FIȘĂ DE POST BIBLIOTECAR ARHIVIST

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:BIBLIOTECAR ARHIVIST

1.2. Cod C.O.R.:262206

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu personalul din departamentul de achiziții pentru identificarea și evaluarea resurselor documentare, cu tehnicienii de laborator pentru conservarea materialelor, cu alți arhivisti pentru standardizarea procedurilor, cu personalul IT pentru suport tehnic și migrare digitală. Externe: Colaborează cu alte instituții de arhivă pentru schimb de informații și expertiză, cu biblioteci pentru accesarea resurselor, cu furnizori de servicii de arhivare digitală, cu organizații culturale pentru proiecte comune.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Bibliotecarul-arhivist este responsabil cu gestionarea și conservarea colecțiilor de documente și materiale bibliografice, asigurând accesul utilizatorilor la informație. Activitatea sa include inventarierea, clasificarea, catalogarea și arhivarea documentelor, respectând reglementările legale și standardele profesionale. De asemenea, oferă consultanță și asistență utilizatorilor în căutarea informațiilor, promovează utilizarea resurselor disponibile și contribuie la dezvoltarea colecțiilor, menținând în același timp integritatea și accesibilitatea acestora pentru cercetare și studiu."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Identificarea, evaluarea, selecția și achiziționarea de documente, atât în format printat, cât și electronic.
Organizarea și aranjarea colecțiilor documentare conform sistemelor de clasificare (CDU, RDC).
Catalogarea sistematică a documentelor, utilizând instrumente de catalogare (MARC21).
Crearea și actualizarea de baze de date bibliografice și arhivistice.
Inventarierea, descrierea și evaluarea documentelor de arhivă.
Realizarea de dosare de fond și de colecție, respectând principiile arhivistice.
Organizarea și conservarea documentelor de arhivă, asigurând integritatea fizică și informațională.
Digitalizarea documentelor de arhivă și bibliografice, conform standardelor de metadate.
Elaborarea de planuri de conservare preventivă și curativă pentru colecții.
Gestionarea accesului utilizatorilor la documente, respectând regulamentul de utilizare al instituției.
Oferirea de servicii de informare și consultanță utilizatorilor, asistându-i în căutarea informațiilor.
Promovarea colecțiilor și a serviciilor bibliotecii/arhivei prin diverse mijloace (expoziții, evenimente, publicații).
Participarea la elaborarea și implementarea politicilor de dezvoltare a colecțiilor.
Monitorizarea și evaluarea eficienței serviciilor prestate.
Asigurarea respectării drepturilor de autor și a legislației privind protecția datelor cu caracter personal.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență în bibliologie, științele informației, arhivistică sau domenii similare.
Studii universitare de master în bibliologie, științele informației, arhivistică sau domenii similare, reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unor cursuri de specializare în arhivistică, digitalizarea documentelor, managementul informațiilor sau alte domenii relevante.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de catalogare (MARC21, RDA).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date bibliografice și arhivistice (KOHA, Aleph, etc.).
Cunoștințe de utilizare a programelor de procesare a textului (Microsoft Word, OpenOffice Writer) și a foilor de calcul (Microsoft Excel, OpenOffice Calc).
Cunoștințe de operare a programelor de digitalizare și de procesare a imaginilor.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, franceză, germană), reprezintă un avantaj.
Aptitudini de comunicare și relaționare interpersonale.
Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
Abilități de organizare și planificare a activității.
Responsabilitate și atenție la detalii.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități de bibliotecă sau arhivă, reprezintă un avantaj.
Experiență în inventarierea, descrierea și evaluarea documentelor de arhivă, constituie un atu.
Experiență în realizarea de dosare de fond și de colecție, respectând principiile arhivistice.
Experiență în digitalizarea documentelor de arhivă și bibliografice, utilizând software specializat.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice (EDMS).
Experiență în elaborarea de metadate conform standardelor internaționale (Dublin Core, MODS).
Experiență în realizarea de baze de date bibliografice și arhivistice, utilizând diverse platforme software.
Experiență în promovarea colecțiilor și a serviciilor bibliotecii/arhivei prin diverse mijloace (expoziții, evenimente, publicații).
Experiență în gestionarea accesului utilizatorilor la documente, respectând regulamentul de utilizare al instituției.
Cunoștințe practice în domeniul conservării și restaurării documentelor, reprezintă un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și Linux.
Cunoștințe avansate de operare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de catalogare bibliografică (MARC21, RDA).
Utilizarea eficientă a bazelor de date bibliografice și arhivistice (KOHA, Aleph, etc.).
Utilizarea programelor de procesare a textului (OpenOffice Writer, LibreOffice Writer).
Utilizarea programelor de procesare a foilor de calcul (OpenOffice Calc, LibreOffice Calc).
Utilizarea programelor de digitalizare și procesare a imaginilor (Scanlite, ABBYY FineReader).
