FIȘĂ DE POST ASISTENT REGISTRATOR PRINCIPAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ASISTENT REGISTRATOR PRINCIPAL

1.2. Cod C.O.R.:261923

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Arhivistul Șef, Departamentul IT, Departamentul Juridic, Departamentul Financiar, Personalul de suport administrativ pentru a asigura respectarea procedurilor, fluxul informațional și integrarea cu alte sisteme. Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii de arhivare digitală, companii de recuperare date și eventual cu alte instituții pentru transferul documentelor sau consultanță specifică.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Asistentul Registrator Principal asigură suport specializat pentru activitatea Registratorului, având rolul de a gestiona fluxul de documente, de a pregăti și verifica informații necesare pentru înregistrare, de a răspunde solicitărilor clienților și a întocmi rapoarte. De asemenea, colaborează cu alte departamente pentru a asigura eficiența proceselor de înregistrare și arhivare, contribuind la buna funcționare a instituției. Este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor și respectarea procedurilor interne."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea atribuțiilor pentru ASISTENT REGISTRATOR PRINCIPAL indică o activitate centrată pe gestionarea documentelor, suportul activității de înregistrare și asigurarea conformității cu procedurile legale și interne. 1. Gestionarea fluxului de documente primite și expediate, inclusiv scanarea, indexarea și arhivarea.
2. Introducerea datelor din documente în sistemul de gestiune a informațiilor (GIS).
3. Verificarea conformității documentelor cu cerințele legale și procedurale.
4. Pregătirea dosarelor de înregistrare, asigurând completitudinea și acuratețea informațiilor.
5. Asigurarea respectării termenelor limită pentru înregistrarea documentelor.
6. Răspuns la solicitări de informații din partea clienților, prin e-mail, telefon sau în scris.
7. Întocmirea de rapoarte privind volumul de activitate, termenele de înregistrare și alte indicatori relevanți.
8. Asistență în organizarea și menținerea arhivei, inclusiv inventarierea și mutarea documentelor.
9. Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura o bună coordonare a fluxurilor de informații.
10. Verificarea și actualizarea constantă a bazelor de date cu informații despre înregistrate.
11. Asigurarea confidențialității datelor sensibile și respectarea politicilor de securitate a informațiilor.
12. Participarea la îmbunătățirea proceselor de înregistrare și arhivare, propunând soluții de optimizare.
13. Gestionarea corespondenței oficiale, inclusiv redactarea, verificarea și expedierea documentelor.
14. Asistență în pregătirea și organizarea ședințelor și a altor evenimente oficiale.
15. Monitorizarea și raportarea eventualelor probleme sau abateri de la procedurile stabilite.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii medii complete, preferabil studii postliceale în domeniul arhivistic, juridic sau economic.
2. Absolvirea unui curs de specializare în domeniul arhivării și gestionării documentelor este un avantaj.
3. Cunoștințe solide de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
4. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a informațiilor (GIS) și a programelor de scanare și indexare.
5. Cunoștințe de legislație în domeniul arhivării, protecției datelor și a drepturilor de autor.
6. Cunoștințe de contabilitate și de proceduri financiare (în funcție de specificul instituției).
7. Cunoștințe de limba engleză (nivel minim: conversațional).
8. Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul administrativ (recomandat).
9. Atestat de specializare în domeniul arhivării (pentru instituțiile publice).
10. Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor, atenție la detalii și abilități de organizare.
11. Abilități de comunicare scrisă și orală, relaționare interpersonală și lucru în echipă.
12. Capacitate de a respecta termene limită și de a lucra sub presiune.

