FIȘĂ DE POST SECRETAR EPARHIAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR EPARHIAL

1.2. Cod C.O.R.:263647

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu episcopul, preoții, alți slujitori, consilierii eparhiali, personalul administrativ, arhivarul, contabilitatea, persoanele responsabile cu comunicarea și relațiile publice, pentru gestionarea fluxului informațional și îndeplinirea sarcinilor administrative. Externe: Colaborează cu alte instituții bisericești, autorități publice locale și centrale, furnizori de servicii, firme de arhivare, pentru respectarea reglementărilor legale și asigurarea continuității activității.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul Eparhial îndeplinește rolul de coordonator și gestionar al activităților administrative și operative din cadrul Eparhiei. Asigură suportul logistic și organizatoric pentru Episcop, Consiliul Eparhial și celelalte instituții subordonate, gestionând corespondența, arhivele și evidența documentelor. Participă la redactarea hotărârilor, a raportărilor și a altor documente oficiale, contribuind la buna funcționare a Eparhiei și la implementarea politicilor stabilite de ierarhie. Colaborează cu serviciile eparhiale, oferind suport în îndeplinirea sarcinilor specifice și asigurând legătura între diversele departamente.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente și a corespondenței oficiale, inclusiv scanarea, arhivarea și distribuirea acestora.
Redactarea de note, referate, scrisori, comunicate și alte documente administrative, conform instrucțiunilor primite.
Organizarea și gestionarea arhivei eparhiale, asigurând accesul rapid și sigur la documentele necesare.
Întocmirea și actualizarea registrului de intrări și ieșiri al documentelor.
Gestionarea calendarului oficial al Episcopului și al Consiliului Eparhial, programând întâlniri și conferințe.
Pregătirea materialelor pentru ședințele Consiliului Eparhial, inclusiv proiecte de hotărâri și ordine de zi.
Asigurarea suportului administrativ pentru comisiile și serviciile eparhiale.
Monitorizarea și raportarea respectării termenelor limită pentru depunerea documentelor către autoritățile centrale.
Gestionarea bazei de date cu informații despre preoți, diaconi, credincioși și alte persoane implicate în activitățile eparhiale.
Întocmirea de rapoarte statistice privind numărul de baptisme, nunți, înmormântări și alte acte religioase.
Gestionarea corespondenței cu alte eparhii, cu alte instituții religioase și cu autoritățile publice.
Asigurarea suportului logistic pentru evenimentele organizate de Eparhie, cum ar fi pelerinaje, conferințe și simpozioane.
Verificarea și actualizarea datelor din registrele de stare civilă și din alte documente oficiale.
Gestionarea fluxului de informații către mass-media, în coordonare cu Biroul de Comunicare al Eparhiei.
Participarea la elaborarea și implementarea politicilor administrative ale Eparhiei.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în domeniul științelor administrative, drept, teologie sau profil similar.
Cunoștințe solide de limba română (scris și vorbit), inclusiv ortografie și gramatică.
Cunoștințe de operare a calculatorului (Microsoft Office Suite: Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a programelor de arhivare electronică și de gestionare a documentelor.
Cunoștințe de contabilitate de bază, pentru gestionarea documentelor financiare.
Cunoștințe despre legislația națională și europeană relevantă pentru activitatea Bisericii Ortodoxe Române.
Cunoștințe despre organizarea și funcționarea Bisericii Ortodoxe Române, în special a Eparhiei.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul secretariatului, arhivării sau managementului documentelor (avantaj).
Cunoașterea limbilor străine (engleză, franceză, germană) constituie un avantaj.
Abilități de comunicare scrisă și verbală, precum și de relaționare cu persoane diverse.
Capacitate de organizare, planificare și prioritizare a sarcinilor.
Atitudine profesională, discreție și responsabilitate.
Abilități de analiză și sinteză a informațiilor.
Cunoștințe despre utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft Teams).
Cunoștințe de bază despre securitatea informațiilor și protecția datelor cu caracter personal.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în domeniul secretariatului, arhivării sau managementului documentelor.
Experiență în lucrul cu sisteme de management al documentelor (DMS) și arhive electronice.
Experiență în redactarea de documente administrative, rapoarte și comunicate oficiale.
Experiență în organizarea de evenimente, conferințe și ședințe.
Experiență în gestionarea corespondenței și a fluxului de documente.
Experiență în lucrul cu baze de date și în utilizarea programelor de procesare a datelor.
Experiență în lucrul cu instituții publice sau organizații non-guvernamentale (avantaj).
