FIȘĂ DE POST SECRETAR CANCELARIA PATRIARHALA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR CANCELARIA PATRIARHALA

1.2. Cod C.O.R.:263646

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Cancelarul, Cancelariile Eparhiale, Arhivarul, Personalul Administrativ, Biroul Comunicare, Cancelarul Patriarhiei, Cancelariile din cadrul Sfântului Sinod, personalul de securitate. Externe: Colaborează cu Cancelariile Eparhiale, instituții publice, firme de arhivare, furnizori de servicii IT, instituții de învățământ teologic, parteneri externi pentru corespondență oficială, firme de curierat.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul Cancelariei Patriarhale asigură suport administrativ și tehnic pentru buna funcționare a Cancelariei, conform instrucțiunilor primite. Activitatea sa implică primirea, înregistrarea și expedierea corespondenței, gestionarea arhivei, redactarea de documente, efectuarea de copii și scanări, precum și alte sarcini administrative specifice. De asemenea, este responsabil pentru respectarea procedurilor interne și pentru asigurarea confidențialității informațiilor. Scopul principal este de a facilita comunicarea și activitatea Cancelariei Patriarhale, contribuind la buna organizare și eficiența acesteia.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului documentar, de la primire până la arhivare, conform procedurilor stabilite.
Înregistrarea cronologică a tuturor documentelor primite și emise, utilizând sistemul de gestiune electronică a documentelor (GED).
Clasificarea și indexarea documentelor în funcție de tematică și importanță.
Redactarea, corectura și formatarea corespondenței oficiale, a rapoartelor și a altor documente administrative.
Distribuirea documentelor către destinatari interni și externi, respectând termenele stabilite.
Arhivarea documentelor în suport fizic și electronic, asigurând accesibilitatea și integritatea acestora.
Gestionarea evidenței documentelor clasificate, respectând reglementările de securitate a informațiilor.
Asigurarea legăturii între Cancelarie și alte departamente din cadrul Patriarhiei, facilitând comunicarea și coordonarea activităților.
Pregătirea dosarelor de expediție și primire a documentelor, asigurând trasabilitatea acestora.
Monitorizarea termenelor de păstrare a documentelor și efectuarea operațiunilor de eliminare conform reglementărilor legale.
Gestionarea evidenței inventarului de materiale de birotică și papetărie.
Întocmirea de copii ale documentelor, atât în format hârtie, cât și în format electronic.
Scanarea documentelor și integrarea acestora în sistemul de gestiune electronică a documentelor.
Asigurarea confidențialității informațiilor cu care intră în contact.
Participarea la inventarierea periodică a arhivei.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii generale, cu diplomă de bacalaureat.
Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniul secretariatului, arhivării sau gestionării documentelor reprezintă un avantaj.
Cunoștințe solide de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune electronică a documentelor (GED).
Cunoștințe de contabilitate de gestiune, utile pentru gestionarea materialelor de birotică.
Certificat de absolvire a unui curs de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Cunoștințe de limba română, scris și vorbit, la un nivel foarte bun, cu respectarea normelor ortografice și gramaticale.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, franceză, germană) reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de securitate a informațiilor.
Cunoștințe despre reglementările privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
Atestat de securitate a informațiilor clasificate, dacă este cazul.
Certificat de absolvire a unui curs de alfabetizare informațională.
Cunoștințe de terminologie specifică domeniului administrativ și juridic.
Cunoștințe de operare a aplicațiilor de management al corespondenței.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani într-o funcție de secretariat, arhivă sau gestionarea documentelor.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune electronică a documentelor (GED) este obligatorie.
Experiență în redactarea și corectura de documente administrative, rapoarte și corespondență oficială.
Experiență în operarea echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator) și în gestionarea materialelor de birotică.
Experiență în clasificare și indexare documentară, respectând taxonomii specifice.
Experiență în arhivarea documentelor în suport fizic și electronic, asigurând accesibilitatea și integritatea acestora.
Experiență în gestionarea fluxului documentar, de la primire până la arhivare, conform procedurilor stabilite.
Experiență în lucrul cu informații confidențiale și respectarea reglementărilor de securitate a informațiilor.
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) la un nivel avansat.
Experiență în gestionarea corespondenței și în asigurarea comunicării eficiente între departamente.
Experiență în lucrul cu termene limită și în prioritizarea sarcinilor.
Experiență în colaborarea cu alte departamente pentru a asigura buna funcționare a proceselor administrative.
