FIȘĂ DE POST REFERENT DE SPECIALITATE ASEZAMANT CULTURAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT DE SPECIALITATE ASEZAMANT CULTURAL

1.2. Cod C.O.R.:262207

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu conservatorii-restauratori pentru evaluarea stării de conservare a bunurilor, cu bibliotecarii pentru inventarierea și catalogarea documentelor, cu arhivistele pentru gestionarea documentelor de arhivă, cu personalul administrativ pentru aspecte logistice, cu directorul instituției pentru raportare și implementarea politicilor. Externe: Colaborează cu alte instituții culturale pentru schimb de informații și resurse, cu experți în domeniul conservării pentru consultanță, cu furnizori de servicii pentru întreținerea echipamentelor, cu agenții guvernamentale pentru respectarea legislației.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Referentul de specialitate al aşezământului cultural asigură suport administrativ și tehnic pentru activitățile culturale desfășurate de instituție. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor, realizarea de corespondență, monitorizarea stadiului proiectelor culturale, pregătirea de rapoarte și prezentări, precum și asistarea în organizarea de evenimente. De asemenea, referentul de specialitate colaborează cu alte departamente și parteneri externi, contribuind la buna funcționare a aşezământului și la promovarea patrimoniului cultural național.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Asigură suport în gestionarea fluxului documentar, inclusiv înregistrarea, arhivarea și recuperarea documentelor conform procedurilor interne și cerințelor legale.
- Efectuează activități de secretariat, inclusiv redactarea de corespondență, răspunsuri la solicitări și comunicări interne.
- Monitorizează și actualizează baza de date cu informații despre colecțiile muzeale, arhivele instituției și alte resurse culturale.
- Pregătește și urmărește execuția bugetului alocat proiectelor culturale, ținând evidența cheltuielilor și respectând termenele.
- Colaborează cu departamentul de comunicare pentru promovarea evenimentelor culturale și a activităților instituției.
- Asistă la pregătirea de materiale informative, pliante, cataloage și alte suporturi de comunicare.
- Verifică și actualizează informațiile de pe site-ul web al instituției, asigurând acuratețea și relevanța conținutului.
- Urmărește și actualizează legislația specifică domeniului cultural, raportând modificările relevante conducerii.
- Pregătește rapoarte de activitate periodice, conform cerințelor interne și ale autorităților competente.
- Asistă la organizarea de expoziții, conferințe, simpozioane și alte evenimente culturale.
- Efectuează studii de fezabilitate pentru proiecte culturale, analizând oportunitățile și riscurile.
- Gestionează corespondența cu instituții culturale naționale și internaționale.
- Centralizează și analizează date statistice privind vizitatorii, evenimentele și alte indicatori de performanță.
- Asistă la întocmirea de contracte și acorduri de parteneriat cu alte instituții.
- Efectuează activități de cercetare documentară pentru susținerea proiectelor culturale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Studii medii complete, preferabil studii postliceale în domeniul administrativ, cultural, biblioteconomic sau juridic.
- Diplomă de bacalaureat.
- Absolvirea unei instituții de învățământ superior, preferabil în domeniul științelor umaniste, arte, biblioteconomie, arhivistică, științe juridice sau științe administrative.
- Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul gestionării patrimoniului cultural.
- Cunoștințe de operare a calculatorului (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a aplicațiilor specifice domeniului cultural.
- Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
- Cunoștințe de legislație specifică domeniului cultural (Legea dreptului de autor, Legea patrimoniului cultural).
- Cunoștințe de terminologie specifică domeniului cultural.
- Abilități de comunicare scrisă și verbală.
- Abilități de organizare și planificare.
- Capacitate de analiză și sinteză.
- Atenție la detalii și acuratețe.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
- Experiență în lucrul cu documente și arhive.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență minimă de 2 ani în activități administrative, de secretariat sau în domeniul cultural.
- Experiență în gestionarea documentelor, arhivarea și recuperarea informațiilor.
- Experiență în lucrul cu baze de date și aplicații specifice domeniului cultural.
- Experiență în redactarea de corespondență, rapoarte și prezentări.
- Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente culturale.
- Experiență în monitorizarea și raportarea activităților proiectelor culturale.
- Experiență în lucrul cu instituții publice și organizații non-guvernamentale din domeniul cultural.
- Experiență în gestionarea bugetului și în urmărirea cheltuielilor.
- Experiență în realizarea de studii de fezabilitate pentru proiecte culturale.
- Experiență în utilizarea instrumentelor de comunicare online și a rețelelor sociale pentru promovarea activităților culturale.
- Experiență în lucrul cu colecții de artă sau arhive istorice constituie un avantaj.
- Experiență în activități de cercetare documentară și analiză a surselor istorice constituie un avantaj.
- Experiență în redactarea de conținut pentru site-uri web și alte materiale promoționale.
- Experiență în utilizarea de software specific pentru gestionarea colecțiilor muzeale (CMS).
- Experiență în activități de relații publice și comunicare.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare fluentă a sistemelor de operare Windows.
- Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Utilizare competentă a procesorilor de text pentru redactarea de documente, rapoarte și corespondență.
- Utilizare avansată a foilor de calcul Excel pentru gestionarea datelor, realizarea de analize și generarea de rapoarte.
- Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL, Access) pentru stocarea și gestionarea informațiilor.
- Utilizare de software specific pentru gestionarea colecțiilor muzeale (CMS) - ex: Vernon, Calm, Adlib.