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență minimă de 1 an în domeniul arhivării și gestionării documentelor.
2. Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a informațiilor (GIS) și a programelor de scanare și indexare.
3. Experiență în introducerea și verificarea datelor în baze de date.
4. Experiență în redactarea și verificarea documentelor oficiale.
5. Experiență în lucrul cu documente legale și administrative.
6. Experiență în respectarea procedurilor de confidențialitate și securitate a informațiilor.
7. Experiență în gestionarea fluxurilor de documente și respectarea termenelor limită.
8. Experiență în lucrul cu publicul și în răspunsul la solicitări de informații.
9. Experiență în activități de inventariere și arhivare a documentelor.
10. Experiență în activități de raportare și analiză a datelor privind volumul de activitate.
11. Experiență în utilizarea instrumentelor de comunicare electronică (e-mail, fax, etc.).
12. Experiență în activități de secretariat și de suport administrativ (avantaj).
13. Experiență în mediul public (avantaj).
14. Experiență în activități de control al calității documentelor (avantaj).
15. Cunoștințe practice privind procedurile de achiziție publică (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Operare fluentă a sistemelor de operare Windows.
2. Utilizare avansată a suitei Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
3. Cunoștințe solide de operare a programelor de scanare și indexare a documentelor (ex: ABBYY FineReader, Kofax).
4. Utilizare eficientă a sistemelor de gestiune a informațiilor (GIS) – cunoașterea funcționalităților de bază și avansate.
5. Cunoștințe de baze de date (ex: Microsoft Access, MySQL) – introducere, interogare, actualizare.
6. Utilizare a programelor de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop, GIMP) – ajustare, optimizare, conversie.
7. Cunoștințe de programare (avantaj) – scripturi, macro-uri, automatizare a proceselor.
8. Utilizare a programelor de creare a formularelor electronice.
9. Cunoștințe de tehnici de criptare și securitate a datelor.
10. Utilizare a instrumentelor de arhivare digitală și migrare a datelor.
11. Cunoștințe de protocoale de comunicare electronică (ex: SMTP, FTP).
12. Utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.
13. Cunoștințe de tehnici de recuperare a datelor.
14. Utilizare a programelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
15. Cunoștințe de rețelistică (ex: TCP/IP, DNS).
16. Utilizare a platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
17. Cunoștințe de tehnici de SEO (Search Engine Optimization) pentru documente digitale (avantaj).
18. Utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau) (avantaj).
19. Cunoștințe de virtualizare (ex: VMware, VirtualBox) (avantaj).
20. Utilizare a instrumentelor de management al configurației (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Abilități excelente de comunicare scrisă și orală.
2. Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora eficient cu colegii.
3. Orientare către detalii și atenție sporită la acuratețe.
4. Abilități de organizare și planificare a activităților.
5. Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termene limită.
6. Abilitatea de a gestiona situații de stres și de a lucra sub presiune.
7. Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
8. Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
9. Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
10. Capacitate de a lucra independent și de a iniția soluții.
11. Abilități de negociere și de persuasiune.
12. Capacitate de a oferi suport și asistență colegilor.
13. Abilități de leadership și de motivare a echipei (potențial).
14. Orientare către rezultate și performanță.
15. Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
16. Abilități de gestionare a conflictelor.
17. Capacitate de a lucra cu persoane de diferite vârste și background-uri.
18. Abilități de prezentare și de comunicare în fața unui public (potențial).
19. Capacitate de a oferi feedback constructiv.
20. Abilități de gestionare a timpului și de a respecta agenda zilnică.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente scanate pe zi, Număr de documente indexate corect pe zi, Timp mediu de procesare a unui document, Număr de erori de indexare pe lună, Grad de respectare a termenelor limită pentru procesarea documentelor, Număr de solicitări de informații rezolvate pe zi, Nivel de satisfacție a utilizatorilor interni, Număr de rapoarte generate și depuse la timp, Procent de conformitate cu procedurile interne, Număr de documente recuperate rapid prin căutare, Reducerea timpului de arhivare a documentelor, Procent de automatizare a proceselor de arhivare, Numărul de audituri interne/externe depășite cu succes, Gradul de respectare a politicilor de securitate a informațiilor, Reducerea costurilor operaționale legate de arhivare, Nivelul de acuratețe în introducerea datelor, Numărul de documente recuperate în urma solicitărilor legale, Numărul de traininguri/workshopuri realizate pentru utilizatori, Procentul de documente arhivare digitalizate, Timpul mediu de răspuns la solicitările de asistență.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea indexării, Respectarea procedurilor de securitate a datelor, Calitatea scanărilor (claritate, lizibilitate), Coerența datelor introduse, Respectarea termenelor de păstrare a documentelor, Nivelul de detaliere al metadatelor asociate documentelor, Gradul de conformitate cu standardele de arhivare, Claritatea rapoartelor generate, Eficiența fluxului de lucru, Nivelul de satisfacție al clienților interni, Respectarea politicilor de confidențialitate, Calitatea interacțiunilor cu utilizatorii, Gradul de inovare în procesele de arhivare, Nivelul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor, Respectarea regulilor de accesare a informațiilor, Calitatea documentației procedurilor, Nivelul de colaborare cu alte departamente, Respectarea standardelor de calitate a datelor, Gradul de profesionalism în interacțiunile cu utilizatorii, Nivelul de atenție la detalii în verificarea datelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Abilitatea de a prioritiza sarcini în funcție de urgență și importanță, Capacitatea de a lucra independent și sub îndrumare, Adaptabilitatea la schimbări în proceduri și tehnologii, Abilitatea de a comunica eficient cu utilizatorii interni și externi, Capacitatea de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită, Abilitatea de a colabora eficient în echipă, Orientare către rezultate și atenție la detalii, Abilitatea de a învăța rapid și de a aplica noi cunoștințe, Capacitatea de a oferi suport și asistență colegilor, Proactivitate în identificarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Capacitatea de a respecta confidențialitatea informațiilor, Abilitatea de a demonstra responsabilitate și integritate, Capacitatea de a se adapta la cerințele specifice ale proiectelor, Abilitatea de a lua decizii informate și de a-și asuma responsabilitatea pentru ele, Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a accepta feedback, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și de a se adapta la schimbări, Capacitatea de a lucra eficient sub presiune și de a respecta termenele limită, Abilitatea de a demonstra o atitudine pozitivă și o abordare orientată spre soluții, Capacitatea de a demonstra o bună organizare și gestionare a timpului.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Scanner de documente, Computer desktop/laptop, Software de gestionare a documentelor (ex: Arhivă Electronică, Sistem de Management al Documentelor), Imprimantă, Scaner portabil, Copiator, Software de editare imagine, Dispozitiv de stocare extern (ex: hard disk extern, stick USB), Câbleuri și adaptoare, Software de securitate antivirus, Sistem de operare, Aplicații de birou (procesor de text, foi de calcul, prezentări), Software de indexare, Tehnologie OCR (Recunoaștere Optică a Caracterelor), Echipamente de protecție a vederii, Mouse ergonomic, Tastatură ergonomică, Software de recuperare date, Dispozitiv de scanare a codurilor de bare, Sistem de backup automat..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.