de legislație privind drepturile de autor și drepturile de imagine.
Certificări în domeniul comunicării digitale sau al managementului proiectelor constituie un plus.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Abilități de comunicare scrisă și orală excelente.
Capacitate de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.
Organizare impecabilă și atenție sporită la detalii.
Capacitate de a gestiona sarcini multiple și de a respecta termene limită.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor."

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în roluri administrative sau de suport, preferabil în domeniul media, radio sau televiziune.
Experiență în gestionarea documentelor, arhivarea informațiilor și organizarea fluxurilor de lucru.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) și a bazelor de date.
Experiență în comunicarea scrisă și orală cu diverse părți interesate, inclusiv realizatori, invitați și posturi afiliate.
Experiență în coordonarea logisticii pentru filmări, înregistrări și transmisiuni.
Experiență în utilizarea programelor de editare video și audio reprezintă un avantaj.
Experiență în gestionarea drepturilor de autor și a licențelor pentru materiale media.
Experiență în lucrul cu echipamente de producție media (camere, microfoane, console de mixaj) constituie un plus.
Experiență în utilizarea programelor de procesare a textului, a foilor de calcul și a prezentărilor.
Experiență în gestionarea corespondenței, redactarea e-mailurilor și a scrisorilor.
Experiență în lucrul cu sisteme de arhivare digitală și în recuperarea datelor.
Experiență în crearea și actualizarea bazelor de date cu informații despre producții și resurse.
Experiență în monitorizarea termenelor limită și în raportarea stadiului proiectelor.
Experiență în colaborarea cu departamentele interne și externe pentru a asigura fluxul informațional.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și în rezolvarea problemelor."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemelor de operare Windows și MacOS.
Cunoștințe aprofundate a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare fluentă a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizare avansată a bazelor de date (ex: Access, SQL).
Operare a programelor de editare video (ex: Adobe Premiere Pro, Avid Media Composer).
Operare a programelor de editare audio (ex: Adobe Audition, Pro Tools).
Cunoștințe de sisteme de arhivare digitală și recuperare date.
Utilizare a programelor de procesare a textului și a foilor de calcul.
Cunoștințe de sisteme de management al proiectelor (ex: Jira, Trello).
Utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft Teams).
Cunoștințe de sisteme de transcriere audio-video.
Utilizare a programelor de creare a graficelor și a prezentărilor (ex: Adobe Photoshop, Illustrator).
Cunoștințe de protocoale de comunicare digitală (ex: FTP, SMTP).
Utilizare a echipamentelor de producție media (camere, microfoane, console).
Cunoștințe de sisteme de gestionare a drepturilor digitale (DRM).
Utilizare a software-ului de teleprompter.
Cunoștințe de sisteme de broadcast.
Utilizare a programelor de gestionare a fluxurilor de lucru.
Cunoștințe de securitate cibernetică aplicată mediului de producție media."

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Organizare impecabilă și gestionarea eficientă a timpului.
Comunicare scrisă și orală clară, concisă și profesionistă.
Atenție sporită la detalii și acuratețe în lucrul cu documente.
Capacitate de a prioritiza sarcini și de a respecta termene limită.
Abilitatea de a lucra independent și în echipă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a rezolva probleme și de a lua decizii.
Gestionarea eficientă a stresului și a situațiilor de urgență.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a colabora cu diverse departamente și profesioniști.
Diplomatie și tact în comunicare.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilitatea de a gestiona informații confidențiale.
Gestionarea eficientă a conflictelor.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.
Gândire analitică și capacitate de sinteză.
Adaptabilitate la diverse stiluri de lucru.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Responsabilitate și etică profesională ridicată.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente gestionate corect și la timp, gradul de acuratețe în transcrierea și verificarea materialelor, numărul de proiecte finalizate în conformitate cu specificațiile, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de erori sau omisiuni în arhivarea documentelor, gradul de respectare a termenelor limită pentru livrarea materialelor, numărul de solicitări rezolvate independent, gradul de satisfacție al utilizatorilor interni (realizatori, producători), numărul de documente arhivate digital, numărul de probleme rezolvate în timpul procesului de producție, numărul de rapoarte generate și distribuite la timp, numărul de proceduri optimizate sau îmbunătățite, timpul mediu de procesare a unei solicitări, numărul de documente recuperate rapid și eficient, numărul de proceduri de backup finalizate cu succes, numărul de audituri de conformitate trecute cu succes, numărul de sugestii de îmbunătățire implementate, gradul de respectare a politicilor de securitate a informațiilor, numărul de evenimente neprevăzute gestionate cu succes, numărul de documente clasificate corect.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea transcrierii și a verificării materialelor, claritatea și concizia documentelor generate, respectarea standardelor de formatare și stil, profesionalismul în comunicare, gradul de organizare și structurare a documentelor, calitatea relațiilor de lucru cu echipa de producție, respectarea confidențialității informațiilor, promptitudinea în răspunsul la solicitări, eficiența fluxurilor de lucru implementate, gradul de satisfacție al utilizatorilor interni, conformitatea cu politicile și procedurile interne, calitatea arhivei digitale, profesionalismul în gestionarea situațiilor de urgență, gradul de respectare a termenelor limită, calitatea raportării și a prezentării informațiilor, gradul de adaptabilitate la schimbări, calitatea colaborării interdepartamentale, respectarea standardelor de securitate a informațiilor, profesionalismul în gestionarea documentelor sensibile, gradul de îmbunătățire continuă a proceselor de lucru. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii, capacitate de a lucra sub presiune și respectarea termenelor limită, atenție la detalii și acuratețe în lucrul cu documente, comunicare eficientă, atât scrisă, cât și orală, orientare către rezultate și performanță, capacitate de a colabora eficient cu diverse departamente și profesioniști, gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor, rezolvarea conflictelor cu diplomație și tact, flexibilitate și deschidere la feedback, proactivitate în îmbunătățirea proceselor de lucru, responsabilitate și etică profesională ridicată, capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la cerințele schimbătoare, capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă, gestionarea stresului și a situațiilor neprevăzute, capacitate de a lua decizii în mod responsabil, perseverență în atingerea obiectivelor, gândire analitică și capacitate de sinteză, capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop sau laptop, monitor extern, tastatură ergonomică, mouse optic, imprimantă laser, scaner documente, copiator multifuncțional, server de stocare de date, software de procesare text (Microsoft Word, Google Docs), software de creare de tabele (Microsoft Excel, Google Sheets), software de gestionare a documentelor (SharePoint, Alfresco), sistem de arhivare digitală, software de editare PDF, telefon fix sau mobil, căști audio, sistem de videoconferință, software de gestionare a proiectelor, software de control al versiunilor, software de criptare a datelor, server de e-mail, program de transcriere audio, sistem de backup automat al datelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.