FIȘĂ DE POST ARHONDAR
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:ARHONDAR
1.2. Cod C.O.R.:263603
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu Directorul Financiar, Contabilii, Departamentul de Vânzări, Departamentul de Achiziții, Departamentul Juridic, Departamentul de Resurse Umane, pentru fluxul informațional și reconcilierea datelor.
Externe: Colaborează cu Auditorii Financiari, Autoritățile Fiscale, Bănci, Furnizori, Clienți, pentru verificări, depuneri și gestionarea tranzacțiilor.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Arhondarul are rolul de a gestiona și monitoriza fluxul financiar al instituției, asigurând respectarea prevederilor legale și a procedurilor interne. Responsabilitățile includ efectuarea de plăți, încasări, reconcilieri bancare, raportări contabile și gestionarea documentelor justificative. De asemenea, arhondarul contribuie la optimizarea proceselor financiare, la prevenirea erorilor și a fraudelor, precum și la oferirea de informații precise și la timp pentru luarea deciziilor. Este esențială o cunoaștere profundă a legislației financiare și o atenție deosebită la detalii."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Gestionarea contabilității primare și secundare
Înregistrarea cronologică a operațiunilor financiare în sistemul contabil
Verificarea și contabilizarea facturilor de intrare și ieșire
Efectuarea de plăți conform aprobărilor și în respectarea termenelor
Încasarea sumelor scadente și reconcilierea cu situațiile bancare
Întocmirea și verificarea documentelor justificative pentru înregistrările contabile
Gestionarea fluxului de numerar și optimizarea lichidităților
Reconcilierea conturilor bancare și identificarea eventualelor discrepanțe
Întocmirea de rapoarte privind situația financiară a instituției
Verificarea și corectarea erorilor contabile
Participarea la inventarierea periodică a activelor și a stocurilor
Asigurarea respectării legislației contabile și fiscale în vigoare
Colaborarea cu auditorii externi în vederea verificării situațiilor financiare
Gestionarea documentelor contabile și arhivarea acestora conform reglementărilor
Participarea la elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli și monitorizarea execuției acestuia.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii universitare de specialitate în domeniul contabilității și finanțelor
Certificare profesională în contabilitate (de exemplu, emisă de Corpul Experților Contabili și Auditori Financiari din România)
Cunoștințe aprofundate de contabilitate financiară și de management
Cunoștințe solide de legislație contabilă, fiscală și financiar-bancară
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate (ex: SAP, SAGA, QuickBooks)
Cunoștințe avansate de operare pe calculator (Microsoft Office, în special Excel)
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare financiară
Cunoștințe de limba engleză (nivel minim: conversațional)
Experiență profesională relevantă în domeniul contabilității (minim 3 ani, preferabil în instituții publice sau organizații non-guvernamentale)
Atestat profesional pentru gestionarea fondurilor publice (în cazul instituțiilor publice)
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de e-facturare și de transmitere a declarațiilor fiscale online.
5.2. Experiență Profesională:
Experiență de minim 3 ani în domeniul contabilității, cu accent pe contabilitate primară și secundară
Experiență în gestionarea fluxului de numerar și în efectuarea de plăți
Experiență în reconcilierea conturilor bancare și în identificarea discrepanțelor
Experiență în întocmirea și verificarea documentelor justificative pentru înregistrările contabile
Experiență în utilizarea programelor de contabilitate (ex: SAP, SAGA, QuickBooks)
Experiență în întocmirea de rapoarte financiare și în analiza datelor contabile
Experiență în respectarea legislației contabile și fiscale în vigoare
Experiență în colaborarea cu auditorii externi
Experiență în gestionarea documentelor contabile și arhivarea acestora
Experiență în utilizarea sistemelor de e-facturare și de transmitere a declarațiilor fiscale online
Experiență în lucrul cu fonduri publice (pentru instituțiile publice)
Experiență în analiza și interpretarea bugetelor de venituri și cheltuieli.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare fluentă a calculatorului (Windows, macOS)
Cunoștințe avansate de Microsoft Excel (funcții, formule, tabele pivot)
Utilizare avansată a programelor de contabilitate (ex: SAP, SAGA, QuickBooks)
Cunoștințe solide de Microsoft Word (întocmirea de documente, rapoarte)
Utilizare a sistemelor de e-facturare și de transmitere a declarațiilor fiscale online
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare financiară (ex: Power BI, Tableau)
Utilizare a sistemelor de gestiune a documentelor electronice (GED)
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning)
Utilizare a sistemelor de control acces și securitate a informațiilor
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack)
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al bazelor de date (ex: SQL)
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de imprimare și scanare
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare digitală
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a performanței aplicațiilor
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de analiză a datelor (Data Analytics).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de inteligență artificială (AI).
