FIȘĂ DE POST ARHIVIST

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ARHIVIST

1.2. Cod C.O.R.:262101

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu funcționari arhivistici, referențari, specialiști în IT, departamentul juridic, departamentul de achiziții, alte departamente generatoare de documente, pentru inventariere, clasificare, digitalizare și accesare documente.
Externe: Colaborează cu alte instituții arhivistice, arhivariști externi, biblioteci, arhive naționale, alte instituții de cultură, pentru schimb de informații, consultanță, împrumut de documente, conform reglementărilor legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Arhivistul are rolul esențial de a colecta, sorta, conserva și pune la dispoziție documente de valoare istorică, științifică sau administrativă. Responsabilitățile includ inventarierea, descrierea și clasificarea arhivei, asigurând accesul controlat și protejarea acestora de deteriorare. Arhivistul contribuie la păstrarea memoriei instituționale și la facilitarea cercetării, oferind suport pentru recuperarea informațiilor și promovând utilizarea eficientă a documentelor de arhivă în diverse scopuri, respectând reglementările legale în vigoare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Identificarea, colectarea și evaluarea documentelor de arhivă, indiferent de suportul fizic sau digital.
Realizarea inventarierii documentelor de arhivă, conform metodologiei stabilite.
Clasificarea și grupare documentelor de arhivă, în funcție de fond, colecție și serie.
Descrierea documentelor de arhivă, prin elaborarea de instrumente de descriere (inventare, cataloage, ghiduri).
Ordonarea cronologică sau sistematică a documentelor de arhivă.
Întocmirea de dosare de arhivă, respectând normele de arhivare.
Conservarea preventivă a documentelor de arhivă, prin controlul microclimatului și al factorilor de risc.
Digitalizarea documentelor de arhivă, conform standardelor și procedurilor stabilite.
Asigurarea accesului utilizatorilor la documentele de arhivă, în condiții de siguranță și respectare a drepturilor de proprietate intelectuală.
Răspunde la solicitări de informații din documentele de arhivă, oferind suport cercetătorilor și altor utilizatori.
Asigură păstrarea și protecția documentelor de arhivă împotriva deteriorării, furtului sau distrugerii.
Realizează operațiuni de dezinfectare și dezinsecție a documentelor de arhivă.
Participă la elaborarea și actualizarea politicilor și procedurilor de arhivare.
Elaborează rapoarte privind starea și evoluția fondurilor de arhivă.
Colaborează cu alte instituții de arhivă pentru schimb de informații și bune practici.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, cu specializarea Arhivistică.
Studii universitare de master, în domeniul științelor documentare, cu specializarea Arhivistică, constituie un avantaj.
Certificat de absolvire a unor cursuri de formare profesională în domeniul arhivării, constituie un avantaj.
Cunoașterea cadrului legislativ specific domeniului arhivistic (Legea nr. 16/1996 privind arhivele naționale, Normele metodologice de aplicare a acestei legi, etc.).
Cunoștințe de operare a unui sistem de management al documentelor electronice (SIGED).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de prelucrare a textului, foi de calcul și prezentări.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, franceză, germană), constituie un avantaj.
Abilități de comunicare și relaționare, atât cu utilizatorii interni, cât și cu cei externi.
Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
Aptitudini de analiză și sinteză a informațiilor.
Capacitate de adaptare la cerințele specifice ale postului și de a învăța continuu.
Aptitudini de organizare și planificare a activităților.
Cunoștințe de bază despre tehnicile de conservare a documentelor de arhivă.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități de arhivare, constituie un avantaj.
Experiență în inventarierea, descrierea și clasificarea documentelor de arhivă, reprezintă un avantaj.
Experiență în digitalizarea documentelor de arhivă și gestionarea bazelor de date, constituie un avantaj.
Experiență în utilizarea unui sistem de management al documentelor electronice (SIGED), reprezintă un avantaj.
Experiență în conservarea și restaurarea documentelor de arhivă, constituie un avantaj.
Experiență în realizarea de studii și cercetări documentare, reprezintă un avantaj.
Cunoștințe practice privind aplicarea normelor metodologice de arhivare, reprezintă un avantaj.
Experiență în elaborarea de instrumente de descriere a documentelor de arhivă (inventare, cataloage, ghiduri), constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea și protecția documentelor de arhivă, constituie un avantaj.
Experiență în colaborarea cu alte instituții de arhivă, reprezintă un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a unui personal computer (Windows, macOS).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoașterea și utilizarea unui sistem de management al documentelor electronice (SIGED).
Cunoștințe de operare a aplicațiilor de scanare și procesare a imaginii.
Utilizarea aplicațiilor de editare a textului și a tabelelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de baze de date (ex: MySQL, PostgreSQL).
