FIȘĂ DE POST INSPECTOR DE URMARIRE SI ADMINISTRARE BUNURI
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:INSPECTOR DE URMARIRE SI ADMINISTRARE BUNURI
1.2. Cod C.O.R.:261924
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu departamentul de achiziții pentru verificarea documentelor, cu departamentul financiar pentru reconcilierea datelor, cu departamentul logistic pentru gestionarea fluxului de bunuri, cu departamentul IT pentru suport tehnic și cu conducerea pentru raportare. Externe: Colaborează cu furnizori pentru verificarea autenticității produselor, cu clienți pentru clarificarea unor aspecte legate de bunuri, cu auditori în timpul verificărilor și cu alte entități colaboratoare în procesul de inventariere.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Inspectorul de urmărire și administrare bunuri are rolul de a asigura gestionarea eficientă și legală a bunurilor aflate în administrarea instituției. Responsabilitățile includ inventarierea, evaluarea, monitorizarea și protejarea acestora, respectând reglementările legale și procedurile interne. De asemenea, inspectorul va urmări modul de utilizare a bunurilor, va identifica eventuale probleme sau riscuri și va propune măsuri pentru optimizarea utilizării și valorificarea acestora, contribuind la buna funcționare și la asigurarea continuității activității instituției."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
- Efectuează inventarieri periodice ale bunurilor materiale din diverse locații, conform planurilor stabilite.
- Verifică existența și starea fizică a bunurilor, comparând cu evidențele contabile și cu documentele justificative.
- Identifică discrepanțe între datele din evidență și realitate și investighează cauzele.
- Propune măsuri pentru corectarea erorilor și pentru îmbunătățirea procedurilor de inventariere.
- Monitorizează circulația bunurilor, înregistrând mișcările și asigurând respectarea procedurilor de transfer.
- Verifică documentele de constatare a pierderilor, deteriorărilor sau distrugerilor de bunuri.
- Evaluează starea tehnică a bunurilor și propune măsuri de întreținere sau reparații.
- Urmărește și verifică modul de utilizare a bunurilor, conform destinației stabilite.
- Asigură respectarea normelor de siguranță și securitate a muncii în manipularea și depozitarea bunurilor.
- Elaborează rapoarte periodice privind starea bunurilor și propune măsuri de îmbunătățire a gestiunii.
- Participă la comisiile de inventariere și la procesele verbale corespunzătoare.
- Asigură suport tehnic pentru personalul responsabil cu gestionarea bunurilor.
- Actualizează și menține baza de date cu informații despre bunuri (coduri, specificații, locații).
- Verifică legalitatea achizițiilor de bunuri și respectarea contractelor de furnizare.
- Propune soluții pentru valorificarea bunurilor neutilizate sau depreciate, conform legislației în vigoare.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
- Studii medii complete, cu specializarea în contabilitate sau în domeniul economic.
- Studii postliceale în domeniul economic, contabilitate, finanțe sau în alte domenii conexe.
- Diplomă de bacalaureat, preferabil în domeniul economic sau tehnic.
- Certificat de absolvire a cursurilor de formare profesională în domeniul gestiunii bunurilor materiale.
- Cunoștințe solide de contabilitate generală și de gestiune a bunurilor materiale.
- Cunoștințe privind legislația specifică privind achizițiile publice, inventarierea și valorificarea bunurilor.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al bunurilor materiale (ERP).
- Abilități de utilizare a calculatorului (Microsoft Office, pachete de contabilitate).
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de inventariere și de evaluare a bunurilor.
- Capacitate de analiză și interpretare a datelor financiare și contabile.
- Abilități de comunicare și relaționare cu diverse departamente și cu personalul extern.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
- Cunoștințe de limba engleză, nivel minim conversational (avantaj).
- Certificat de atestare a competențelor profesionale, în funcție de cerințele specifice ale instituției.
5.2. Experiență Profesională:
- Experiență minimă de 2 ani în domeniul gestiunii bunurilor materiale, preferabil în instituții publice.
- Experiență în efectuarea inventarierilor, verificarea existenței și stării fizice a bunurilor.
- Experiență în utilizarea sistemelor de management al bunurilor materiale (ERP) și în generarea de rapoarte.
- Experiență în identificarea discrepanțelor între datele din evidență și realitate și în investigarea cauzelor.
- Experiență în verificarea documentelor de constatare a pierderilor, deteriorărilor sau distrugerilor de bunuri.
- Experiență în elaborarea de rapoarte privind starea bunurilor și propunerea de măsuri de îmbunătățire a gestiunii.
- Experiență în lucrul cu documente justificative (facturi, avize, procese verbale).
- Experiență în verificarea legalității achizițiilor de bunuri și respectarea contractelor de furnizare (avantaj).
- Experiență în domeniul contabilității, în special în gestiunea evidenței bunurilor materiale (avantaj).