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Abilități de comunicare scrisă și verbală eficiente
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente
Organizare și planificare eficientă a activităților
Atenție la detalii și acuratețe în efectuarea operațiunilor
Gândire analitică și capacitate de a identifica probleme și de a găsi soluții
Gestionarea eficientă a timpului și respectarea termenelor limită
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona situații de urgență
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordarea problemelor
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor
Capacitate de a lucra sub presiune și de a gestiona stresul
Abilități de negociere și persuasiune
Etică profesională și discreție
Responsabilitate și asumarea consecințelor acțiunilor
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii
Abilități de rezolvare a conflictelor
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile celorlalți
Spirit de observație și atenție la detalii
Capacitate de a oferi feedback constructiv
Gestionarea eficientă a emoțiilor.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente contabile procesate corect, Acuratețea înregistrărilor contabile, Respectarea termenelor limită pentru depunerea declarațiilor fiscale, Număr de erori contabile detectate și corectate, Timp mediu de procesare a facturilor, Număr de plăți efectuate corect, Nivelul de satisfacție al clienților interni (departamente), Reducerea costurilor operaționale prin optimizarea proceselor contabile, Numărul de audituri fiscale pozitive, Respectarea bugetului alocat activităților contabile, Nivelul de conformitate cu legislația contabilă și fiscală, Reducerea numărului de întârzieri în efectuarea plăților, Nivelul de automatizare a proceselor contabile, Reducerea numărului de reclamații legate de erori contabile, Nivelul de satisfacție al auditorilor, Respectarea procedurilor interne, Reducerea timpului de răspuns la solicitări, Nivelul de îmbunătățire a eficienței proceselor, Reducerea riscurilor contabile.6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentației contabile, Respectarea confidențialității informațiilor financiare, Acuratețea și claritatea rapoartelor financiare, Respectarea procedurilor interne de control, Nivelul de conformitate cu standardele contabile, Eficiența comunicării cu departamentele interne, Capacitatea de a identifica și rezolva problemele contabile, Abilitatea de a oferi consultanță financiară, Nivelul de profesionalism în interacțiunea cu clienții și furnizorii, Capacitatea de a se adapta la schimbările legislative, Gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor contabile, Nivelul de inovație în utilizarea tehnologiilor contabile, Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente, Nivelul de responsabilitate în gestionarea resurselor financiare, Abilitatea de a lua decizii financiare corecte, Respectarea termenelor limită pentru depunerea declarațiilor fiscale, Nivelul de conformitate cu politicile interne, Capacitatea de a prezenta informații financiare într-un mod clar și concis, Nivelul de inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Respectarea procedurilor de audit intern.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de îmbunătățiri ale proceselor contabile, Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea operațiunilor, Capacitate de a gestiona situații de presiune și de a respecta termene limită, Abilitatea de a comunica eficient cu membrii echipei și cu alte departamente, Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor, Responsabilitate și asumarea consecințelor acțiunilor, Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări legislative și tehnologice, Capacitatea de a lucra independent și de a lua decizii în limitele competențelor, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona mai multe proiecte simultan, Etică profesională și discreție în gestionarea informațiilor financiare, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a învăța din experiență, Capacitatea de a lucra sub îndrumare și de a solicita ajutor atunci când este necesar, Abilitatea de a colabora cu colegii și de a construi relații profesionale, Capacitatea de a rezolva problemele contabile în mod eficient și creativ, Abilitatea de a se adapta la noile tehnologii și de a le utiliza pentru a îmbunătăți procesele contabile.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator cu specificații înalte, Software de contabilitate (exemplu: SAGA, Quadratus), Scanner de documente, Imprimantă multifuncțională, Software de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer), Software de creare a prezentărilor (Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress), Software de gestionare a foilor de calcul (Microsoft Excel, LibreOffice Calc), Sistem de arhivare electronică, Dispozitiv de stocare extern (hard disk, stick USB), Software de criptare a datelor, Aplicații de comunicare online (e-mail, videoconferință), Software de securitate cibernetică (antivirus, firewall), Sistem de management al documentelor, Aplicații de analiză financiară..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.