FIȘĂ DE POST VICAR-ADMINISTRATIV EPARHIAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:VICAR-ADMINISTRATIV EPARHIAL

1.2. Cod C.O.R.:263640

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu preoții, diaconii, economul eparhial, personalul administrativ, secretarii, consilierii eparhiali, cancelarii și alte structuri din cadrul eparhiei pentru buna funcționare a activităților administrative și pastorale.
Externe: Colaborează cu alte instituții bisericești, autorități publice locale și centrale, organizații neguvernamentale și furnizori de servicii pentru implementarea proiectelor și respectarea obligațiilor legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Vicarul administrativ eparhial îndeplinește, sub îndrumarea și supravegherea directă a Înaltpreasfințitului Arhiepiscop, atribuții administrative și gospodărești în cadrul Eparhiei. Scopul principal este asigurarea funcționării optime a structurilor administrative, gospodărești și financiare, gestionând resursele materiale și umane pentru buna desfășurare a activităților eparhiale. De asemenea, acesta coordonează și monitorizează activitățile de construcții, renovări, întreținere a clădirilor de cult și a terenurilor aferente, respectând reglementările legale și politicile interne ale Eparhiei.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

• Asigură gestionarea eficientă a resurselor financiare ale Eparhiei, conform prevederilor legale și a bugetului aprobat.
• Coordonează activitățile de contabilitate, raportare financiară și audit intern.
• Supervizează procesul de achiziții publice, respectând procedurile și reglementările în vigoare.
• Gestionează portofoliul de investiții al Eparhiei, optimizând randamentul și minimizând riscurile.
• Asigură funcționarea optimă a sistemului de evidență a bunurilor mobile și imobile ale Eparhiei.
• Coordonează activitățile de cadastru, intabulare și înregistrare a terenurilor și clădirilor.
• Monitorizează execuția bugetară și identifică eventualele deviații, propunând măsuri corective.
• Asigură respectarea prevederilor legale privind impozitele și taxele, realizând declarațiile fiscale.
• Gestionează relațiile cu instituțiile publice (finanțe, cadastru, taxe și impozite).
• Coordonează activitățile de întreținere și reparații a clădirilor de cult și a anexelor.
• Supervizează lucrările de construcții noi sau de modernizare a infrastructurii eparhiale.
• Asigură respectarea normelor de siguranță a muncii și de protecție a mediului în toate activitățile.
• Elaborează și actualizează proceduri interne privind gestionarea patrimoniului eparhial.
• Monitorizează și evaluează performanța personalului din subordine, oferind suport și consiliere.
• Raportează periodic Înaltpreasfințitului Arhiepiscop cu privire la starea patrimoniului și a resurselor materiale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

• Studii teologice de specialitate (licență/master) – constituie un avantaj semnificativ.
• Diplomă de studii superioare în domeniul economic (Administrație și Management, Contabilitate, Finanțe, Economie) – obligatorie.
• Certificat de absolvire a unor cursuri de formare profesională în domeniul contabilității, finanțelor, managementului proiectelor – reprezintă un atuu.
• Cunoștințe aprofundate de legislație fiscală, contabilă și financiară – esențiale.
• Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate (ex: SAGA, Optima) și de prelucrare a datelor (MS Office) – obligatorii.
• Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a documentelor electronice – constituie un avantaj.
• Cursuri de formare în domeniul achizițiilor publice – reprezintă un atuu.
• Certificare profesională în domeniul managementului proiectelor (ex: PMP) – opțional, dar apreciat.
• Cunoștințe de limbi străine (engleză, franceză, germană) – reprezintă un avantaj în relațiile cu parteneri externi.
• Abilități de comunicare eficientă, atât orală, cât și scrisă.
• Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
• Capacitate de luare a deciziilor și de rezolvare a problemelor.
• Abilități de organizare și planificare a activităților.
• Capacitate de lucru în echipă și de coordonare a personalului.

5.2. Experiență Profesională:

• Experiență profesională de minimum 5 ani în domeniul financiar-contabil, preferabil în instituții publice sau organizații non-guvernamentale.
• Experiență demonstrabilă în gestionarea bugetelor, realizarea prognozelor financiare și monitorizarea execuției bugetare – obligatorie.
• Experiență în domeniul achizițiilor publice, respectând legislația în vigoare, inclusiv elaborarea documentației de licitație și contractare – constituie un avantaj.
• Experiență în gestionarea patrimoniului (imobile, terenuri, bunuri mobile) – reprezintă un atuu.
• Experiență în coordonarea și supervizarea personalului din departamentele financiar-contabile – preferabilă.
• Experiență în realizarea de analize financiare și raportare către conducerea instituției – esențială.
• Experiență în implementarea și utilizarea de sisteme informatice de gestiune a resurselor financiare (ERP) – constituie un avantaj.
• Experiență în audit intern și extern – reprezintă un atuu.
• Experiență în relaționare cu instituții financiare (bănci, case de marcat) – preferabilă.
• Experiență în redactarea de rapoarte și prezentări financiare pentru conducerea instituției – obligatorie.
• Experiență în gestionarea documentelor electronice și arhivarea acestora – reprezintă un avantaj.
• Experiență în negocierea de contracte cu furnizori și prestatori de servicii – preferabilă.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