Experiență în gestionarea evidenței inventarului de materiale de birotică și papetărie.
Experiență în lucrul cu sisteme de management al documentelor conform standardelor ISO.
Experiență în implementarea și menținerea procedurilor de securitate a informațiilor.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Utilizare fluentă a sistemelor de gestiune electronică a documentelor (GED).
Cunoștințe solide de operare a scanerelor și copiatoarelor multifuncționale.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de management al corespondenței.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de arhivare digitală.
Cunoștințe de operare a bazelor de date pentru gestionarea informațiilor documentare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de criptare și securitate a informațiilor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință și colaborare online.
Cunoștințe de operare a sistemelor de imprimare și gestionare a fluxurilor de lucru.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de creare și editare a formularelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de automatizare a proceselor documentare (RPA).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de analiză a datelor și generare de rapoarte.
Cunoștințe de operare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de creare a fluxurilor de lucru digitale.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a conținutului web (CMS).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de căutare și indexare a informațiilor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de control al versiunilor documentelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de creare a diagramelor și schemelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al proiectelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a gestiona eficient timpul și prioritizarea sarcinilor.
Capacitatea de a lucra sub presiune și în respectarea termenelor limită.
Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Abilitatea de a organiza și de a arhiva informații în mod sistematic.
Capacitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții eficiente.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Capacitatea de a gestiona conflicte și de a menține un climat de lucru pozitiv.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către detalii și acuratețe.
Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile interlocutorilor.
Abilități de observare și analiză.
Empatie și abilitatea de a construi relații profesionale.
Gestionarea eficientă a stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilitatea de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Abilități de reprezentare și politețe în interacțiunile profesionale.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate zilnic, acuratețea introducerii datelor, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de erori în arhivare, respectarea termenelor limită pentru transmiterea documentelor, numărul de corespondențe gestionate, gradul de utilizare a sistemului GED, numărul de solicitări de informații rezolvate, timpul de răspuns la solicitările de arhivă, numărul de documente clasificate corect, numărul de audituri de conformitate trecute, reducerea timpului de procesare a documentelor, gradul de satisfacție al utilizatorilor sistemului GED, numărul de traininguri efectuate pentru utilizatorii sistemului, reducerea numărului de reclamații privind gestionarea documentelor, numărul de documente scanate și indexate, timpul mediu de indexare a documentelor, respectarea procedurilor de securitate a informațiilor, numărul de documente recuperate rapid din arhivă.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de confidențialitate, acuratețea datelor introduse, calitatea arhivării documentelor, claritatea și concizia corespondenței, respectarea termenelor limită, profesionalismul în interacțiunea cu publicul, eficiența fluxului de lucru, gradul de satisfacție al utilizatorilor, calitatea indexării documentelor, corectitudinea clasificării documentelor, respectarea standardelor de securitate a informațiilor, calitatea scanării documentelor, respectarea procedurilor de gestionare a documentelor, gradul de utilizare eficientă a sistemului GED, claritatea și organizarea arhivei electronice, respectarea regulilor de redactare a documentelor, calitatea traducerilor (dacă este cazul), respectarea termenilor de confidențialitate, respectarea politicii de securitate a informațiilor, respectarea procedurilor de backup a datelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, capacitate de adaptare, rezistență la stres, comunicare eficientă, abilități de organizare, orientare către rezultate, discreție, profesionalism, responsabilitate, capacitate de lucru în echipă, gestionarea timpului, inițiativă, adaptabilitate, meticulozitate, diplomație, etică profesională, capacitate de concentrare, rezolvarea problemelor, gestionarea conflictelor, perseverență, empatie, flexibilitate, capacitate de a învăța, orientare spre utilizator, abordare proactivă, respectarea ierarhiei, capacitate de a asculta, gestionarea priorităților, spirit de observație, capacitate de a oferi suport, gestionarea situațiilor neprevăzute.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, arhivator, sistem GED (Gestionarea Electronică a Documentelor), software de procesare a textului, software de calcul tabelar, sistem de arhivare fizică (dulapuri, cutii de arhivare), echipamente de protecție a datelor (hard disk extern, unitate USB), sistem de securitate a informațiilor (antivirus, firewall), sistem de backup a datelor, instrumente de scanare a codurilor de bare (dacă este cazul), software de gestionare a corespondenței, sistem de comunicare internă (e-mail, intranet), echipamente de videoconferință (dacă este cazul), stație de lucru ergonomică, consumabile de birou (hârtie, toner, cerneală)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.