FIȘĂ DE POST SECRETAR ECONOMIC (STUDII SUPERIOARE)

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR ECONOMIC (STUDII SUPERIOARE)

1.2. Cod C.O.R.:263126

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul financiar, contabilii, auditorii interni, departamentul juridic, departamentul de vânzări și managementul general pentru a asigura acuratețea și conformitatea informațiilor financiare. Externe: Colaborează cu auditorii externi, bănci, furnizori, autoritățile fiscale și alte instituții financiare pentru a gestiona relațiile și a respecta reglementările legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul economic cu studii superioare asigură suport administrativ-financiar și economic pentru activitățile instituției. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor contabile, elaborarea de rapoarte financiare, efectuarea de plăți, urmărirea fluxurilor de numerar, verificarea facturilor și a documentelor justificative, precum și întocmirea de studii de fezabilitate și analize economice. Colaborează cu alte departamente pentru a asigura respectarea legislației financiare și pentru optimizarea resurselor. De asemenea, oferă suport în procesul de bugetare și monitorizează execuția bugetară."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmirea și verificarea documentelor contabile primare și înregistrărilor contabile, respectând planul de conturi.
Efectuarea operațiunilor de casă, încasări, plăți, depuneri, conform fluxului de numerar.
Gestionarea evidenței facturilor înregistrate, verificarea documentelor justificative și a conformității acestora cu legislația fiscală.
Verificarea și înregistrarea documentelor de intrare și ieșire a materialelor, a mărfurilor și a serviciilor.
Participarea la inventarele periodice, efectuarea operațiunilor de punere la punct a evidenței contabile.
Elaborarea de rapoarte financiare lunare, trimestriale și anuale, conform cerințelor legale și interne.
Verificarea și reconcilierea extraselor de cont bancar.
Participarea la întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli și monitorizarea execuției acestuia.
Analiza variațiilor de costuri și identificarea cauzelor acestora.
Întocmirea de studii de fezabilitate pentru investiții.
Participarea la elaborarea de proceduri interne privind gestionarea resurselor financiare.
Gestionarea și arhivarea documentelor contabile, conform reglementărilor legale.
Colaborarea cu auditorii interni și externi, furnizarea de informații și documente solicitate.
Asigurarea respectării legislației fiscale și contabile în vigoare.
Participarea la optimizarea proceselor contabile și financiare, propunând soluții pentru eficientizarea activității."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare de specialitate în domeniul economic (Contabilitate, Finanțe, Economie, Comerț).
Certificat de absolvire a unei instituții de învățământ superior acreditate în una din specializările menționate.
Cunoștințe aprofundate de contabilitate financiară și de management.
Cunoștințe solide de legislație fiscală, contabilă și financiară.
Cunoștințe privind utilizarea programelor de contabilitate (ex: SAP, SAGA, Quadrant).
Cunoștințe avansate de operare pe calculator (Microsoft Office – Excel, Word, PowerPoint).
Certificare profesională în contabilitate (constituie un avantaj).
Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel mediu/avansat constituie un avantaj).
Cunoștințe privind utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Experiență profesională relevantă în domeniul contabilității și finanțelor (constituie un avantaj).
Abilități de analiză și interpretare a datelor financiare.
Abilități de comunicare și relaționare profesională.
Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
Aptitudini de organizare și planificare a activității.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de raportare financiară."

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 2 ani de experiență profesională în domeniul contabilității și finanțelor.
Experiență în efectuarea de operațiuni de înregistrare contabilă primară și înregistrări contabile.
Experiență în întocmirea și verificarea documentelor contabile, respectând planul de conturi.
Experiență în efectuarea de plăți, încasări și depuneri, conform fluxului de numerar.
Experiență în gestionarea evidenței facturilor și verificarea documentelor justificative.
Experiență în întocmirea de rapoarte financiare, lunare, trimestriale și anuale.
Experiență în reconcilierea extraselor de cont bancar.
Experiență în utilizarea programelor de contabilitate (ex: SAP, SAGA, Quadrant).
Experiență în verificarea și reconcilierea conturilor.
Experiență în întocmirea declarațiilor fiscale (ex: TVA, impozit pe profit).
Experiență în colaborarea cu auditorii interni și externi.
Experiență în analiza variațiilor de costuri și identificarea cauzelor acestora.
Experiență în gestionarea bugetului de venituri și cheltuieli.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) constituie un avantaj.
Experiență în analiza și interpretarea datelor financiare constituie un avantaj."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare pe calculator (Microsoft Windows, Microsoft Office).
Cunoștințe solide de utilizare a programelor de contabilitate (SAGA, Quadrant, SAP).
Cunoștințe avansate de utilizare a foii de calcul Excel (funcții, formule, tabele pivot).
Cunoștințe de utilizare a programelor de analiză financiară (ex: Bloomberg, Reuters).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de raportare financiară.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de management de proiect (ex: Microsoft Project).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (SQL).
Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python) constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de Business Intelligence (BI).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a resurselor umane (HRM).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de Customer Relationship Management (CRM).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de e-commerce.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de marketing digital.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate cibernetică.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de teleconferință."

