FIȘĂ DE POST CONDUCATOR ARHIEPISCOPAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:CONDUCATOR ARHIEPISCOPAL

1.2. Cod C.O.R.:263610

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Cancelarul Arhiepiscopal, Secretarul Eparhial, Directorul Economic, Directorul Departamentului de Comunicare, Personalul administrativ, Consilierii Eparhiali, Comisiile de lucru, Arhiereii vicariali, Alți conducători de departamente. Externe: Colaborează cu Alte eparhii, Instituții guvernamentale, Autorități locale, Reprezentanți ai cultelor religioase, Organizații neguvernamentale, Mass-media, Parteneri externi, Instituții de învățământ superior, Organizații culturale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Conducătorul Eparhial, numit și Cancelar, are rolul de a asigura buna funcționare a administrației eparhiale, sub directa îndrumare a Înaltpreasfințitului Arhiepiscop. Principalele sale atribuții includ gestionarea corespondenței oficiale, coordonarea activităților administrative, urmărirea îndeplinirii sarcinilor, redactarea de rapoarte și documente, precum și reprezentarea eparhiei în relațiile cu autoritățile și alte instituții. De asemenea, asigură respectarea legilor și a hotărârilor canonice, contribuind la buna organizare și desfășurare a vieții eparhiale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Asigură suportul administrativ și juridic pentru activitatea Înaltpreasfințitului Arhiepiscop.
- Coordonează fluxul de documente oficiale, respectând termenele și procedurile stabilite.
- Gestionează agenda zilnică a Înaltpreasfințitului Arhiepiscop, incluzând programări, întâlniri și deplasări.
- Redactează și transmite corespondența oficială a eparhiei, atât internă, cât și externă.
- Monitorizează și actualizează baza de date cu documentele administrative și juridice ale eparhiei.
- Asigură respectarea regimului de evidență a documentelor, conform legislației în vigoare.
- Coordonează activitățile de arhivare și depozitare a documentelor, respectând principiile de clasificare și păstrare.
- Verifică legalitatea și conformitatea actelor administrative emise de eparhie, conform prevederilor legale.
- Colaborează cu serviciile juridice externe pentru a asigura consultanță juridică specializată.
- Pregătește rapoarte periodice privind activitatea administrativă a eparhiei, pentru prezentarea către Înaltpreasfințitul Arhiepiscop.
- Reprezintă eparhia în relațiile cu alte instituții publice și organizații, conform atribuțiilor stabilite.
- Urmărește implementarea hotărârilor și a indicațiilor Înaltpreasfințitului Arhiepiscop, în domeniul administrativ.
- Asigură legătura între eparhie și alte instituții bisericești, în scopul coordonării activităților.
- Verifică și actualizează procedurile administrative interne, pentru a asigura eficiența activității.
- Gestionează fluxul informațional între eparhie și alte unități bisericești, asigurând transparența și accesibilitatea datelor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Studii superioare de specialitate în domeniul administrației publice, drept, teologie sau științe juridice.
- Diplomă de masterat în managementul instituțiilor de cult sau în administrație publică, constituie un avantaj.
- Cunoștințe aprofundate a legislației civile, administrative, a regimului de evidență a persoanelor și a regimului de funcționare al cultelor.
- Cunoștințe temeinice a procedurilor administrative și a fluxurilor de lucru specifice administrațiilor publice.
- Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a sistemelor de arhivare electronică.
- Abilități de redactare a documentelor oficiale, a corespondenței și a rapoartelor.
- Abilități de comunicare eficientă, atât orală, cât și scrisă.
- Capacitate de organizare, planificare și prioritizare a sarcinilor.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu alte instituții.
- Cunoștințe de limbi străine (engleză, franceză, germană), constituie un avantaj.
- Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul administrației publice, constituie un avantaj.
- Experiență profesională relevantă în administrație publică sau în alte instituții publice, constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență profesională de minimum 5 ani în administrație publică sau în alte instituții publice, cu responsabilități în gestionarea documentelor, a corespondenței și a fluxurilor de lucru.
- Experiență în gestionarea agendei oficiale a unei persoane cu funcție înaltă, cu respectarea strictă a confidențialității și a termenelor limită.
- Experiență în redactarea de documente oficiale, rapoarte și corespondență, cu respectarea normelor de redactare și a terminologiei specifice.
- Experiență în utilizarea sistemelor de arhivare electronică și a bazelor de date, pentru gestionarea eficientă a documentelor.
- Experiență în colaborarea cu serviciile juridice externe, pentru a asigura conformitatea legală a actelor administrative.
- Experiență în coordonarea și monitorizarea implementării hotărârilor și a indicațiilor superiorilor, cu respectarea termenelor limită.
- Experiență în gestionarea relațiilor cu alte instituții publice și organizații, cu respectarea protocolului și a normelor de etichetă.
- Experiență în gestionarea proiectelor administrative, cu respectarea bugetului și a termenelor limită.
- Experiență în redactarea de proceduri administrative interne, cu scopul de a eficientiza fluxul de lucru.