- Utilizare de software de arhivare digitală - ex: Archivematica, AtoM.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Utilizare de software de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop, GIMP) pentru procesarea și optimizarea imaginilor.
- Utilizare de software de editare video (ex: Adobe Premiere Pro, DaVinci Resolve) pentru crearea de materiale promoționale.
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de comunicare online și rețele sociale (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn).
- Utilizare de software de creare a prezentărilor (ex: PowerPoint, Google Slides).
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
- Utilizare de software de cartografiere geografică (GIS) - constituie un avantaj.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Google Analytics) - constituie un avantaj.
- Utilizare de software pentru scanare și OCR (Optical Character Recognition).
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de back-up și securitate a datelor.
- Utilizare de software pentru gestionarea drepturilor de autor și licențelor.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft 365).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală, adaptate contextului profesional.
- Capacitate de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă multidisciplinară.
- Atenție deosebită la detalii și acuratețe în procesarea informațiilor.
- Abilități de organizare și planificare a activităților, respectând termene limită.
- Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona situații de presiune.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii.
- Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor, bazate pe informații relevante.
- Capacitate de a iniția și de a menține relații profesionale cu diverse categorii de persoane.
- Abilități de negociere și de mediere în situații conflictuale.
- Capacitate de a lucra cu publicul, oferind informații și asistență adecvată.
- Abilități de cercetare și analiză a informațiilor din diverse surse.
- Capacitate de a sintetiza informații complexe și de a le prezenta într-un mod clar și concis.
- Abilități de gestionare a timpului și de optimizare a eficienței.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi cerințe.
- Abilități de a lucra cu documente confidențiale, respectând regulile de securitate.
- Capacitate de a lucra în condiții de stres și de a menține o atitudine pozitivă.
- Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.
- Capacitate de a demonstra empatie și respect față de ceilalți.
- Abilități de a lua inițiativa și de a propune soluții inovatoare.
- Capacitate de a lucra în conformitate cu reglementările legale și cu politicile instituției.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente inventariate și procesate, Numărul de cereri de informații răspundese, Numărul de rapoarte întocmite și depuse la termen, Numărul de evenimente culturale suportate logistic și administrative, Numărul de vizitatori înregistrați în sistemul de evidență, Numărul de colaborări externe realizate, Numărul de proiecte culturale implementate, Numărul de articole/comunicate de presă redactate, Numărul de formulare/cereri procesate corect, Numărul de erori/neconformități identificate și corectate, Gradul de respectare a termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, Nivelul de satisfacție al utilizatorilor (vizitatori, colaboratori), Nivelul de utilizare a sistemelor informatice specifice, Numărul de sugestii/propuneri de îmbunătățire implementate, Volumul de muncă procesat în unitate de timp, Numărul de proceduri/regulamente respectate, Numărul de audituri/controale suportate fără abateri, Gradul de conformitate cu standardele de calitate, Numărul de reclamații/sesizări primite și rezolvate, Numărul de traininguri/seminarii participate pentru dezvoltare profesională.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea inventarierii colecțiilor, Claritatea și concizia rapoartelor întocmite, Eficiența fluxului de lucru în procesarea documentelor, Respectarea normelor de conservare și restaurare a bunurilor culturale, Calitatea comunicării cu publicul și cu partenerii externi, Gradul de implicare în promovarea activităților culturale, Coerența și exhaustivitatea informațiilor oferite, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, Adaptabilitatea la schimbările legislative și metodologice, Inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, Profesionalismul în interacțiunile cu personalul și vizitatorii, Nivelul de cunoaștere a terminologiei specifice domeniului cultural, Capacitatea de a lucra în echipă și de a contribui la atingerea obiectivelor comune, Abilitatea de a sintetiza informații complexe și de a le prezenta într-un mod accesibil, Respectarea confidențialității informațiilor sensibile, Gradul de responsabilitate și de implicare în activitățile instituției, Capacitatea de a oferi suport tehnic și metodologic personalului, Nivelul de cunoaștere a legislației privind patrimoniul cultural, Capacitatea de a contribui la îmbunătățirea proceselor de lucru, Profesionalismul în gestionarea situațiilor de urgență.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Adaptabilitate, Orientare către detalii, Abilități de comunicare, Lucru în echipă, Gestionarea timpului, Rezolvarea problemelor, Organizare, Profesionalism, Responsabilitate, Flexibilitate, Etică profesională, Capacitate de învățare, Abilități de negociere, Atenție sporită, Capacitate de analiză, Gestionarea stresului, Abilități de planificare, Abilitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a lua decizii, Capacitatea de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Abilitatea de a anticipa probleme, Capacitatea de a respecta confidențialitatea, Abilitatea de a gestiona conflicte, Abilitatea de a lucra cu diverse categorii de persoane, Abilitatea de a se adapta la schimbări legislative.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, Imprimantă, Scaner, Copiator, Aparat de fax, Software de gestiune a colecțiilor, Software de procesare a textului, Software de creare de baze de date, Software de editare imagini, Scanner de documente, Aparatură de măsurare a umidității, Aparatură de control al temperaturii, Aparatură de protecție a colecțiilor, Echipamente de arhivare, Sisteme de stocare pe suport digital, Dispozitive de stocare externă, Aparatură de fotografiat/video, Microfon, Sistem de sonorizare, Software de videoconferință, Aparatură de protecție împotriva incendiilor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.