FIȘĂ DE POST NOTAR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:NOTAR

1.2. Cod C.O.R.:261906

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu secretarii de ședință pentru pregătirea documentelor, cu alți notari pentru schimb de informații și asistență, cu personalul administrativ pentru gestionarea fluxurilor de lucru și cu auditorii interni pentru verificarea conformității. Externe: Colaborează cu ofițerii de stare civilă, cu funcționarii din cadrul ANAF, cu experți contabili, cu cadastriști, cu avocați, cu executorii judecătorești, cu bănci și cu alte instituții publice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Notarul public îndeplinește rolul de martor oficial al actelor și faptelor juridice, conferindu-le autenticitate și siguranță juridică. Activitatea sa constă în întocmirea, legalizarea și autentificarea actelor notariale, precum și în conservarea lor în registre speciale. Notarul verifică identitatea părților, atestă voința acestora și asigură respectarea prevederilor legale în redactarea și executarea actelor. Scopul general al postului este de a garanta respectarea legii și de a proteja drepturile și interesele persoanelor implicate în tranzacții juridice.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmirea actelor notariale autentice, respectând prevederile legale și procedurale aplicabile.
Verificarea identității părților și a capacității acestora de a încheia acte juridice.
Ascultarea declarațiilor părților și a martorilor, înregistrând cu exactitate conținutul acestora.
Consilierea juridică a clienților cu privire la drepturile și obligațiile lor în contextul actelor notariale.
Legalizarea de semnături și de copii ale documentelor.
Autentificarea de proteste și de recipise.
Întocmirea și autentificarea actelor de moștenire.
Executarea de somații și de mandate de executare.
Gestionarea arhivei notariale, asigurând păstrarea și conservarea documentelor.
Întocmirea de adeverințe notariale.
Verificarea actelor și a titlurilor de proprietate.
Întocmirea și autentificarea contractelor de închiriere.
Gestionarea fondurilor de garanție constituite în scopul executării obligațiilor notariale.
Reprezentarea Biroului Notarial în relațiile cu alte instituții publice și cu terții.
Asigurarea respectării normelor de etică profesională.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Absolvirea cu succes a Facultății de Drept.
Promovarea examenului de admitere în corpul notarilor publici, conform reglementărilor legale în vigoare.
Finalizarea stagiului de pregătire profesională în cadrul unui birou notarial, sub supravegherea unui notar public mentor.
Certificat de absolvire a programului de pregătire profesională pentru notari publici, organizat de Institutul Național pentru Pregătirea și Perfecționarea Avocaților (INPPA) sau altă instituție acreditată.
Înregistrarea în registrul notarilor publici, urmând procedurile stabilite de Ministerul Justiției.
Atestat de liberă practică, eliberat de Colegiul Notarilor Publici din județ.
Certificat de absolvire a unor cursuri de perfecționare profesională, conform cerințelor specifice ale meseriei.
Cunoștințe temeinice ale Codului Civil, Codului de Procedură Civilă, Legii nr. 290/2004 privind actul notarial, precum și ale altor acte normative relevante.
Cunoștințe de operare a programelor informatice utilizate în activitatea notarială (ex: sisteme de gestiune a documentelor, aplicații de cadastru și impozite).
Abilități de comunicare și negociere, precum și capacitate de a redacta acte juridice în limba română.

