FIȘĂ DE POST VICAR-ADMINISTRATIV PATRIARHAL
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:VICAR-ADMINISTRATIV PATRIARHAL
1.2. Cod C.O.R.:263639
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu Cancelaria Patriarhiei, Biroul Economic, Departamentul de Comunicare, Arhivele Patriarhiei, Secretariatul Sfântului Sinod, Direcția de Drept Canonic, Departamentul de Audit Intern, Biroul de Resurse Umane, Cancelariile Eparhiilor, Secretariatul Consiliului Național de Adunare a Reprezentanților Bisericii Ortodoxe Române. Externe: Colaborează cu autoritățile publice centrale și locale, instituții de învățământ teologic, organizații neguvernamentale, instituții financiare, auditori externi, furnizori de servicii IT, parteneri media.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Vicariul administrativ patriarhal îndeplinește rolul de coordonator general al activităților administrative și gospodărești din cuprinsul Patriarhiei Române, sub directa îndrumare a Preafericitului Părinte Patriarh. Responsabilitățile sale includ gestionarea resurselor materiale și financiare, supravegherea funcționării instituțiilor patriarhale, asigurarea legăturii între Patriarhie și alte autorități, precum și reprezentarea acesteia în diverse situații. Scopul principal este de a facilita buna funcționare a Patriarhiei, asigurând un climat de ordine, legalitate și transparență în toate activitățile sale."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
- Exercitarea funcției de coordonator general al activităților administrative, gospodărești, juridice și financiare din cadrul Patriarhiei Române.
- Asigurarea respectării prevederilor legale și a hotărârilor Sfântului Sinod în toate aspectele administrative.
- Gestionarea fluxurilor de documente, asigurând arhivarea corespunzătoare și accesibilitatea acestora.
- Supravegherea și coordonarea activității personalului administrativ, asigurând o distribuție eficientă a sarcinilor.
- Elaborarea și implementarea de proceduri și regulamente interne, în scopul optimizării proceselor administrative.
- Monitorizarea și controlul execuției bugetului de venituri și cheltuieli al Patriarhiei, conform prevederilor aprobate.
- Gestionarea patrimoniului material și imobiliar al Patriarhiei, inclusiv inventarierea, evaluarea și întreținerea acestuia.
- Asigurarea respectării normelor de siguranță și sănătate în muncă în toate unitățile patriarhale.
- Reprezentarea Patriarhiei Române în relația cu autoritățile publice, instituțiile de stat și alte organizații.
- Gestionarea contractelor administrative, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare.
- Coordonarea activităților de achiziții publice, respectând procedurile legale și principiile economiei.
- Elaborarea de rapoarte periodice privind starea activităților administrative, prezentate Preafericitului Părinte Patriarh și Sfântului Sinod.
- Asigurarea implementării politicilor de resurse umane, inclusiv recrutare, formare și evaluare a personalului.
- Gestionarea situațiilor de urgență și a planurilor de intervenție în caz de dezastre.
- Asigurarea conformității cu reglementările privind protecția datelor cu caracter personal.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
- Absolvirea studiilor superioare de specialitate (Administrație Publică, Management, Economie, Drept, Teologie - cu specializare în Managementul Instituțiilor Religioase sau similar).
- Doctorat sau Masterat în domeniul Administrației Publice, Management sau specializări conexe (avantaj).
- Certificare în managementul proiectelor (PMP sau echivalent) (avantaj).
- Cursuri de perfecționare în domeniul managementului financiar-contabil, achiziții publice, legislație a muncii, protecția datelor cu caracter personal.
- Cunoștințe aprofundate de legislație națională și europeană în domeniul administrației publice, dreptul muncii, dreptul financiar-contabil, achiziții publice.
- Cunoștințe solide de operare a pachetului MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Cunoștințe avansate de utilizare a sistemelor de management al documentelor și a aplicațiilor software specifice domeniului administrativ.
- Cursuri de formare în domeniul managementului riscului și securității informațiilor.
- Cunoașterea limbii engleze (nivel minim B2) – pentru traducerea documentelor și comunicarea internațională.
- Experiență profesională relevantă în administrația publică sau în managementul unor instituții de anvergură (minim 5 ani).
- Cunoștințe temeinice despre structura și funcționarea Bisericii Ortodoxe Române (avantaj).
- Certificat de competență în domeniul achizițiilor publice (dacă este cazul).
- Certificat de auditor intern (avantaj).
- Abilități de negociere și comunicare eficiente.
- Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
5.2. Experiență Profesională:
- Experiență de minim 10 ani în domeniul administrației publice, managementului sau într-o poziție de conducere în cadrul unei instituții de anvergură.
- Experiență demonstrată în gestionarea bugetelor de peste 10 milioane de lei anual.
- Experiență în coordonarea și implementarea de proiecte complexe, cu impact semnificativ asupra organizației.
- Experiență în negocierea și gestionarea contractelor cu furnizori și prestatori de servicii.
- Experiență în audit intern și control managerial, conform standardelor naționale și internaționale.
- Experiență în gestionarea patrimoniului material și imobiliar, inclusiv inventariere, evaluare și întreținere.
- Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și în elaborarea de planuri de intervenție.
- Experiență în implementarea de sisteme de management al calității și în monitorizarea performanței.
- Experiență în gestionarea personalului, inclusiv recrutare, formare, evaluare și motivare.
- Experiență în relația cu autoritățile publice și în reprezentarea organizației în diverse contexte.
- Experiență în gestionarea riscului și în implementarea de măsuri de securitate informațiilor.
- Experiență în utilizarea eficientă a tehnologiei informației și a comunicațiilor în procesele administrative.
