FIȘĂ DE POST ECLESIARH

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ECLESIARH

1.2. Cod C.O.R.:263648

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele juridice, financiare, contabile, resurse umane, conformitate și managementul riscului pentru asigurarea respectării procedurilor și a cadrului legal. Colaborează cu superiorii ierarhici pentru raportare și aprobări. Externe: Colaborează cu notarități, agenții fiscale, instanțe judecătorești, consultanți externi și alte entități juridice pentru reprezentare, consultanță și gestionarea aspectelor legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Ecclesiarhul are rolul esențial de a asigura buna funcționare a ședințelor adunării generale a cultului religios respectiv. Acesta veghează asupra respectării ordinii de zi, înregistrează deciziile luate, redactează procesele-verbale și asigură comunicarea eficientă între conducerea cultului și adunarea de credincioși. De asemenea, poate oferi consultanță juridică și administrativă, contribuind la respectarea legilor și a statutului cultului. Scopul său principal este de a facilita un climat de dialog constructiv și de a contribui la luarea deciziilor corecte și transparente.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Asigură respectarea procedurilor legale și statutare în cadrul ședințelor adunării generale.
- Redactează procesele-verbale ale ședințelor adunării generale, cu fidelitate față de deciziile luate.
- Verifică legalitatea convocărilor adunării generale și a ordinii de zi propuse.
- Monitorizează și înregistrează prezența membrilor adunării generale.
- Asigură respectarea cvorumului necesar pentru validarea deciziilor.
- Colaborează cu conducerea cultului pentru pregătirea materialelor necesare ședințelor.
- Oferă consultanță juridică privind aspectele legate de funcționarea cultului.
- Verifică și arhivează documentele legale și statutare ale cultului.
- Asigură comunicarea eficientă între conducerea cultului și membrii adunării generale.
- Interpretează dispoziții legale și statutare referitoare la activitatea cultului.
- Asigură respectarea termenelor limită pentru depunerea documentelor la autoritățile competente.
- Verifică și actualizează registrul de evidență al membrilor cultului.
- Asigură respectarea drepturilor și obligațiilor membrilor cultului, conform legii.
- Redactează și trimite notificări și comunicări către membrii cultului.
- Asistă la redactarea actelor constitutive și modificatoare ale cultului.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Absolvirea studiilor superioare juridice (Licență/Diplomă de Bacalaureat în Drept).
- Cursuri de specializare în drept canonic (pentru culturile care îl aplică).
- Cunoștințe aprofundate de drept civil, drept administrativ și dreptul cultelor.
- Cursuri de formare în domeniul administrației publice și managementului organizațiilor non-guvernamentale.
- Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul secretariei juridice.
- Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a sistemelor de arhivare electronică.
- Cunoștințe de limbi străine (preferabil engleză sau franceză), pentru consultarea documentelor internaționale.
- Certificat de atestare a cunoștințelor de utilizare a calculatorului, nivel A2.
- Cunoștințe de contabilitate financiară și fiscală (avantaj).
- Experiență în redactarea de documente juridice și administrative (avantaj).
- Cursuri de formare în domeniul comunicării eficiente și al negocierii (avantaj).
- Abilități de analiză juridică și interpretare a legislației.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență de minimum 3 ani în domeniul juridic, preferabil în administrația publică sau în organizații non-guvernamentale.
- Experiență în redactarea și gestionarea documentelor juridice, inclusiv procese-verbale, notificări, comunicări.
- Experiență în gestionarea arhivei și a documentelor electronice.
- Experiență în colaborarea cu autoritățile publice și cu alte instituții.
- Experiență în organizarea și desfășurarea ședințelor adunării generale (avantaj).
- Experiență în domeniul dreptului cultelor (avantaj).
- Experiență în administrarea patrimoniului cultului (avantaj).
- Experiență în gestionarea relațiilor cu membrii cultului (avantaj).
- Experiență în domeniul contabilității și finanțelor (avantaj).
- Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Experiență în redactarea de rapoarte și prezentări.
- Experiență în medierea conflictelor și în facilitarea dialogului.
- Experiență în gestionarea proiectelor și în respectarea termenelor limită.
- Experiență în utilizarea instrumentelor de comunicare online.
- Experiență în mediul specific al cultului respectiv (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
- Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Utilizarea eficientă a procesorului de text pentru redactarea de documente juridice și administrative.
- Utilizarea funcțiilor avansate ale foii de calcul Excel pentru gestionarea datelor și generarea de rapoarte.