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilitatea de a rezolva probleme și de a lua decizii în mod logic.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Orientare către detalii și acuratețe.
Capacitatea de a analiza informații complexe și de a le sintetiza.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilitatea de a lucra cu persoane din diverse culturi și background-uri.
Capacitatea de a menține confidențialitatea informațiilor sensibile.
Abilități de organizare și planificare.
Capacitatea de a oferi feedback constructiv.
Abilități de gestionare a stresului.
Capacitatea de a iniția și de a implementa îmbunătățiri de procese.
Abilități de gândire critică."

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de rapoarte financiare întocmite corect și la timp, volumul de documente contabile procesate lunar, reducerea erorilor contabile, respectarea termenelor limită pentru depunerea declarațiilor fiscale, eficiența fluxurilor de lucru contabile, reducerea costurilor operaționale în domeniul financiar, gradul de acuratețe a prognozelor financiare, îmbunătățirea fluxului de numerar, reducerea întârzierilor în încasări, gradul de satisfacție al clienților interni, eficiența auditurilor interne, gradul de respectare a politicilor și procedurilor financiare, optimizarea proceselor de bugetare, îmbunătățirea controlului intern, reducerea riscurilor financiare, gradul de automatizare a proceselor contabile, îmbunătățirea raportării către management, respectarea bugetului alocat, eficiența gestionării resurselor financiare."
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității informațiilor financiare, acuratețea și completitudinea rapoartelor financiare, respectarea termenelor limită pentru depunerea declarațiilor fiscale, calitatea comunicării cu managementul și alte departamente, respectarea politicilor și procedurilor contabile, gradul de profesionalism în interacțiunile cu auditorii, calitatea documentației contabile, eficiența colaborării cu departamentele juridic și fiscal, respectarea legislației financiare, capacitatea de a identifica și de a semnala riscurile financiare, calitatea analizei datelor financiare, gradul de înțelegere a implicațiilor deciziilor financiare, profesionalismul în gestionarea situațiilor de criză financiare, calitatea raportării către autorități, respectarea standardelor de etică profesională, capacitatea de a oferi consultanță financiară, calitatea documentării proceselor contabile, respectarea termenelor de răspuns la solicitările interne și externe."
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și implementarea de îmbunătățiri ale proceselor financiare, adaptabilitate la schimbările legislative și tehnologice, atenție sporită la detalii și acuratețe, capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, abilități de comunicare eficientă cu diverse departamente, profesionalism în interacțiunile cu auditorii și alte părți interesate, proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor financiare, capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă, abilități de negociere și persuasiune în relația cu furnizorii și clienții, etică profesională și respectarea confidențialității informațiilor, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, orientare către rezultate și performanță, capacitate de a gestiona conflictele și de a găsi soluții constructive, abilități de gândire critică și analiză a datelor financiare, reziliență în fața situațiilor de criză financiare, capacitate de a oferi feedback constructiv și de a contribui la dezvoltarea echipei, capacitatea de a menține o atitudine pozitivă și profesională în orice situație, abilități de organizare și planificare a activităților financiare."

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator cu acces la internet, software de contabilitate (ex: SAP, Oracle, SAGE), software de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer), software de calcul tabelar (Microsoft Excel, LibreOffice Calc), scaner de documente, imprimantă, copiator, arhivator digital, sistem de management al documentelor (DMS), aplicații de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams), telefon, sistem de e-mail, sistem de management al resurselor întreprinderii (ERP).".

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.