FIȘĂ DE POST HATIP
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:HATIP
1.2. Cod C.O.R.:263616
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu funcționari din departamentele juridice, contabile, resurse umane și IT pentru a asigura fluxul informațional și respectarea procedurilor. Interacționează cu superiorii ierarhici pentru raportare și aprobări. Externe: Colaborează cu instituții publice, clienți, furnizori de servicii de arhivare, auditori externi și alte entități implicate în gestionarea documentelor și respectarea reglementărilor.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
„HATIP (Hârtie de Titlu de Proprietate) este un specialist în gestionarea documentelor de proprietate, având ca scop principal asigurarea funcționării corecte și eficiente a sistemului de evidență a drepturilor de proprietate. Responsabilitățile includ verificarea și înregistrarea documentelor, gestionarea bazelor de date cu informații despre proprietăți, oferirea de consultanță juridică specializată și contribuirea la îmbunătățirea proceselor administrative. Specialistul HATIP colaborează cu alte instituții publice și cu publicul, asigurând transparența și legalitatea operațiunilor de cadastru și înregistrare a proprietăților."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Verificarea documentelor de titlu de proprietate privind legalitatea, autenticitatea și forma acestora.
Introducerea datelor din documentele de titlu de proprietate în sistemul de evidență a drepturilor.
Gestionarea fluxurilor de documente și respectarea termenelor de procesare.
Verificarea conformității documentelor cu legislația în vigoare (Legea nr. 7/1996, Codul Civil, etc.).
Identificarea și rezolvarea discrepanțelor și erorilor din documentele de titlu.
Asigurarea integrității și confidențialității datelor înregistrate.
Colaborarea cu notarul public și cu alte instituții implicate în procesul de transfer de proprietate.
Gestionarea corespondenței și a solicitărilor de informații din partea publicului și a altor instituții.
Participarea la inventarierea documentelor de arhivă.
Actualizarea constantă a cunoștințelor legislative și procedurale.
Verificarea și actualizarea datelor cadastrale din documentele de titlu.
Gestionarea contestațiilor și a reclamațiilor referitoare la înregistrarea drepturilor de proprietate.
Participarea la elaborarea de proceduri și instrucțiuni de lucru.
Asigurarea suportului tehnic pentru utilizatorii sistemului de evidență a drepturilor.
Verificarea și validarea informațiilor privind impozitele și taxele locale asociate proprietăților.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii universitare de licență, preferabil în domeniul Drept, Științe Juridice, Administrație Publică sau profil similar.
Cunoștințe solide de legislație în materia drepturilor de proprietate, contracte, proceduri administrative și cadastru.
Cunoștințe privind funcționarea sistemului de evidență a drepturilor de proprietate și a bazelor de date cadastrale.
Cunoștințe privind utilizarea aplicațiilor software specifice activității de cadastru și înregistrare a proprietăților.
Abilități de operare pe calculator, inclusiv pachetul Microsoft Office și aplicații de gestiune a documentelor.
Cunoștințe de contabilitate și fiscalitate, referitoare la impozitele și taxele locale.
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul cadastru în regim de supraveghere (constituie un avantaj).
Certificat de competențe în utilizarea aplicațiilor software specifice (constituie un avantaj).
Cunoașterea limbii engleze (nivel minim: conversațional) – constituie un avantaj.
Atestat de liberă practică în domeniul cadastru în regim de supraveghere (pentru funcții de conducere sau specializate) – constituie un avantaj.
5.2. Experiență Profesională:
Experiență minimă de 2 ani în domeniul juridic, administrativ sau cadastru.
Experiență în gestionarea documentelor de titlu de proprietate și a bazelor de date cadastrale.
Experiență în verificarea legalității și autenticității documentelor.
Experiență în aplicarea legislației privind drepturile de proprietate și a contractelor.
Experiență în utilizarea aplicațiilor software specifice activității de cadastru și înregistrare a proprietăților.
Experiență în interacțiunea cu notarul public, cu alte instituții publice și cu publicul.
Experiență în redactarea de note juridice și răspunsuri la solicitări de informații.
Experiență în gestionarea fluxurilor de documente și respectarea termenelor de procesare.
Experiență în identificarea și rezolvarea discrepanțelor și erorilor din documentele de titlu.
Experiență în lucrul cu sisteme de arhivare electronică și fizică (constituie un avantaj).
Experiență în gestionarea contestațiilor și a reclamațiilor (constituie un avantaj).
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de operare Windows.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor software specifice activității de cadastru și înregistrare a proprietăților (ex: CadastruNet, ANCPI).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de gestiune a documentelor electronice (GED).
