FIȘĂ DE POST REFERENT DIFUZARE CARTE
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:REFERENT DIFUZARE CARTE
1.2. Cod C.O.R.:262204
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu departamentul comercial pentru stabilirea strategiilor de vânzare, cu departamentul de marketing pentru promovarea cărților, cu departamentul financiar pentru gestionarea bugetului și cu departamentul de achiziții pentru asigurarea stocurilor. Externe: Colaborează cu librării, distribuitori, agenți de vânzări, parteneri media, agenții de publicitate, tipografii, traducători și cu alți furnizori de servicii conexe.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Referentul de difuzare carte are rolul de a asigura promovarea și distribuția eficientă a publicațiilor editurii. Responsabilitățile includ gestionarea relațiilor cu agenții de difuzare, librării și alte puncte de vânzare, monitorizarea vânzărilor și a stocurilor, actualizarea informațiilor despre cărți și autori, precum și coordonarea campaniilor de promovare. De asemenea, referentul difuzare carte urmărește evoluția pieței de carte și propune strategii de îmbunătățire a vizibilității și a vânzărilor, contribuind la succesul comercial al publicațiilor."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Gestionarea fluxului de exemplare către distribuitori și agenți de vânzare.
Monitorizarea stocurilor de carte în depozite și la distribuitori, cu accent pe optimizarea nivelurilor.
Actualizarea constantă a datelor de vânzări în sistemul informatic al editurii.
Raportarea periodică a performanței vânzărilor către conducerea editurii.
Comunicarea cu librăriile și alte puncte de vânzare pentru a asigura o expunere adecvată a cărților.
Gestionarea comenzilor de carte din partea librăriilor și a altor clienți.
Coordonarea cu departamentul de marketing pentru a asigura o promovare eficientă a cărților.
Pregătirea materialelor promoționale pentru librării (afișe, pliante, materiale POS).
Participarea la târguri de carte și alte evenimente din domeniu.
Analiza datelor de vânzări și identificarea tendințelor pieței.
Gestionarea reclamațiilor și solicitărilor clienților referitoare la distribuție și vânzări.
Actualizarea informațiilor despre cărți și autori în catalogul editurii.
Monitorizarea concurenței și a tendințelor din piața de carte.
Gestionarea relației cu agenții de publicitate și distribuție.
Verificarea conformității documentelor de expediție și factură.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii medii, preferabil studii postliceale în domeniul marketingului, vânzărilor sau managementului.
Absolvire de cursuri de specializare în domeniul distribuției și vânzărilor de carte, constituie un avantaj.
Cunoștințe de operare a unui calculator, pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al vânzărilor (CRM) și a platformelor de e-commerce.
Cunoștințe de limba engleză, nivel minim conversațional.
Cunoștințe despre piața de carte românească și tendințele actuale.
Cunoștințe despre legislația specifică domeniului distribuției și a comerțului.
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul marketingului, constituie un avantaj.
Experiență în vânzări, marketing sau distribuție, constituie un avantaj.
5.2. Experiență Profesională:
Experiență minimă de 1 an în domeniul distribuției sau vânzărilor, preferabil în industria editorială.
Experiență în gestionarea relațiilor cu clienți, inclusiv librării, distribuitori și agenți de vânzări.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al vânzărilor (CRM) și a platformelor de e-commerce.
Experiență în analiza datelor de vânzări și în generarea de rapoarte.
Experiență în coordonarea campaniilor de promovare a cărților, în colaborare cu departamentul de marketing.
Experiență în gestionarea stocurilor de carte și în optimizarea nivelurilor.
Experiență în monitorizarea concurenței și a tendințelor din piața de carte.
Experiență în negocierea contractelor cu distribuitorii și agenții de vânzări.
Experiență în rezolvarea problemelor legate de livrare și facturare.
Experiență în utilizarea eficientă a instrumentelor Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de procesare a textului și a foilor de calcul.
Utilizare eficientă a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) pentru gestionarea relațiilor cu clienții.
Cunoștințe solide de operare a platformelor de e-commerce și a sistemelor de management al vânzărilor.
Utilizarea eficientă a software-ului de analiză a datelor (ex: Google Analytics, alte instrumente de BI).
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a imaginilor (ex: Photoshop, GIMP) – constituie un avantaj.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al stocurilor (WMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de facturare electronică (ex: GenericVision, Saga).