Utilizarea aplicațiilor de procesare a fișierelor PDF (ex: Adobe Acrobat).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de metadate și XML.
Utilizarea aplicațiilor de criptare și securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft Teams).
Utilizarea aplicațiilor de analiză a datelor (ex: SPSS, R).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de georeferențiere (dacă este cazul).
Utilizarea aplicațiilor de vizualizare a datelor (ex: Tableau, Power BI).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de automatizare a proceselor (ex: RPA).
Utilizarea aplicațiilor de control al versiunilor (ex: Git).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de monitorizare a performanței sistemelor.
Utilizarea aplicațiilor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de recuperare a datelor.
Utilizarea aplicațiilor de diagnosticare a rețelelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate cibernetică.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora eficient cu colegii.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de a asculta activ și de a înțelege nevoile utilizatorilor.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Responsabilitate și atenție la detalii.
Integritate și etică profesională.
Empatie și abilități de a gestiona conflicte.
Curiozitate intelectuală și dorință de a învăța continuu.
Abilități de a lucra independent și de a lua inițiative.
Capacitate de a gestiona informații confidențiale.
Abilități de a prezenta informații într-un mod clar și concis.
Gândire critică și abilități de a evalua informații.
Abilități de a negocia și de a influența.
Capacitate de a gestiona proiecte și de a coordona activități.
Abilități de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente inventariate, număr de documente clasificate, număr de documente digitalizate, număr de documente restaurate, număr de instrumente de descriere elaborate, număr de cereri de documente onorate, număr de utilizatori instruiți, număr de proiecte de arhivare finalizate, număr de erori în inventariere, număr de documente pierdute, gradul de acuratețe a inventarierii, timpul mediu de răspuns la cereri de documente, gradul de satisfacție al utilizatorilor, respectarea termenelor de predare a documentelor, număr de documente accesate online, număr de vizualizări ale instrumentelor de descriere online, număr de contribuții la îmbunătățirea proceselor de arhivare, număr de documente scanate pe oră, volumul de date procesate zilnic, număr de audituri de arhivă promovate, număr de documente accesate prin sistemul de management al documentelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea legislației în materie de arhivă, gradul de conservare a documentelor, acuratețea datelor din instrumentele de descriere, claritatea și completitudinea instrumentelor de descriere, accesibilitatea documentelor, gradul de satisfacție al utilizatorilor cu serviciile de arhivă, respectarea standardelor de metadate, calitatea procesului de digitalizare, gradul de conformitate cu politicile de securitate a informațiilor, gradul de utilizare a tehnologiilor moderne în activitatea de arhivă, eficiența proceselor de arhivare, gradul de utilizare a indicatorilor de performanță, calitatea colaborării cu alte departamente, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă a serviciilor de arhivă, calitatea raportărilor privind starea fondurilor arhivistice, gradul de respectare a termenelor de predare a documentelor, gradul de satisfacție a clienților interni, gradul de respectare a procedurilor de lucru, gradul de profesionalism în interacțiunea cu utilizatorii, gradul de conformitate cu cerințele de calitate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor legate de arhivarea documentelor, atenție la detalii în inventarierea și clasarea documentelor, capacitate de organizare și planificare a activităților, perseverență în realizarea sarcinilor, adaptabilitate la schimbările legislative și tehnologice, responsabilitate în gestionarea documentelor, respectarea confidențialității informațiilor, comunicare eficientă cu utilizatorii și alte departamente, capacitate de lucru în echipă, orientare către rezultate, capacitate de a prioritiza sarcinile, gestionarea eficientă a timpului, rezistență la stres, capacitate de a învăța rapid, atitudine pozitivă, proactivitate în îmbunătățirea proceselor, asumarea responsabilității pentru erori, capacitate de a oferi feedback constructiv, disponibilitate de a colabora cu colegii, respectarea regulilor și procedurilor interne, etică profesională.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Scanner, imprimantă, computer, sistem de arhivare digitală, software de management al documentelor, cititor de coduri de bare, cântar de precizie, echipament de protecție (mănuși, mască), instrumente de restaurare a documentelor, microscop, echipament de fotografiere, sistem de climatizare, dulap metalic de arhivare, rafturi metalice de arhivare, echipament de protecție împotriva incendiului, unitate centrală de climatizare, sistem de stingere a incendiului, echipament de manipulare a documentelor (căruț, platformă), dispozitive de stocare a datelor (hard disk extern, stick USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.