Utilizarea aplicațiilor de scanare și procesare a documentelor.
Cunoștințe de baze de date (SQL) – constituie un avantaj.
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare online.
Cunoștințe de securitate a informațiilor și protecție a datelor cu caracter personal.
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință și colaborare online.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de copiere și imprimare.
Utilizarea aplicațiilor de criptare și semnătură electronică.
Cunoștințe de diagnosticare și remediere a problemelor hardware și software de bază.
Utilizarea aplicațiilor de analiză statistică (ex: Excel) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de programare (ex: VBA) – constituie un avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de cartografie digitală (GIS) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de procesare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop) – constituie un avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de automatizare a proceselor (RPA) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de virtualizare (VMware, VirtualBox) – constituie un avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de monitorizare a performanței sistemelor – constituie un avantaj.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
Abilități de comunicare orală și scrisă eficiente.
Orientare către detalii și acuratețe.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Gestionarea eficientă a timpului și respectarea termenelor limită.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a rezolva probleme complexe.
Abilități de negociere și persuasiune.
Adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Etică profesională și discreție în gestionarea informațiilor confidențiale.
Abilități de relaționare interpersonale și diplomație.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la cerințe noi.
Gândire critică și capacitate de a lua decizii informate.
Abilități de prezentare și de a transmite informații complexe într-un mod clar și concis.
Gestionarea conflictelor și capacitatea de a găsi soluții win-win.
Empatie și capacitatea de a înțelege perspectivele altora.
Responsabilitate și asumarea consecințelor acțiunilor.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.
Creativitate și capacitatea de a găsi soluții inovatoare.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect pe zi, numărul de erori identificate și corectate în documente, timpul mediu de procesare a unui document, numărul de contestații soluționate în termen, gradul de respectare a termenelor limită, numărul de solicitări de informații răspunse în termen, numărul de audituri interne/externe superate cu succes, gradul de satisfacție al clienților/colaboratorilor, numărul de traininguri/seminarii participate pentru dezvoltare profesională, numărul de îmbunătățiri de proces implementate, gradul de utilizare a sistemelor informatice și a aplicațiilor specifice, numărul de documente arhivate conform procedurilor, numărul de contribuții la optimizarea fluxurilor de lucru, numărul de rapoarte întocmite și prezentate la timp, numărul de probleme identificate și raportate către superiorii ierarhici, numărul de recomandări de îmbunătățire a proceselor implementate, numărul de documente verificate și validate conform standardelor, numărul de erori de tip uman reduse, numărul de proceduri de lucru respectate, numărul de clienți/parteneri noi identificați.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității informațiilor, acuratețea datelor introduse, completitudinea documentelor procesate, claritatea și concizia rapoartelor întocmite, corectitudinea interpretării legislației specifice, respectarea procedurilor interne, calitatea interacțiunii cu clienții/colaboratorii, profesionalismul în gestionarea situațiilor neprevăzute, eficiența comunicării cu superiorii ierarhici, capacitatea de a lucra sub presiune, adaptabilitatea la schimbări legislative, respectarea termenelor limită, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitatea de a lucra în echipă, gradul de satisfacție al clienților/colaboratorilor, calitatea documentației generate, coerența fluxurilor de lucru, profesionalismul în gestionarea situațiilor de conflict, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, calitatea informațiilor furnizate, respectarea standardelor de securitate a datelor, gradul de înțelegere a impactului deciziilor, respectarea eticii profesionale.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, capacitate de organizare, responsabilitate, adaptabilitate, orientare către rezultate, perseverență, comunicare eficientă, lucru în echipă, gestionarea stresului, rezolvarea problemelor, gândire analitică, flexibilitate, proactivitate, etică profesională, confidențialitate, gestionarea timpului, orientare spre client, capacitate de învățare, gestionarea conflictelor, spirit de colaborare, respectarea termenelor limită, capacitate de a prioritiza, reziliență, gândire critică.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU
7.5. Echipamente din dotare:
Computer, imprimantă, scaner, copiator, arhivator, software de procesare a textului, software de gestionare a documentelor, software de arhivare electronică, sistem de operare, aplicații de comunicare electronică, cititor de e-mail, software antivirus, sistem de backup, echipamente de protecție a datelor, echipamente de scanare a codurilor de bare, echipamente de validare a semnăturilor electronice, dispozitive de stocare a datelor (hard disk, SSD, stick USB), echipamente de rețea (router, switch), software de criptare a datelor, echipamente de testare a funcționalității sistemelor informatice..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.