Utilizarea programelor de editare a imaginilor (Adobe Photoshop, GIMP).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice (EDMS).
Utilizarea programelor de creare a metadatelor (Dublin Core, MODS).
Cunoștințe de programare (HTML, XML, XSLT), reprezintă un avantaj.
Utilizarea sistemelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor web (HTTP, FTP).
Utilizarea platformelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft Teams).
Cunoștințe de securitate a informațiilor și protecție a datelor personale (GDPR).
Utilizarea instrumentelor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de rețelistică (TCP/IP, DNS).
Utilizarea echipamentelor de scanare și imprimare.
Cunoștințe de administrare a serverelor, reprezintă un avantaj.
Utilizarea instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Orientare către utilizator și abilitatea de a oferi servicii de informare și asistență.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a organiza eficient activitatea.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Gândire analitică și abilitatea de a rezolva probleme.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Capacitate de a lucra cu atenție la detalii și de a asigura acuratețea informațiilor.
Empatie și abilitatea de a înțelege nevoile utilizatorilor.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Integritate și respectarea confidențialității informațiilor.
Abilitatea de a lucra independent și de a lua inițiative.
Curiozitate intelectuală și dorință de a învăța continuu.
Abilitatea de a gestiona timpul eficient și de a stabili priorități.
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Abilitatea de a lucra cu persoane din diverse culturi și background-uri.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente inventariate și descrise, număr de dosare de fond și colecție create, număr de documente digitalizate, număr de metadate create, număr de baze de date actualizate, număr de utilizatori instruiți, număr de evenimente organizate, număr de solicitări de informații rezolvate, număr de erori de inventariere identificate și corectate, număr de utilizatori mulțumiți de serviciile oferite, număr de recomandări implementate, număr de procese optimizate, număr de rapoarte generate, număr de proceduri documentate, număr de îmbunătățiri aduse sistemului de management al documentelor, număr de resurse bibliografice achiziționate, număr de parteneriate stabilite, număr de proiecte finalizate conform specificațiilor, număr de audituri interne promovate.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea inventarierii și a descrierii documentelor, respectarea standardelor de descriere bibliografică și arhivistică, gradul de completitudine al datelor din baze de date, claritatea și lizibilitatea rapoartelor generate, gradul de satisfacție al utilizatorilor față de serviciile oferite, respectarea termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, gradul de conformitate cu legislația în vigoare, gradul de securitate a informațiilor, gradul de inovare în utilizarea tehnologiilor, respectarea procedurilor de lucru, gradul de colaborare cu alte departamente, calitatea instruirii oferite utilizatorilor, eficiența proceselor de lucru, gradul de adaptare la schimbări, calitatea documentației create, gradul de utilizare a resurselor disponibile, respectarea eticii profesionale, gradul de implicare în îmbunătățirea serviciilor, calitatea comunicării cu utilizatorii, gradul de utilizare a feedback-ului primit.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitate de a lucra independent și în echipă, atenție la detalii și acuratețe, respectarea termenelor limită și a priorităților, adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii, comunicare eficientă și profesională, rezolvarea conflictelor și gestionarea situațiilor dificile, organizare și planificare eficientă a activității, capacitate de a învăța și de a se perfecționa continuu, respectarea confidențialității informațiilor, responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor, colaborare și partajare de cunoștințe, orientare către utilizator și satisfacerea nevoilor acestuia, proactivitate în identificarea oportunităților de îmbunătățire, etică profesională și respectarea valorilor organizaționale, gestionarea eficientă a timpului, capacitatea de a oferi și primi feedback constructiv, abilitatea de a lua decizii în situații complexe, reziliență și capacitate de a gestiona stresul, flexibilitate în abordarea sarcinilor, capacitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, scaner, imprimantă, copiator, microfilmat, microfilm, cititoare de microfilm, software de gestiune a documentelor, software de procesare a textului, software de creare a bazelor de date, software de editare a imaginilor, dispozitive de stocare a datelor (hard disk-uri, stick-uri USB, servere), echipamente de protecție (mănuși, mască), instrumente de măsurare (rigle, compas), materiale de arhivare (cutii, dosare, etichete), echipamente de curățenie, echipamente de protecție împotriva incendiului, cititoare electronice, sisteme de arhivare digitală, software de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), echipamente de protecție a datelor, dispozitive de autentificare (carduri, parole), sisteme de backup a datelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.