- Experiență în redactarea de rapoarte, studii și prezentări pentru conducerea superioară.
- Experiență în gestionarea conflictelor și în găsirea de soluții constructive.
- Experiență în lucrul cu echipe multidisciplinare și în promovarea colaborării.
- Experiență în mediul eclesiastic (avantaj).
- Experiență în implementarea de politici de sustenabilitate (avantaj).
- Experiență în gestionarea schimbării organizaționale (avantaj).
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
- Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Cunoștințe aprofundate de operare a sistemelor de contabilitate (ex: SAP, SAGA).
- Cunoștințe solide de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Experiență în utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de raportare financiară și de business intelligence (BI).
- Abilități de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de videoconferință și de teleconferință.
- Experiență în utilizarea platformelor de e-mail marketing și de gestionare a campaniilor de comunicare.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate cibernetică și de protecție a datelor.
- Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză statistică și de modelare a datelor.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al resurselor umane (HRIS).
- Experiență în utilizarea aplicațiilor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management).
- Abilități de utilizare a instrumentelor de căutare și de analiză a informațiilor online.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică.
- Experiență în utilizarea platformelor de e-guvernare și de servicii online.
- Abilități de utilizare a instrumentelor de editare grafică (ex: Adobe Photoshop, Illustrator).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL).
- Experiență în utilizarea instrumentelor de criptare și de securizare a comunicațiilor.
- Abilități de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
- Capacitate de comunicare excelentă, atât orală, cât și scrisă, adaptată diferitelor audiențe.
- Abilități de negociere și persuasiune, pentru a obține rezultate pozitive în situații complexe.
- Capacitate de a lucra eficient sub presiune și în respectarea unor termene limită stricte.
- Abilități de leadership și de motivare a echipei, pentru a atinge obiectivele stabilite.
- Capacitate de a lua decizii rapide și eficiente, bazate pe informații relevante.
- Abilități de rezolvare a problemelor, identificând cauzele și găsind soluții creative.
- Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, menținând relații profesionale.
- Abilități de organizare și planificare, pentru a prioritiza sarcinile și a optimiza resursele.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, pentru a răspunde eficient la noile cerințe.
- Capacitate de a lucra independent și în echipă, contribuind la atingerea obiectivelor comune.
- Abilități de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite.
- Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
- Abilități de a gestiona timpul eficient și de a delega sarcini.
- Capacitate de a lucra cu discreție și confidențialitate, respectând etica profesională.
- Abilități de a gestiona emoțiile și de a rămâne calm în situații stresante.
- Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.
- Abilități de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii și proceduri.
- Capacitate de a demonstra integritate și etică profesională în toate acțiunile.
- Abilități de a construi încredere și respect față de ceilalți.
- Capacitate de a demonstra empatie și sensibilitate față de nevoile celorlalți.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente gestionate, număr de rapoarte întocmite, număr de corespondențe realizate, număr de evenimente organizate, număr de proiecte implementate, număr de întâlniri facilitate, număr de solicitări de informații procesate, număr de reclamații/sesizări rezolvate, număr de erori/incidente minimizate, număr de termene respectate, grad de satisfacție al beneficiarilor, eficiența utilizării bugetului alocat, reducerea costurilor operaționale, îmbunătățirea fluxurilor de lucru, gradul de respectare a procedurilor interne, număr de audituri pozitive, îmbunătățirea comunicării interne, gradul de îndeplinire a obiectivelor strategice, număr de inițiative de optimizare implementate, creșterea eficienței proceselor administrative, gradul de conformitate cu reglementările legale.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității informațiilor, acuratețea documentelor gestionate, claritatea și concizia rapoartelor întocmite, eficiența comunicării cu diverse audiențe, profesionalismul în relațiile cu partenerii, respectarea termenelor limită, calitatea serviciilor prestate, gradul de implicare în activitățile eparhiatului, conformitatea cu prevederile canoanice, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, gradul de adaptabilitate la schimbări, capacitatea de a gestiona situații de criză, respectarea eticii profesionale, calitatea argumentării în discuții, inițiativa în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a lucra în echipă, profesionalismul în abordarea situațiilor dificile, gradul de satisfacție al superiorilor ierarhici, capacitatea de a oferi consultanță juridică canonică, respectarea procedurilor administrative.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor administrative, flexibilitate în adaptarea la cerințele specifice ale Patriarhiei, capacitatea de a gestiona situații de urgență cu calm și eficiență, perseverență în atingerea obiectivelor stabilite, orientare către rezultate și eficiență, abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte, capacitatea de a lua decizii informate și de a asuma responsabilitatea pentru acestea, atenție la detalii și acuratețe în gestionarea documentelor, abilitatea de a comunica eficient cu diverse audiențe, orientare către colaborare și construirea de relații profesionale, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, abilitatea de a demonstra integritate și etică profesională, capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere, capacitatea de a demonstra empatie și sensibilitate față de nevoile celorlalți, abilitatea de a demonstra leadership și de a motiva echipa, capacitatea de a gestiona emoțiile și de a rămâne calm în situații dificile, capacitatea de a anticipa problemele și de a găsi soluții proactive.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scanner, copiator, telefon, fax, server de e-mail, software de contabilitate, software de gestiune a documentelor, software de procesare a textului, software de prezentare, software de baze de date, sistem de arhivare digitală, echipamente de videoconferință, sistem de management al proiectelor, echipamente de protecție a datelor, software de criptare, dispozitive de stocare externă, instrumente de analiză statistică, platformă de comunicare internă, sistem de control al accesului, echipamente de securitate cibernetică, software de gestionare a resurselor umane..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.