- Experiență în analiza și interpretarea legislației relevante, cu scopul de a asigura conformitatea actelor administrative.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
- Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Utilizarea eficientă a programelor de procesare a textului pentru redactarea de documente oficiale.
- Utilizarea tabelelor de calcul (Excel) pentru prelucrarea datelor și generarea de rapoarte.
- Cunoștințe de utilizare a programelor de prezentare (PowerPoint) pentru crearea de materiale informative.
- Utilizarea eficientă a programelor de e-mail (Outlook) pentru gestionarea corespondenței.
- Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: Access) pentru gestionarea informațiilor.
- Utilizarea programelor de arhivare electronică pentru organizarea și accesarea documentelor.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de scanare și imprimare.
- Utilizarea eficientă a programelor de videoconferință.
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: SharePoint).
- Utilizarea programelor de criptare a datelor pentru asigurarea confidențialității.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Utilizarea eficientă a programelor de editare a imaginilor (opțional).
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (opțional).
- Utilizarea programelor de contabilitate (opțional).
- Cunoștințe de utilizare a software-ului specific domeniului eclesiastic (dacă este cazul).
- Utilizarea instrumentelor de management al proiectelor (opțional).
- Cunoștințe de programare (opțional).
- Utilizarea platformelor de comunicare internă (ex: Teams, Slack).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilitatea de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
- Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte.
- Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, inclusiv redactarea de documente oficiale.
- Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide cu diverse persoane.
- Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte instituții.
- Capacitatea de a rezolva probleme complexe și de a lua decizii informate.
- Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
- Capacitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
- Abilitatea de a fi discret și de a păstra confidențialitatea informațiilor.
- Capacitatea de a demonstra empatie și înțelegere față de nevoile altora.
- Abilitatea de a organiza și coordona evenimente și întâlniri.
- Capacitatea de a reprezenta instituția într-un mod profesionist și pozitiv.
- Abilitatea de a lucra independent și de a iniția proiecte.
- Capacitatea de a fi proactiv și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
- Abilitatea de a fi flexibil și de a răspunde rapid la solicitări neprevăzute.
- Capacitatea de a demonstra atenție la detalii și acuratețe în munca desfășurată.
- Abilitatea de a fi orientat spre rezultate și de a atinge obiectivele stabilite.
- Capacitatea de a demonstra leadership și de a motiva echipele.
- Abilitatea de a fi diplomat și de a menține relații armonioase.
- Capacitatea de a gestiona situații de criză cu calm și eficiență.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente oficiale redactate și validate, Numărul de corespondențe gestionate, Numărul de întâlniri și evenimente organizate, Numărul de proiecte administrative implementate, Numărul de rapoarte întocmite și prezentate, Numărul de probleme rezolvate în termenul stabilit, Gradul de conformitate a documentelor cu legislația în vigoare, Nivelul de satisfacție al beneficiarilor serviciilor, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Numărul de erori sau omisiuni în documente, Nivelul de respectare a bugetului alocat, Gradul de îndeplinire a obiectivelor stabilite, Numărul de întâlniri cu factori externi, Nivelul de îmbunătățire a proceselor administrative, Numărul de propuneri de îmbunătățire implementate, Nivelul de respectare a procedurilor interne, Numărul de traininguri sau seminarii organizate, Gradul de implicare în proiecte strategice, Nivelul de colaborare cu alte departamente, Numărul de audituri interne/externe depășite cu succes.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentelor redactate, Acuratețea informațiilor furnizate, Eficiența comunicării, Profesionalismul în interacțiunile cu beneficiarii, Respectarea confidențialității, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Abilitatea de a lua decizii corecte, Gradul de inovare în soluțiile propuse, Coerența și claritatea prezentărilor, Capacitatea de a construi relații de încredere, Abilitatea de a reprezenta instituția în mod pozitiv, Respectarea termenelor limită, Capacitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a gestiona conflicte, Profesionalismul în abordarea problemelor, Gradul de implicare în activitățile instituției, Capacitatea de a adapta stilul de comunicare, Abilitatea de a oferi feedback constructiv, Gradul de respectare a eticii profesionale, Capacitatea de a demonstra empatie și înțelegere.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Adaptabilitate, Orientare către rezultate, Capacitate de planificare și organizare, Abilitatea de a lucra în echipă, Comunicare eficientă, Leadership, Gestionarea conflictelor, Luarea deciziilor, Rezolvarea problemelor, Gândire strategică, Atenție la detalii, Etică profesională, Gestionarea timpului, Orientare către client, Capacitate de învățare, Flexibilitate, Abilitatea de a motiva, Capacitatea de a influența, Abilitatea de a delega.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Imprimantă, Scanner, Telefon, Fax, Software de procesare text, Software de calcul tabelar, Software de prezentare, Software de management al documentelor, Sistem de arhivare electronică, Dispozitiv de stocare extern, Aplicații de comunicare online, Aplicații de videoconferință, Software de contabilitate, Aplicații de management al proiectelor, Aplicații de securitate cibernetică, Aplicații de criptare, Echipamente de protecție a datelor, Software de back-up..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.