5.2. Experiență Profesională:

Absolvirea stagiului de pregătire profesională în cadrul unui birou notarial, cu o durată minimă de 12 luni.
Experiență în redactarea de acte juridice, preferabil în domeniul dreptului civil, succesoral și imobiliar.
Experiență în verificarea actelor și a titlurilor de proprietate, inclusiv în interpretarea actelor de înstrăinare.
Experiență în consilierea juridică a clienților, cu accent pe informarea acestora cu privire la drepturile și obligațiile lor.
Experiență în gestionarea arhivei notariale și în asigurarea păstrării și conservării documentelor.
Experiență în utilizarea programelor informatice utilizate în activitatea notarială, inclusiv a sistemelor de gestiune a documentelor și a aplicațiilor de cadastru.
Experiență în interacțiunea cu alte instituții publice și cu terții, în vederea soluționării unor probleme juridice.
Participarea la cursuri de perfecționare profesională în domeniul actului notarial și al dreptului civil.
Experiență în redactarea de somații și mandate de executare, conform prevederilor legale.
Cunoștințe practice privind procedurile de executare silită și de recuperare a creanțelor.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calculatoare (Windows, macOS).
Utilizarea eficientă a suita Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoașterea și utilizarea programelor de contabilitate (ex: SAGA, QuickBooks).
Utilizarea programelor de gestiune a documentelor notariale (ex: Notarius, eNotariat).
Cunoașterea și utilizarea aplicațiilor de cadastru și impozite (ex: Cadastru Online, Impozite Locale).
Utilizarea programelor de criptare și semnare electronică a documentelor.
Cunoștințe de securitate cibernetică și protecție a datelor cu caracter personal (GDPR).
Utilizarea eficientă a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de scanare și arhivare digitală.
Utilizarea programelor de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop, GIMP).
Cunoștințe de programare (avantaj, pentru automatizarea unor procese).
Utilizarea bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL).
Cunoștințe de HTML și CSS (avantaj, pentru gestionarea site-urilor web).
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de inteligență artificială și machine learning (avantaj, pentru automatizarea unor sarcini repetitive).
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft SharePoint).
Cunoștințe de tehnologii cloud (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
Utilizarea instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.
Cunoștințe de rețele de calculatoare și protocoale de comunicare.
Utilizarea instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile clienților.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții echitabile.
Abilități de a lucra în echipă și de a colabora cu alte profesii juridice.
Orientare către client și capacitate de a oferi servicii de înaltă calitate.
Capacitate de a respecta confidențialitatea și de a proteja datele clienților.
Abilități de a lua decizii informate și de a-și asuma responsabilitatea pentru acestea.
Capacitate de a gestiona stresul și de a lucra sub presiune.
Abilități de organizare și planificare a activităților zilnice.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Abilități de a observa și de a analiza situații complexe.
Capacitate de a gândi critic și de a identifica soluții creative.
Abilități de a învăța rapid și de a se adapta la schimbări.
Capacitate de a lucra independent și de a iniția proiecte.
Abilități de a motiva și de a inspira alte persoane.
Capacitate de a construi și de a menține relații profesionale.
Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi critici.
Capacitate de a demonstra empatie și înțelegere față de ceilalți.
Abilități de a gestiona timpul eficient și de a evita procrastinarea.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de acte notariale întocmite lunar, gradul de satisfacție a clienților, numărul de litigii soluționate prin acte notariale, volumul de documente gestionate în arhiva notarială, cifra de afaceri generată, numărul de clienți noi achiziționați, reducerea timpului de procesare a actelor, numărul de erori notariale, respectarea termenelor de finalizare a actelor, eficiența utilizării resurselor, gradul de conformitate cu reglementările legale, numărul de reclamații primite, numărul de audituri trecute cu succes, reducerea costurilor operaționale, numărul de acte notariale realizate pe angajat, valoarea medie a tranzacțiilor notariale, numărul de cereri de informații gestionate, numărul de traininguri sau cursuri de perfecționare urmate, numărul de parteneriate strategice dezvoltate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea strictă a procedurilor notariale, acuratețea și completitudinea actelor întocmite, calitatea documentației justificative, claritatea și lizibilitatea actelor notariale, corectitudinea interpretărilor legale, respectarea confidențialității informațiilor, profesionalismul în relația cu clienții, capacitatea de a gestiona situații complexe, conformitatea cu standardele de etică profesională, promptitudinea în răspunsul la solicitări, abilitatea de a oferi consultanță juridică de specialitate, calitatea documentelor de suport (ex: planuri cadastrale, certificate fiscale), respectarea termenelor de finalizare a actelor, capacitatea de a identifica și a preveni riscurile juridice, calitatea comunicării cu alte instituții (ex: ANAF, Cadastru), capacitatea de a adapta soluțiile la specificul fiecărui caz, respectarea drepturilor și intereselor tuturor părților implicate, calitatea documentelor de suport pentru audituri, capacitatea de a menține o relație de încredere cu clienții, calitatea informațiilor furnizate pentru instruirea personalului.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea codului de conduită profesională, loialitate față de biroul notarial, inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitate de a lucra sub presiune, atenție la detalii, perseverență în finalizarea sarcinilor, flexibilitate în adaptarea la schimbări legislative, capacitate de a gestiona conflicte, abilități de comunicare eficientă, responsabilitate pentru acțiunile întreprinse, orientare către rezultate, capacitate de a învăța din experiență, etică profesională, onestitate, integritate, capacitate de a colabora cu alte profesii juridice, respectarea confidențialității, capacitatea de a demonstra empatie, abilitatea de a gestiona timpul eficient, capacitatea de a lua decizii corecte, orientare către client, capacitatea de a oferi servicii de înaltă calitate, abilitatea de a lucra independent, capacitatea de a iniția proiecte.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer performant, imprimantă laser, scaner de documente, software de gestionare a actelor notariale, sistem de arhivare electronică, dispozitiv de stocare externă (hard disk, stick USB), calculator de birou, telefon, fax, cântar de precizie, sigiliu notarial, instrumente de măsură cadastrală (stație totală, nivel laser – dacă notarul efectuează și activități cadastrale), software de criptare a datelor, software antivirus, sistem de securitate fizică (alarmă, camere de supraveghere), spațiu de lucru ergonomic, dulap blindat (pentru păstrarea sigiliilor și a documentelor de valoare), conexiune la internet de mare viteză, software de videoconferință, echipament de protecție (măști, dezinfectanți – în contextul actual)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.