- Experiență în utilizarea instrumentelor de inventariere (ex: cititoare de coduri de bare) (avantaj).
- Experiență în domeniul achizițiilor publice (avantaj).
- Experiență în gestionarea stocurilor și în optimizarea fluxurilor de materiale (avantaj).
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
- Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de contabilitate și de gestiune a bunurilor materiale (ERP).
- Utilizarea eficientă a sistemelor de management al stocurilor (WMS).
- Cunoștințe de operare a cititoarelor de coduri de bare și a echipamentelor de inventariere.
- Utilizarea programelor de analiză a datelor și generare a rapoartelor (ex: Power BI, Tableau).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică a documentelor.
- Abilitatea de a utiliza instrumente de căutare și filtrare a datelor în baze de date.
- Cunoștințe de operare a echipamentelor de marcat electronică (POS).
- Utilizarea eficientă a internetului și a motoarelor de căutare pentru obținerea de informații.
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de comunicare online (ex: e-mail, platforme de colaborare).
- Utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Cunoștințe de operare a echipamentelor de transport intern (ex: stivuitoare, transpalete) (dacă este cazul).
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor mobile pentru inventariere și raportare (avantaj).
- Utilizarea sistemelor de securitate a informațiilor (antivirus, firewall).
- Cunoștințe de utilizare a programelor de criptare a datelor (avantaj).
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software (avantaj).
- Cunoștințe de programare (ex: SQL, VBA) (avantaj).
- Utilizarea sistemelor de Business Intelligence (BI) (avantaj).
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
- Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
- Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
- Abilități de organizare și planificare a activităților.
- Capacitate de a respecta termene limită și de a gestiona prioritățile.
- Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
- Capacitate de a analiza date și de a identifica tendințe.
- Abilități de negociere și de persuasiune.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a gestiona situații de conflict.
- Abilități de leadership și de motivare a echipei (dacă este cazul).
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
- Orientare către rezultate și performanță.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
- Abilități de gestionare a timpului.
- Capacitate de a lucra independent și de a iniția proiecte.
- Abilități de observare și de analiză a situațiilor.
- Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor.
- Abilități de a oferi feedback constructiv.
- Capacitate de a gestiona situații de urgență.
- Abilități de a construi și menține relații profesionale.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de inventarieri efectuate corect, rata de acuratețe a datelor în sistemul de gestiune a bunurilor, valoarea bunurilor inventariate, numărul de discrepanțe identificate și corectate, timpul mediu de răspuns la solicitări de informații, numărul de rapoarte generate și depuse la timp, numărul de audituri interne/externe suportate cu succes, reducerea pierderilor/furturilor de bunuri, îmbunătățirea eficienței proceselor de inventariere, gradul de respectare a procedurilor interne, numărul de propuneri de îmbunătățire a proceselor implementate, gradul de satisfacție a utilizatorilor sistemului de gestiune a bunurilor, reducerea timpului de procesare a documentelor de inventariere, numărul de bunuri identificate ca fiind învechite sau neutilizate, valoarea bunurilor recuperate prin identificarea și utilizarea celor neutilizate, numărul de bunuri clasificate incorect și corectate, reducerea costurilor de inventariere, numărul de erori de introducere a datelor corectate.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de inventariere, acuratețea datelor în sistem, gradul de detaliere al rapoartelor, claritatea comunicării cu alte departamente, respectarea termenelor limită, capacitatea de a identifica și corecta erori, gradul de inițiativă în identificarea problemelor și propunerea de soluții, profesionalismul în interacțiunile cu personalul din alte departamente, calitatea documentației de suport pentru utilizatori, gradul de înțelegere a regulamentelor și procedurilor interne, capacitatea de a lucra independent și de a lua decizii, respectarea confidențialității informațiilor, calitatea colaborării în echipă, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, respectarea standardelor de siguranță, capacitatea de a gestiona situații de urgență, profesionalismul în abordarea clienților/furnizorilor, calitatea feedback-ului oferit, respectarea politicilor de mediu, gradul de adaptare la schimbări.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, responsabilitate, organizare, comunicare, adaptabilitate, rezolvarea problemelor, luarea deciziilor, orientare către rezultate, respectarea termenelor, colaborare, etică profesională, gestionarea conflictelor, perseverență, flexibilitate, proactivitate, gestionarea timpului, capacitate de învățare, încredere în sine, empatie.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU
7.5. Echipamente din dotare:
Scanner de coduri de bare, tabletă/laptop, smartphone, imprimantă portabilă, cântar electronic, echipament de protecție personală (mănuși, cască, vestă reflectorizantă), trusă de unelte (șurubelnițe, clești), camera foto/video, sistem de navigație GPS, software de gestiune a inventarului, sistem de etichetare, echipament de ridicare (stativ, transpalet manual), echipament de măsurare (ruletă, laser distanță), imprimantă de etichete, dispozitiv de verificare a autenticității produselor..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.