Abilitatea de a lucra cu baze de date și de a extrage date relevante.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de comunicare online (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a documentelor (DMS).
Experiență în utilizarea sistemelor de raportare și de business intelligence (BI).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de optimizare a motoarelor de căutare (SEO).
Abilitatea de a utiliza instrumente de automatizare a marketingului.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de social media pentru promovare.
Experiență în utilizarea sistemelor de monitorizare a performanței online.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a concurenței.
Abilitatea de a utiliza instrumente de colaborare online.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință.
Experiență în utilizarea instrumentelor de gestionare a proiectelor.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Orientare către client și capacitatea de a construi relații de încredere.
Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Organizare și planificare eficientă a activităților zilnice.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Abilitatea de a analiza informații și de a lua decizii în mod independent.
Gândire analitică și atenție la detalii.
Inițiativă și creativitate în găsirea de soluții.
Abilitatea de a gestiona stresul și de a lucra sub presiune.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Empatie și abilitatea de a înțelege nevoile clienților.
Abilități de negociere și persuasiune.
Spirit de echipă și colaborare.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilitatea de a gestiona timpul eficient.
Curiozitate și dorință de a învăța continuu.
Abilități de rezolvare a problemelor.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Volumul de vânzări lunar, cifra de afaceri generată, numărul de librării/distribuitori acoperiți, rata de creștere a vânzărilor față de perioada similară, numărul de contracte noi încheiate, gradul de satisfacție al clienților (rezultat din sondaje), numărul de reclamații/solicitări rezolvate, rata de livrare la termen, acuratețea datelor introduse în sistem, numărul de rapoarte generate și livrate la timp, numărul de campanii promoționale implementate și rezultatele acestora, eficiența gestionării stocurilor, respectarea bugetului alocat, numărul de parteneriate dezvoltate, numărul de evenimente/lansări de carte coordonate, gradul de acoperire a pieței, numărul de recomandări primite de la clienți, rata de retenție a clienților, numărul de vizite generate pe site-ul web, numărul de lead-uri generate prin campanii de marketing.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne de vânzare și distribuție, calitatea comunicării cu clienții și partenerii, acuratețea datelor introduse în sistemul de management al vânzărilor, gradul de cunoaștere a produselor (carți) și a pieței de carte, profesionalismul în gestionarea relațiilor cu librăriile și distribuitorii, eficiența în rezolvarea problemelor legate de livrare și stocuri, calitatea rapoartelor generate (claritate, concizie, acuratețe), respectarea termenelor limită pentru transmiterea informațiilor, coerența în aplicarea politicilor de prețuri și promoții, gradul de implicare în dezvoltarea de noi strategii de vânzare, adaptabilitatea la schimbările din piață, respectarea confidențialității informațiilor, profesionalismul în reprezentarea companiei, calitatea prezentărilor și a materialelor promoționale, respectarea normelor de etică și a legislației în vigoare, coerența în aplicarea standardelor de calitate, eficiența în colaborarea cu alte departamente, capacitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire a proceselor de vânzare.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea de noi oportunități de vânzare, orientare către rezultate și depășirea țintelor stabilite, perseverență în rezolvarea problemelor și în atragerea de noi clienți, flexibilitate în adaptarea la cerințele pieței și la schimbările din mediul de lucru, capacitate de a lucra independent și sub presiune, abilități de comunicare și negociere eficiente, spirit de echipă și colaborare, atenție la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor, responsabilitate și seriozitate în respectarea procedurilor și a termenelor limită, capacitate de a gestiona conflictele și de a găsi soluții constructive, adaptabilitate la noile tehnologii și sisteme informatice, proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitate de a învăța rapid și de a aplica cunoștințele dobândite, reziliență în fața eșecurilor și capacitate de a trage învățăminte din experiențe, abilitatea de a motiva și inspira alții, etică profesională și respectarea confidențialității, capacitatea de a anticipa tendințele pieței și de a propune soluții inovatoare.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : NU
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, telefon (fix și mobil), fax, server de date, software de gestiune a vânzărilor (CRM), software de contabilitate, software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), foi de calcul (Microsoft Excel sau echivalent), sistem de management al stocurilor, platforme de comunicare online (e-mail, videoconferință), sistem de arhivare electronică, echipamente de prezentare (proiector, ecran), echipamente de scanare a codurilor de bare, terminal de plată, sistem de management al documentelor, echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall)..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.