- Cunoștințe de utilizare a programelor de prezentare PowerPoint pentru crearea de materiale informative.
- Utilizarea programelor de e-mail pentru comunicare și gestionarea corespondenței.
- Cunoștințe de operare a bazelor de date (ex: Microsoft Access, MySQL).
- Utilizarea sistemelor de arhivare electronică și a programelor de scanare a documentelor.
- Utilizarea platformelor de comunicare online (ex: Zoom, Microsoft Teams).
- Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate (ex: SAP, QuickBooks).
- Utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop).
- Utilizarea programelor de criptare a datelor și a sistemelor de securitate cibernetică.
- Cunoștințe de utilizare a programelor de analiză statistică (ex: SPSS).
- Utilizarea sistemelor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project).
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace).
- Utilizarea sistemelor de backup și recuperare a datelor.
- Cunoștințe de utilizare a programelor de teleconferință.
- Utilizarea platformelor de gestionare a identității și accesului (IAM).
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a rețelei.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora eficient cu diverse persoane.
- Abilități de organizare și planificare a activităților.
- Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
- Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
- Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
- Capacitate de a lucra independent și de a iniția proiecte.
- Abilități de negociere și de mediere a conflictelor.
- Empatie și capacitate de a înțelege nevoile altora.
- Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
- Abilități de prezentare și de persuasiune.
- Capacitate de a gestiona informații confidențiale.
- Abilități de leadership și de motivare a echipei.
- Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
- Abilități de ascultare activă și de feedback constructiv.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
- Abilități de gândire critică și de analiză a informațiilor.
- Capacitate de a lucra într-un mediu multicultural și divers.
- Abilități de gestionare a conflictelor și de facilitare a dialogului.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente juridice redactate/revizuite, Numărul de procese verbale generate, Numărul de corespondențe trimise/primite, Numărul de termene limită respectate, Numărul de reclamații/solicitări rezolvate, Numărul de proiecte finalizate la timp, Gradul de acuratețe a datelor introduse, Numărul de audituri interne/externe supervizate, Numărul de evenimente organizate/coordonate, Gradul de satisfacție al părților interesate, Numărul de proceduri/procese îmbunătățite, Numărul de erori/incidente reduse, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Numărul de rapoarte generate, Gradul de respectare a reglementărilor legale, Numărul de documente arhivare, Numărul de proceduri de conformitate implementate, Gradul de utilizare eficientă a sistemelor informatice, Numărul de traininguri/workshop-uri organizate, Procentul de documente arhivare digitalizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentelor juridice redactate, Acuratețea informațiilor furnizate, Respectarea confidențialității datelor, Eficiența comunicării cu părțile interesate, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Nivelul de profesionalism demonstrat, Respectarea termenelor limită, Calitatea relațiilor de colaborare, Capacitatea de a identifica și rezolva probleme, Nivelul de implicare în îmbunătățirea proceselor, Calitatea prezentărilor și rapoartelor, Capacitatea de a anticipa și preveni erori, Gradul de conformitate cu reglementările legale, Nivelul de satisfacție al superiorilor ierarhici, Capacitatea de a gestiona volumul de muncă, Nivelul de adaptabilitate la schimbări, Capacitatea de a lucra în echipă, Respectarea politicilor interne, Gradul de inițiativă, Nivelul de responsabilitate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Adaptabilitate, Atenție la detalii, Orientare către rezultate, Capacitate de organizare, Abilități de comunicare, Lucru în echipă, Gestionarea timpului, Rezolvarea problemelor, Gestionarea stresului, Etică profesională, Capacitate de a învăța, Abilități de negociere, Abilități de persuasiune, Orientare către client, Abilități de leadership, Capacitate de a influența, Abilități de planificare, Abilități de delegare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scaner, Telemobil, Software de procesare text, Software de baze de date, Software de gestionare a documentelor, Sistem de arhivare electronică, Software de videoconferință, Software de criptare a datelor, Echipamente de protecție a datelor, Dispozitive de stocare externă, Software de contabilitate, Software de management al proiectelor, Software de analiză juridică, Aplicații de comunicare instantanee, Echipamente de protecție a vederii, Echipamente de ergonomie pentru birou, Software de traducere..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.