• Cunoștințe avansate de operare a unui sistem de calculatoare (Windows, Linux) – obligatoriu.
• Pachet Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – nivel expert – obligatoriu.
• Cunoștințe aprofundate de utilizare a programelor de contabilitate (SAGA, Optima, Altum) – esențial.
• Cunoștințe de utilizare a programelor de gestiune a documentelor electronice (EDMS) – reprezintă un avantaj.
• Cunoștințe de utilizare a programelor de gestiune a proiectelor (MS Project, GanttProject) – opțional, dar apreciat.
• Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft Teams) – preferabil.
• Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (SAP, Oracle) – reprezintă un avantaj.
• Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare financiară (Business Objects, Tableau) – opțional.
• Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor (firewall, antivirus) – preferabil.
• Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator) – obligatoriu.
• Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de comunicații (telefon, fax, e-mail) – obligatoriu.
• Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (MySQL, PostgreSQL) – opțional.
• Cunoștințe de programare (VBA, Python) – opțional.
• Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză statistică (SPSS, R) – opțional.
• Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-commerce (Shopify, Magento) – opțional.
• Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a inventarului – opțional.
• Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (Zoom, Skype) – preferabil.
• Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de management al timpului – preferabil.
• Cunoștințe de utilizare a platformelor de social media – opțional.
• Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de criptare a datelor – opțional.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

• Abilitatea de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide – esențial.
• Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită – obligatoriu.
• Abilități excelente de comunicare orală și scrisă – esențial.
• Capacitatea de a negocia și de a obține rezultate – obligatoriu.
• Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente – esențial.
• Abilitatea de a conduce și de a motiva o echipă – preferabil.
• Abilitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative – obligatoriu.
• Capacitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid – esențial.
• Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi compromisuri – preferabil.
• Capacitatea de a organiza și de a prioritiza sarcinile – obligatoriu.
• Abilitatea de a lucra cu persoane de diferite culturi și religii – esențial.
• Capacitatea de a construi și menține relații profesionale – obligatoriu.
• Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile altora – esențial.
• Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback – obligatoriu.
• Abilitatea de a gândi strategic și de a anticipa tendințe – preferabil.
• Capacitatea de a demonstra empatie și de a înțelege emoțiile altora – preferabil.
• Abilitatea de a menține confidențialitatea informațiilor – obligatoriu.
• Capacitatea de a demonstra integritate și onestitate – obligatoriu.
• Abilitatea de a demonstra flexibilitate și disponibilitate – preferabil.
• Capacitatea de a demonstra inițiativă și proactivitate – preferabil.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente gestionate corect, termene de depunere a rapoartelor respectate, număr de reclamații soluționate în termen, număr de evenimente organizate cu succes, gradul de satisfacție al beneficiarilor, numărul de proiecte implementate conform bugetului și graficului, numărul de erori contabile detectate și corectate, eficiența utilizării resurselor financiare, reducerea costurilor operaționale, gradul de automatizare a proceselor administrative, numărul de parteneriate dezvoltate, numărul de solicitări de informații procesate în termen, gradul de respectare a reglementărilor legale, numărul de audituri trecute cu succes, eficiența comunicării interne și externe, numărul de traininguri organizate pentru personal, gradul de îmbunătățire a fluxurilor de lucru, numărul de îmbunătățiri aduse proceselor administrative, numărul de rapoarte generate conform standardelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor administrative, acuratețea datelor introduse, calitatea rapoartelor generate, claritatea comunicărilor, profesionalismul în interacțiunile cu personalul și publicul, respectarea confidențialității informațiilor, gestionarea eficientă a timpului, capacitatea de a prioritiza sarcinile, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitatea de a lucra în echipă, respectarea termenelor limită, gestionarea situațiilor de criză, calitatea documentelor elaborate, respectarea reglementărilor legale, eficiența proceselor administrative, profesionalismul în reprezentarea instituției, respectarea eticii profesionale, calitatea serviciilor prestate, capacitatea de adaptare la schimbări, gestionarea eficientă a resurselor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, atenție la detalii, capacitate de planificare, organizare și coordonare, abilități de comunicare eficientă, adaptabilitate, rezolvarea problemelor, gândire strategică, gestionarea timpului, lucrul în echipă, flexibilitate, perseverență, responsabilitate, empatie, integritate, etică profesională, gestionarea conflictelor, capacitate de a influența, leadership, orientare către client, capacitate de a învăța, gestionarea stresului, capacitate de a delega, abilități de negociere, reziliență.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, server de date, software de contabilitate, software de gestionare a documentelor, software de procesare a textului, software de creare de prezentări, software de comunicare online, arhivă fizică, sistem de stocare electronică, echipamente de protecție a datelor, sistem de securitate fizică, echipamente de birou (agende, pixuri, dosare), telefon mobil, sistem de videoconferință..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.