Experiență în lucrul într-un mediu religios (Biserică, Eparhie, Arhiepiscopie) constituie un avantaj semnificativ.
Experiență în utilizarea instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft Teams).
Experiență în gestionarea informațiilor confidențiale și în respectarea politicilor de securitate a datelor.
Experiență în utilizarea echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
Experiență în întocmirea de rapoarte statistice și în analiza datelor.
Experiență în gestionarea bugetului pentru evenimente și activități administrative.
Experiență în utilizarea programelor de contabilitate de bază (ex: Excel).
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii administrative.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Utilizare avansată a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de operare a programelor de procesare a textului și a foilor de calcul.
Utilizare eficientă a programelor de arhivare și comprimare a fișierelor (ex: WinRAR, 7-Zip).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator, fax).
Utilizare a programelor de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop, GIMP).
Cunoștințe de operare a programelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS) și a arhivelelor electronice.
Cunoștințe de bază despre rețele de calculatoare și protocoale de comunicare (TCP/IP, HTTP).
Utilizare a bazelor de date relaționale (ex: Microsoft Access, MySQL).
Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python) constituie un avantaj.
Utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe despre securitatea informațiilor și protecția datelor cu caracter personal.
Utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft SharePoint).
Cunoștințe despre principiile de backup și recuperare a datelor.
Utilizare a instrumentelor de criptare a fișierelor și a comunicațiilor.
Cunoștințe despre standardele de accesibilitate web (WCAG).
Utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.
Cunoștințe despre principiile de virtualizare și cloud computing.
Utilizare a programelor de gestiune a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de comunicare scrisă și verbală excelentă, adaptată diverselor audiențe.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile multiple.
Organizare impecabilă și atenție sporită la detalii.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide.
Diplomatie și abilități de relaționare interpersonală deosebite.
Discreție și respectarea confidențialității informațiilor.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Abilitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative.
Gestionarea eficientă a stresului și a presiunii.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Adaptabilitate la un mediu de lucru dinamic și solicitant.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse.
Empatie și înțelegere a nevoilor celorlalți.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate pe zi, grad de acuratețe a datelor introduse, respectarea termenelor limită pentru depunerea documentelor, număr de corespondențe gestionate, grad de satisfacție al beneficiarilor (e.g., preoți, credincioși), număr de evenimente organizate cu succes, număr de rapoarte întocmite la timp, grad de utilizare a sistemului de management al documentelor, reducerea timpului de răspuns la solicitările beneficiarilor, îmbunătățirea fluxului de lucru și eficientizarea proceselor administrative, număr de erori sau omisiuni în gestionarea documentelor, gradul de conformitate cu reglementările legale și procedurile interne, număr de reclamații sau solicitări de clarificare adresate, reducerea costurilor administrative prin optimizarea proceselor, îmbunătățirea accesibilității informațiilor pentru beneficiari, gradul de utilizare a tehnologiei pentru automatizarea sarcinilor, număr de audituri interne sau externe trecute cu succes, număr de sugestii de îmbunătățire a proceselor implementate, reducerea timpului necesar pentru arhivarea documentelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității informațiilor, acuratețea și completitudinea documentelor, claritatea și concizia corespondenței, profesionalismul în interacțiunea cu beneficiarii, respectarea termenelor limită, organizarea și structurarea eficientă a arhivei, calitatea raportării informațiilor, respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale, adaptabilitatea la schimbări, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, calitatea comunicării verbale și scrise, gestionarea eficientă a timpului, profesionalismul în reprezentarea instituției, capacitatea de a lucra în echipă, abilitatea de a gestiona situații de criză, calitatea documentării evenimentelor, gradul de satisfacție al superiorilor ierarhici, respectarea eticii profesionale, calitatea relațiilor interpersonale, capacitatea de a oferi suport colegilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, responsabilitate, flexibilitate, capacitate de organizare, comunicare eficientă, adaptabilitate, rezolvarea problemelor, gestionarea timpului, etică profesională, respectarea confidențialității, colaborare, orientare către rezultate, gestionarea stresului, proactivitate, diplomație, empatie, perseverență, discreție, receptivitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, arhivă fizică, sistem de management al documentelor, software de procesare a textului, software de calcul tabelar, software de prezentare, sistem de arhivare electronică, telefon fix, telefon mobil, e-mail, internet, scanner documente, echipamente de arhivare (cutii, dosare, etichete), software de contabilitate (în funcție de responsabilități), echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), software de videoconferință..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.